Neuer Doxis-Baustein im Purchase-to-Pay-Prozess!

Täglich werden im privaten und geschäftlichen Bereich tausende von Bestellungen ausgelöst. Während es im privaten Umfeld durchaus hinnehmbar ist, eine voraussichtliche Lieferzeit von 5 bis 7 Tagen zu akzeptieren, kann die Lieferzeit im Unternehmen geschäftskritisch sein. Um gegen solche unerwünschten Abweichungen frühzeitig gegensteuern zu können, steht Ihnen mit der automatisierten Verarbeitung von Auftragsbestätigungen mit Doxis eine neue Lösung zur Verfügung.

Diverse Tätigkeiten müssen in dem Purchase-to-Pay Prozess ineinandergreifen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewähren. Die Bestellung muss erfolgreich getätigt, die Lieferung vollständig entgegengenommen und die Rechnung freigegeben bzw. bezahlt werden, um nur ein paar Schritte zu nennen. Für den letzten Schritt steht Ihnen mit Doxis Intelligent Invoice Automation for SAP bereits ein ausgereiftes Produkt für die automatisierte Rechnungsverarbeitung in SAP zur Verfügung. Neu hinzu kommt eine Lösung, ebenfalls auf der Basis von SAP, welche die Auftragsbestätigungen automatisiert zu den getätigten Bestellungen abgleicht und so die Anwender bei Ihrer täglichen Arbeit noch mehr unterstützt.

Mit dem Auslösen einer Bestellung bei Ihrem ausgewählten Lieferanten erhalten Sie von diesem eine Auftragsbestätigung. Sie gilt es nun im Einzelnen zu prüfen und zu akzeptieren. Im Best Case erhalten Sie in einer Auftragsbestätigung die Zusage vom Lieferanten über die von Ihnen ausgelöste Bestellung. Bereits in diesem Fall entsteht für Sie in der Regel ein nicht zu unterschätzter Aufwand. Es müssen Informationen auf dem Beleg kontrolliert, die einzeln bestätigten Liefertermine im Bestellwesen hinterlegt und abschließend akzeptiert werden. Mit der automatisierten Verarbeitung von Auftragsbestätigungen mit Doxis lassen sich diese manuell anfallenden Tätigkeiten enorm optimieren. Wie dies erfolgt, schauen wir uns anhand der folgenden Punkte an.

Mit der Lösung lassen sich die bekannten Eingangskanäle (Scan, EDI, E-Mail etc.) nutzen. Der in der Praxis am häufigsten genutzte Eingangskanal in dem Bereich ist ein dediziertes E-Mail-Postfach für die Auftragsbestätigungen. Nach der Einrichtung (z.B. auftragsbestätigungen@Musterfirma.de) kann dieses von Ihren Lieferanten genutzt werden, um Ihnen die Auftragsbestätigungen zukommen zu lassen. Aus dem Postfach heraus werden die Dokumente von Doxis in einen standardisierten Prozess geleitet und mit den Doxis Cognitive Services automatisiert verarbeitet.

Zum Abgleich werden die Daten aus der Auftragsbestätigung benötigt. Diese Daten (u. a. Bestellnummer, Positionen) werden mit den Doxis Cognitive Services erkannt und ausgelesen. Im nächsten Schritt wird die Bestellung herangezogen und Doxis prüft Abweichungen von z.B. Menge, Termin oder Preis, auch auf der Positionsebene. Bei Abweichungen können Sie so Ihre Planung zeitig anpassen oder ggf. rechtzeitig andere Lieferanten mit einer Bestellung beauftragen. Gleichzeitig reduzieren Sie durch intelligente Prozesse den manuellen Aufwand und schaffen die Grundlage für Ihre Optimierungen im Lieferantenmanagement (Stichwort: Termintreue!).

Mit dem bereits beschrieben Best Case, ist durch die automatisierte Verarbeitung kein manueller Eingriff mehr notwendig. Werden durch das System keine Abweichungen festgestellt, kann die Auftragsbestätigung voll automatisiert akzeptierten werden und die Anwender können sich auf alle anderen Fälle – mit erkannten Abweichungen – fokussieren.

Vor allem SER-Kunden im produzierenden Umfeld profitieren schon heute von dem transparenten Status Ihrer Bestellungen und dazugehörigen Bestätigungen. Mit der aktiven Überwachung der eingehenden Auftragsbestätigungen wird das Risiko eines Stillstands der Produktion frühzeitig minimiert. Je wichtiger das Thema Just-in-time-Produktion ist, desto wichtiger ist es, u.a. die bestätigten Liefertermine und Mengen zu überwachen. Durch den Abgleich der Auftragsbestätigung mit der Bestellung werden Abweichungen z.B. zum Liefertermin auch auf der Positionsebene erkannt. Das Lieferdatum kann dabei in den unterschiedlichsten Formaten und Schlüsselwörtern auf der Auftragsbestätigung durch die Doxis Cognitive Services erkannt und mit der Bestellung abgeglichen werden. Aber nicht nur für produzierende Unternehmen lohnt sich die Automation dieses Prozesses: Auch Branchen wie Handel oder Dienstleister mit hohem Materialbedarf sind auf pünktliche Lieferungen angewiesen, damit ihr Geschäft läuft und können das durch die automatisierte Verarbeitung von Auftragsbestätigungen erreichen.

Durch die generische Extraktion dieser verschiedenen Varianten, wird dem Anwender manueller Aufwand abgenommen.

Die Auftragsbestätigungen können durch den Anwender in einem Auftragsbestätigungs-Cockpit in SAP eingesehen werden. Die vorhandenen Abweichungen werden in der Oberfläche farblich kenntlich gemacht.

Sind die vorhandenen Abweichungen z.B. wegen kritischer Terminverzögerungen nicht hinnehmbar, kann so zu einem frühen Zeitpunkt die Auftragsbestätigung abgelehnt und nach alternativen Lieferanten gesucht werden. Mögliche Abweichungen können aber auch akzeptiert und über die Funktion „Buchen“ in der SAP-Bestellung im Bereich der Einteilungen übernommen werden.

Mit der Übernahme der Informationen aus der Auftragsbestätigung in die SAP-Bestellung sind alle notwendigen Schritte abgeschlossen.

Mit der Lösung zur automatisierten, elektronischen Verarbeitung von Auftragsbestätigungen behalten Sie stets den Überblick über Ihre getätigten Bestellungen und dazu eingehenden Auftragsbestätigungen. Der manuelle Aufwand reduziert sich durch die integrierte Datenerkennung auf der Auftragsbestätigung und dem anschließenden Abgleich mit der Bestellung aus dem ERP-System. In Kombination mit der Doxis Intelligent Invoice Automation für das Verarbeiten der dazugehörigen Rechnungen optimieren Sie die Planung und erhöhen zugleich die Transparenz im gesamten Purchase-to Pay-Prozess.