Schriftformerfordernis: Wann ist die elektronische Signatur rechtsgültig?

Die Schriftform ist in § 126 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) geregelt. Um die Schriftform zu erfüllen, muss eine Erklärung schriftlich erfolgen und eigenhändig mit Namensunterschrift signiert werden. Bei einem Vertrag ist die Schriftform beispielsweise gewährt, wenn beide Vertragsparteien auf demselben Dokument handschriftlich unterzeichnen. Bei mehreren identischen Urkunden unterzeichnet jede Vertragspartei die Urkunde der anderen.

Schriftform als eine von 5 Formvorschriften

Die Schriftform ist eine von fünf Formvorschriften, die für Dokumente gelten, die nicht formfrei sind. Neben der Schriftform gibt es noch die Textform, elektronische Form, notarielle Beurkundung und öffentliche Beglaubigung.

• Formfrei: Erklärungen müssen keiner bestimmten Form entsprechen. Sie können einen Kaufvertrag zum Beispiel per Handschlag abschließen.

• Textform: Erklärungen brauchen keine Unterschrift. Sie müssen in Textform dauerhaft lesbar und der Anfang und das Ende der Erklärung müssen deutlich erkennbar sein. Sie übermitteln diese zum Beispiel per SMS oder E-Mail. Ein Dienstleister* bestätigt also beispielsweise per WhatsApp die Auftragsannahme.

• Elektronische Form: Erklärungen beinhalten den Namen des Ausstellers und eine qualifizierte elektronische Unterschrift (QES). Den Mietvertrag Ihrer Immobilie signieren Sie zum Beispiel digital.

• Notarielle Beurkundung: Erklärungen sind erst rechtsgültig, wenn sie notariell beglaubigt sind. Für Eheverträge ist die notarielle Beurkundung zum Beispiel verpflichtend.

• Öffentliche Beglaubigung: Die öffentliche Beglaubigung bestätigt die Unterschrift oder Abschrift eines Schriftstücks amtlich. Sie ist zum Beispiel nötig, wenn Sie eine GmbH ins Handelsregister eintragen.

Die Schriftform sichert beide Vertragsparteien ab. Deshalb entscheiden sich viele Vertragspartner für die Schriftform, selbst wenn die Formfreiheit für ihr Rechtsgeschäft möglich wäre.

Für den Geschäftsverkehr hat die Schriftform drei wesentliche Vorteile:

1. Warnung: Dank der Schriftform beschäftigen sich Vertragsparteien vor der Unterschrift vermehrt mit dem Vertragsgegenstand. Sie unterschreiben wohlüberlegt. Das minimiert unüberlegte Entscheidungen.

2. Schutzfunktion: Mit der Schriftform schützen sich Vertragsparteien. Alle Inhalte des Vertrages sind transparent erfasst. So wissen beide Vertragsparteien, welchen Bedingungen sie zustimmen.

3. Nachweis: Die Schriftform weist Vertragsgegenstände eindeutig nach. Es ist offenkundig sichtbar, dass beide Parteien den Vertragsbedingungen zustimmen.

Wichtig: § 126 BGB regelt die durch das Gesetz vorgeschriebene Schriftform. Entscheiden sich Vertragspartner freiwillig für eine bestimmte Form, greift § 127 BGB. Die Parteien können jederzeit von einer vereinbarten Form nach § 127 BGB zur gesetzlichen Schriftform nach § 126 BGB wechseln, dann muss der Vertrag nachträglich schriftlich und mit Unterschrift vorliegen.

Für diese Dokumente gilt zum Beispiel das Schriftformerfordernis:

• Jahresabschlüsse
• SEPA-Lastschriftmandate
• Quittungen
• E-Rezepte
• Erbvertrag (notarielle Beurkundung zusätzlich erforderlich)
• Ehevertrag (notarielle Beurkundung zusätzlich erforderlich)
• Kündigungsschreiben
• Mietverträge für Grundstücke, die ein Vermieter über ein Jahr vermietet
• Befristete Arbeitsverträge

Formfreie Geschäfte wie ein Kaufvertrag lassen sich also problemlos per E-Mail abschließen. Im Falle eines Arbeitsvertrages funktioniert das nur bedingt. Unbefristete Arbeitsverträge sind nicht an das Schriftformerfordernis gebunden, wohl aber befristete Verträge. Halten sich Unternehmen nicht an das Schriftformerfordernis, bleibt der Vertrag zwar weiterhin rechtswirksam, die Befristung entfällt jedoch. Dann wechselt der Arbeitnehmer vom befristeten in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis.

Unter bestimmten Voraussetzungen ersetzt die elektronische Form die Schriftform, so § 126 Abs. 3 BGB. Elektronisch bedeutet, dass Sie das Dokument digital unterschreiben. Es liegt demnach nicht mehr in Papierform ab, sondern digital. Gerade für digitale Workflows ist das praktisch, funktioniert jedoch nicht in jedem Fall.

3 Arten der elektronischen Signatur

Allgemein gibt es drei verschiedene Formen der elektronischen Signatur:

• Einfache elektronische Signatur (EES): Unterschriften lassen sich nicht eindeutig der angegebenen Identität zuordnen, zum Beispiel Scan einer handgeschriebenen Unterschrift.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Unterschriften lassen sich per Signaturschlüssel nachweisen.
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Unterschriften lassen sich über ein Zertifikat einer bestimmten Person zuordnen.

Welche elektronische Signatur erfüllt das Schriftformerfordernis?

Dokumente ohne Schriftformerfordernis können Sie mit allen drei elektronischen Signaturen unterzeichnen. Hier ist die elektronische Form keine Notwendigkeit, sondern ganz und gar freiwillig.

Für Dokumente mit Schriftformerfordernis ist die qualifizierte elektronische Signatur eine rechtsgültige Alternative – jedoch nur, wenn kein Notar das Dokument unterschreiben muss. Der Grund für die unterschiedliche Behandlung der Signaturform ist deren Beweiskraft. Während die qualifizierte elektronische Signatur eine maximale Beweiskraft hat, ist die der fortgeschrittenen „hoch“ und die der einfachen nur „gering“.

Zusammengefasst:

• QES ersetzt die Schriftform, sofern es sich um kein notariell unterschriebenes Dokument handelt.
• EES und FES sind rechtsgültige Signaturen, wenn es sich um formfreie Dokumente handelt.

Besonderheit: Arbeitsverträge elektronisch unterzeichnen

Die qualifizierte elektronische Signatur ist nur gültig, wenn es sich um einen digital erstellen Vertrag handelt. Und auch hier gibt es Ausnahmen – insbesondere bei Arbeitsverträgen:

• Unbefristete Arbeitsverträge lassen sich formfrei unterzeichnen. Alle drei Signaturformen sind also rechtswirksam.
• Befristete Arbeitsverträge sind an die Schriftform gebunden. Hier ist nur QES rechtswirksam.
• Informationspflichten beider Vertragsarten müssen Vertragsparteien laut Nachweisgesetz weiterhin händisch unterzeichnen – zum Beispiel am Tag des Dienstantritts.

In einem Dokumentenmanagement-System (DMS) wie Doxis managen Sie Dokumentenprozesse von Anfang bis Ende – Sie erstellen Dokumente, bearbeiten sie, signieren sie und archivieren sie.

So erstellen Sie in Doxis eine digitale Signatur:

Signatur-Workflow starten

Suchen Sie das Dokument in Doxis, das zur Unterschrift bereit ist. Sie finden das Dokument entweder über die Suchleiste, über Ihre letzten Aktivitäten, im Vertrags-Workspace oder in Ihren offenen Aufgaben. Im Dokument starten Sie den Signatur-Workflow über Ihren präferierten Anbieter. Doxis integriert sich zum Beispiel in gängige Signatursysteme wie DocuSign, AdobeSign oder FP Sign. Achten Sie darauf, dass der Signaturdienst die gewünschte Signatur (EES, FES oder QES) führt.

Geben Sie nun in Doxis ein, wer das Dokument unterschreiben soll. Dieser erhält sodann eine E-Mail.

Signaturgeber unterschreibt in Doxis

Über die E-Mail greift der Signaturgeber auf das Dokument zu. Unterschreibt der Signaturgeber erstmals, muss er sich verifizieren. Danach gelangt der Signaturgeber direkt in das Dokument. Nun muss er seinen vollständigen Namen und die Initialen angeben, dann kann er die digitale Signatur aufsetzen.

Sobald der Signaturgeber die Unterzeichnung bestätigt, ist sie samt Zeitstempel in Doxis sichtbar. Unterschreibt nun noch der zweite Vertragspartner, ist das Dokument rechtsgültig.

Nach Unterschrift liegt der unterzeichnete Vertrag für Sie in der korrekten digitalen Akte ab.

Hey Doxi, warum sollten Unternehmen Signatur-Workflows in Doxis abbilden?

In Doxis können Sie den gesamten Signatur-Workflow umsetzen – Signaturen erstellen, prüfen und archivieren. So erstellen Sie gültige Signaturen in elektronischer Form und verwahren Sie zu Zwecken der Beweiserhaltung langfristig auf.

Der Regierungsentwurf zum vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) sieht eine wesentliche Änderung im Nachweisgesetz vor. So soll die Textform die Schriftform künftig ersetzen. Nach § 126 BGB ist die Textform gewährt, wenn Inhalte klar lesbar sind, der Verfasser namentlich benannt ist und der Inhalt auf einem dauerhaften Datenträger abliegt. Dauerhaft ist ein Datenträger dann, wenn er Inhalte unverändert und revisionssicher über den Zeitraum der Aufbewahrungsfristen zugänglich aufbewahrt.

Arbeitsverträge lassen sich dann digital abschließen – auch per E-Mail. Die handschriftliche Unterschrift entfällt vollständig.

Vertragsabschlüsse sind in Deutschland teilweise an das Schriftformerfordernis gebunden. Die elektronische Form ersetzt die Schriftform aktuell nur, wenn es sich um eine qualifizierte elektronische Signatur handelt und es keine notarielle Unterschrift benötigt. In Doxis unterschreiben Sie Dokumente elektronisch und bilden das gesamte Vertragsmanagement digital ab – Sie erstellen Verträge, signieren Sie und archivieren sie.