Dokumente online unterschreiben: rechtsgültig und effizient

Unter Online-Signatur versteht man eine digitale Methode, um Dokumente elektronisch zu unterschreiben. Sie ersetzt die traditionelle handschriftliche Unterschrift und ermöglicht es, Verträge, Vereinbarungen und andere Dokumente mit nur wenigen Klicks sicher und effizient zu signieren.

Allerdings ist nicht jede Online-Signatur gleich. Die größten Unterschiede gibt es zwischen der digitalen und der elektronischen Unterschrift.

Digitale Signaturen

Digitale Unterschriften basieren auf Verschlüsselungstechnologien, die über Zertifizierungsstellen verifiziert werden. Solche Verschlüsselungstechnologien stellen die Echtheit und Integrität eines Dokuments sicher. Sie basieren auf einem asymmetrischen Verschlüsselungssystem, das zwei Schlüssel erzeugt:

• Privater Schlüssel (Private Key): geheim, Unterzeichner signiert über ihn das Dokument
• Öffentlicher Schlüssel (Public Key): offen zugänglich, ermöglicht dem Empfänger, die Signatur zu überprüfen

Wenn Sie ein Dokument mit Ihrem privaten Schlüssel signieren, lässt es sich nur mit dem öffentlichen Schlüssel verifizieren. So ist klar sichtbar, wer das Dokument unterzeichnet hat und ob es unverändert vorliegt.

Beispiele für digitale Signaturdienste sind DocuSign, AdobeSign oder XiTrust.

Elektronische Signaturen

Im Gegensatz zur digitalen Unterschrift ist die elektronische Signatur ein Oberbegriff für verschiedene Formen der Online-Unterschrift. Sie umfasst einfache, fortgeschrittene sowie qualifizierte Signaturen, die sich in puncto Sicherheit und Rechtsverbindlichkeit unterscheiden:

• Einfache elektronische Signatur (EES): zum Beispiel eine eingescannte Unterschrift in der PDF-Datei oder gezeichnete Unterschrift mit der Maus
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): zum Beispiel die digitale Signatur über Dienste wie DocuSign
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): zum Beispiel eine Signatur mit einer Smartcard oder einer Zwei-Faktor-Authentifizierung über eine zertifizierte Plattform

Die EES reicht für interne Freigaben oder einfache Bestätigungen aus. Für Verträge, Finanzdokumente oder offizielle Genehmigungen ist jedoch meist eine FES oder QES erforderlich, um rechtlich abgesichert zu sein.

Digitale Signaturen sind durch die eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) auf EU-Ebene einheitlich geregelt. Demnach ist nur die QES rechtlich gleichgestellt mit der handschriftlichen Unterzeichnung. Im Vertragsmanagement ist sie häufig bindend, um Verträge, Notariatsakten oder behördliche Dokumente zu unterschreiben.

Rechtslage in Deutschland

In Deutschland regelt das Vertrauensdienstgesetz (VDG) die Umsetzung der eIDAS-Verordnung. Nach deutschem Recht ist die QES für bestimmte Dokumente mit gesetzlicher Schriftformerfordernis wie Bürgschaften vorgeschrieben. Um eine QES zu leisten, müssen Unterzeichner ihre Identität über ein Zertifikat nachweisen. Dieses ist alle zwei bis drei Jahre zu erneuern. Das Zertifikat erhalten Sie bei einem Zertifizierungsanbieter der Bundesnetzagentur.

Für andere Dokumente gelten in Deutschland weniger strenge Vorschriften. Da die EES nicht manipulationssicher ist, eignet sie sich nur für formlose Dokumente, die keine Beweiskraft benötigen – Protokolle, Reisebescheinigungen oder Freigaben in Geschäftsprozessen. Auch die FES eignet sich nur für formlose Dokumente, allerdings ist die Integrität der Dokumente nachweisbar. So ist sie zum Beispiel für kaufmännische Vereinbarungen, Rechnungen oder interne Genehmigungen sinnvoll.

Zusammenfassend gilt: Je höher die rechtlichen Anforderungen an ein Dokument sind, desto stärker muss die elektronische Signatur abgesichert sein.

Weltweite Unterschiede

International gibt es zudem Unterschiede in der rechtlichen Anerkennung elektronischer Signaturen. In den USA gilt der ESIGN Act, der elektronische Signaturen (eSignatur) weitgehend rechtlich gleichstellt. Eine spezifische Unterscheidung zwischen verschiedenen Formen der eSignatur wie in der EU gibt es also nicht. Länder wie Frankreich, Italien oder Spanien haben eigene nationale Regelungen, die über die eIDAS-Vorgaben hinausgehen können.

• Frankreich: Die eIDAS-Verordnung gilt auch hier. QES ist für notarielle Akten und bestimmte Finanzdokumente erforderlich, FES reicht in den meisten geschäftlichen Kontexten aus.
• Italien: Die Italiener nutzen zusätzlich das auf QES basierende „Firma Digitale“-System.
• Spanien: Die QES wird in vielen Branchen gefordert, insbesondere im Finanz- und Versicherungssektor.
• UK: Die eIDAS-Verordnung gilt in UK nicht. Allerdings gilt dort die eIDAS UK, was eine eigene Verordnung mit kleinen Änderungen ist. Die eIDAS UK macht die Zusammenarbeit mit EU-Ländern möglich - die Online-Signatur wird jeweils anerkannt.
• USA: UETA und der ESIGN Act regeln elektronische Signaturen. Eine einfache elektronische Signatur ist fast überall rechtsverbindlich, sofern alle Parteien dem zustimmen. Ausnahmen gelten unter anderem für notarielle Dokumente oder bestimmte Behördenformulare.

Hey Doxi, wie sieht ein typischer Online-Signatur-Prozess aus?

In Doxis unterschreiben Sie Dokumente online rechtsgültig. Darüber hinaus bildet Doxis als Dokumentenmanagement-System (DMS) ganze Signatur-Workflows ab – elektronische Signaturen erstellen, prüfen und archivieren. Dafür bindet sich Doxis per Schnittstellen an Software für die Signaturerstellung und -prüfung wie DocuSign, FP Sign und viele mehr an.
So sieht ein Signatur-Workflow in Doxis aus:

Schritt 1: Dokument auswählen

Wählen Sie das zu unterschreibende Dokument aus – zum Beispiel einen Vertrag als PDF-Dokument. Suchen Sie dafür das Dokument in Doxis, entweder über die Suchleiste oder Ihre letzten Aktivitäten. Alternativ öffnen Sie Ihren Vertrags-Workspace. Hier finden Sie das Dokument unter den offenen Aufgaben.

Schritt 2: Signatur-Workflow starten

Öffnen Sie das Dokument und starten Sie den Signatur-Workflow. Im ersten Schritt wählen Sie den Signaturdienst-Anbieter aus, mit dem Sie zusammenarbeiten. Doxis bindet sich über eine Schnittstelle an jeden Signaturdienst an. In diesem Beispiel wählen Sie DocuSign aus.

Schritt 3: Unterzeichner auswählen und einladen

Benennen Sie in Doxis, wer das Dokument unterschreiben soll. Die Person erhält dann eine E-Mail, über die sie auf das Dokument zugreifen kann.

Schritt 4: Dokument online unterschreiben und Identität verifizieren

Klickt der Unterzeichner auf den in der E-Mail hinterlegten Link, greift er automatisch auf das Dokument in DocuSign zu. Bei erstmaliger Unterschrift ist eine Verifizierung vorab notwendig. Mit Angabe des Namens und der Initialen unterzeichnet die Person das Dokument. Die Signatur ist in Doxis inklusive Zeitstempel für den Empfänger sofort sichtbar.

Schritt 5: Signatur-Workflow abschließen

Das Dokument ist rechtsgültig, wenn auch die zweite Vertragspartei das Dokument unterzeichnet. Doxis legt den Vertrag anschließend in der korrekten digitalen Akte ab und archiviert es revisionssicher.