Was ist Compliance Management?

Bei modernen ECM-Systemen dreht sich alles um Compliance. Sie ermöglichen es den Mitarbeitern aller Standorte im gesamten Unternehmen, Informationen zu erfassen, zu verwalten, zu verarbeiten und zu kontrollieren, unabhängig von der Quelle oder dem Format, in dem sie vorliegen. Ein Compliance-System speichert und protokolliert Informationen revisionssicher und macht sie jederzeit sofort verfügbar. Die Compliance-Softwarelösung von SER sorgt für eine lückenlose, revisionssichere Dokumentation im Rahmen eines internen Kontrollsystems. Damit ist volle Transparenz gewährleistet - zum Beispiel darüber, wer welche Informationen eingesehen, verarbeitet und bearbeitet hat.

Interne Kontrollsysteme (IKS) sind in der Praxis oft mit Schwächen behaftet. Ihre Kontrollen können unwirksam werden, wenn Unternehmen vergessen, sie nach Prozessänderungen zu aktualisieren, oder wenn sie von Mitarbeitern absichtlich umgangen werden.

Ein weiterer Schwachpunkt des IKS: die Verfahrensdokumentation für Datenverarbeitungssysteme. Die Dokumentation wird oft manuell - unter hohem Zeit- und Kostendruck - als unstrukturierte Textsammlung erstellt. Veraltete Versionen, Unübersichtlichkeit und Unvollständigkeit sind nur einige der Folgen der manuellen Dokumentation, die zu einer Verfahrensdokumentation führt, die nicht den Records Management Standards entspricht. Dies ist trotz des Vorhandenseins eines IKS ein Compliance-Verstoß. Das interne Kontrollsystem verfehlt seinen Zweck und führt stattdessen zu höheren Kosten, mehr Bürokratie und redundanten Prozessen und Informationen.

Unternehmen verwalten viele Dokumente, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen. Das sind zum Beispiel handels- oder steuerrechtlich relevante Dokumente. Diese müssen sowohl ordnungsgemäß aufbewahrt werden als auch auf Abruf verfügbar bleiben. Öffentliche Verwaltungen, die Lebensmittel- und Pharmaindustrie oder Krankenhäuser müssen dagegen branchen- und anwendungsspezifische Aufbewahrungsfristen einhalten. Mit Doxis werden Dokumente mit Mindest- und Höchstaufbewahrungsfristen versehen und revisionssicher archiviert.

Doxis macht es einfach, alle IT-Prozesse systematisch zu dokumentieren. Das Ergebnis: Unternehmen dokumentieren lückenlos alle Geschäftsprozesse, um die Nachvollziehbarkeit zum Beispiel bei Änderungen an Dokumenten zu gewährleisten. Etwaige Compliance-Verstöße durch Mitarbeiter werden so detailliert dokumentiert und können in Zukunft verhindert werden, um ein effektives Compliance-Management zu gewährleisten.

Das Doxis Berechtigungskonzept verhindert, dass Unbefugte auf geschäftskritische und geheime Informationen zugreifen können. Unternehmen haben die Möglichkeit, Doxis als durchgängiges ECM-System in ihr bestehendes Compliance-Management zu integrieren. Damit sind sie nicht nur jederzeit auskunfts- und rechenschaftspflichtig, sondern minimieren auch künftige Compliance-Verstöße - dank einer Software, die Sicherheit bietet. Kurzum, mit Doxis profitieren Sie von:

• Vollständige Erfassung aller Dokumentenformate über alle Eingangskanäle
• Strukturierte, revisionssichere Archivierung aller Dokumente nach den Grundsätzen des Records Management
• Umfassende Verwaltung von Aufbewahrungs- und Löschungsfristen
• Vergabe von Zugriffsrechten, um zu steuern, wer lebende Dokumente einsehen, bearbeiten, löschen usw. darf - bis hin zur Ebene einzelner Dokumente
• Dokumentation von Änderungen und Zugriffen auf Dokumente