Dokumenten­management in neuem Glanz

Der unternehmerische Erfolg des Badausstatters Duravit ließ auch das Dokumentaufkommen im Unternehmen gewaltig steigen. Weil das elektronische Altarchiv dabei funktional an seine Grenzen stieß, entschied sich Duravit für den Umstieg auf eine moderne Enterprise Content Management Lösung (ECM) mit digitalem Archiv und eAkten. Das neue ECM-System unterstützt seitdem die internationale Expansion des Unternehmens durch Mehrsprachigkeit und standortübergreifende Verfügbarkeit in allen Bereichen.

Egal ob Whirlpool oder exklusive Badewanne mit integriertem Soundsystem – wer hochwertige Badprodukte im modernen Design sucht, ist bei Duravit genau an der richtigen Adresse. Das Unternehmen aus Hornberg im Schwarzwald versteht sich nicht nur als Ideenschmiede für Design-Produkte, sondern legt den Fokus auf die Gesamtgestaltung von Erlebnisbädern.

Einhergehend mit der kontinuierlichen Expansion in 120 Länder stieg auch das Dokumentenvolumen über die Jahre im gesamten Unternehmensnetzwerk stark an. Im Jahr 2010 konnte das eingesetzte Archivsystem diesem Wachstum nicht mehr begegnen und stieß funktional an seine Grenzen. Zudem war das vorhandene System „zu wenig international“, was im Zuge der Expansion auf Dauer zu Problemen innerhalb der dokumentenbasierten, standortübergreifenden Geschäftsprozesse geführt hätte. Dies veranlasste den Badspezialisten im Jahr 2011 dazu, sich nach einer moderneren und zukunftsfähigeren Alternative umzuschauen.

Bei der Suche nach einer modernen ECM-Lösung legte Duravit besonderes Augenmerk auf die sichere und effiziente Migration des Altsystems, auf den Aufbau einer elektronischen Aktenstruktur inklusive Berechtigungskonzept sowie auf die Internationalität der neuen ECM-Software für den weltweiten Einsatz. Bei der Anbieterauswahl verfolgte man einen klaren Plan. „Uns war wichtig, dass es ein deutscher Anbieter mit entsprechend starker Software-Entwicklung ist, der die zentraleuropäischen gesetzlichen Anforderungen erfüllt“, berichtet Application Manager (Finanzen) Werner Höltl. Die Wahl fiel auf die Doxis iECM Suite von SER mit ihrer umfassenden Funktionalität und Mehrsprachigkeit.

• Systeminstallation
• Datenmigration Altsystem (ca. 20 Mio. Dok.)
• Definition Such- und Ablagestrukturen
• Erstellen Scanablage für Eing.-Rechnungen
• Workflow-Anbindung an exist. Rechngs.-WF (Lotus-Notes)
• Schnittstelle Archivierung aus ERP-System
• Serverbasierte E-Mail-Archivierung (Lotus Notes)
• Aktenstrukturen (Kunde, Lieferant, QM, …)

Bei der Einführung der neuen ECM-Lösung begann Duravit mit der Migration der Altdokumente, wie Werner Höltl ausführt: „Wir haben im Vorfeld festgestellt, dass man mehrere Millionen Dokumente nicht mit einem Fingerschnippen übertragen kann.“ SER setzt für die Altdatenmigration nach Dosix4 ein durchgängiges und in vielen Projekten erprobtes Migrationskonzept ein, mit dem bei Duravit rund 20 Millionen Dokumente schrittweise im laufenden Betrieb erfolgreich und sicher ins neue System überführt werden konnten.

Im Jahr 2012 folgte die Einführung der elektronischen Kundenakte mit Anbindung an das ERP-System Infor. Ziel war es, den Kommunikationsaufwand innerhalb der nationalen sowie internationalen Fachabteilungen deutlich zu reduzieren und die Informationsverfügbarkeit standortübergreifend zu erhöhen. Bislang gab es zwischen den verschiedenen Standorten viele aufwendige Kommunikationsprozesse per Telefon und E-Mail. Vor allem Vertriebsgebiet-übergreifend kam es oftmals zu Rückfragen. So wollte z.B. der Ansprechpartner in der ausländischen Tochtergesellschaft vom Duravit-Vertrieb in Hornberg die Originaldokumente zu den aktuellen Lieferungen an seine Gesellschaft vorab zugemailt bekommen. Da bestimmte Dokumente zum Teil ausschließlich in Papierform existierten, konnten diese Rückfragen oftmals nur mit sehr hohem manuellem Kommunikations- und Suchaufwand beantwortet werden. „Zudem hatten wir das Problem, dass wir im bisherigen Archiv nicht detailliert genug Berechtigungen einrichten konnten, sowohl mandantenübergreifend, als auch innerhalb der Mandanten z.B. auf einzelne Vertriebsgebiete“, schildert Werner Höltl.

Diese Struktur brachte die elektronische Kundenakte schon mit, inklusive Anbindung an das ERP-System Infor. Durch die Übernahme der täglich mehr als 5.000 Dokumente und Indexwerte aus dem ERP-System wird die Kundenakte quasi automatisiert gefüllt und zudem revisionssicher abgelegt. Zusätzlich können die Duravit-Mitarbeiter ausgewählte Dokumente wie z.B. Excel-Tabellen oder E-Mail-Korrespondenz mithilfe der Doxis-Module SmartOffice und SmartNotes manuell aus der gewohnten Microsoft- bzw. Notes-Oberfläche bequem per Drag&Drop in die jeweilige Kundenakte ablegen.

Zusätzlich zur elektronischen Kundenakte führte Duravit im Jahr 2015 die elektronische Lieferantenakte ein, die ebenfalls an das ERP-System angebunden wurde. Zum Jahreswechsel 2015/2016 wurde die Akte weltweit ausgerollt. Sie dokumentiert den gesamten Lebenszyklus der Geschäftsbeziehung mit einem Lieferanten. Bestellungen, Bestelländerungen, Abrufaufträge oder auch Lieferscheine werden innerhalb der Akte gebündelt und stehen standortübergreifend im ECM-System zur Verfügung – die Einkaufsteams der internationalen Duravit-Standorte arbeiten seitdem auf einem aktuellen und identischen Informationsstand.

Mit den beiden elektronischen Akten haben die Mitarbeiter aus Vertrieb und Einkauf (je nach Berechtigung) weltweit Zugriff auf alle Geschäftsunterlagen eines Kunden oder Lieferanten. „Neben der erhöhten Auskunftsfähigkeit hat sich der Kommunikationsaufwand zwischen unseren internationalen Standorten und der Zentrale in Hornberg deutlich reduziert“, freut sich Werner Höltl. Als nächstes steht die Einführung weiterer Aktenlösungen für die Bereiche Qualitäts- (QM) sowie Produktmanagement (PM) an. Beide Aktenstrukturen werden eine Versionsverwaltung sowie einen Freigabe-Workflow innerhalb Doxis beinhalten.

• Für die vier deutschen Standorte
• Erfüllung der gesetzlichen Anforderung
• Knapp 800 Lotus Notes Mailboxen
• Regelbasierte Archivierung
• Ausschluss „privat“ gekennzeichneter Mail
• Umsetzungsdauer: ca. 3 - 4 Monate

Daneben manuelle Ablage einzelner Mails mit Doxis SmartNotes

Auf der Agenda von Duravit steht außerdem die revisionssichere Archivierung von EDI-Daten aus dem Seeburger BIS-System in Doxis. Sie werden bislang lediglich auf einem Server gespeichert und können nur durch die IT-Abteilung eingesehen werden. Gerade bei Sonderwünschen (z.B. vergoldete Griffe oder Armaturen), die als Bemerkung auf der EDI-Bestellung notiert werden, kann es vorkommen, dass diese im Nachhinein auf der Auftragsbestätigung fehlen. Daraufhin stellen Kunden Rückfragen an den zuständigen Servicemitarbeiter, der sich bei der IT erkundigen muss, ob dieser Sonderwunsch auf dem originalen EDI-Eingang dokumentiert wurde oder ob es sich um einen Übertragungsfehler handelt – ein mühsamer und zeitaufwendiger Prozess. Mithilfe der EDI-Daten-Archivierung in einer zentralen ECM-Lösung soll der Servicemitarbeiter in Zukunft direkt auf die archivierten EDI-Dokumente zugreifen und Sonderwünsche lückenlos nachvollziehen können.

• Aktuell 700 named User / 150 cc, im Endausbau bis zu 1.000 named / 200 cc User
• Einsatz an ca. 30 Standorten weltweit (Sprache: D/E)
• Täglich > 5.000 Dokumente aus Infor ERP nach Doxis
• Täglich ca. 150 neue Eingangsrechnungen
• Zusätzlich manuelle Ablage
• Storage: 2 x 3 TB Wormlock Speicher