Dunkelbuchung: So funktioniert die automatische Rechnungsverarbeitung

Der Begriff „Dunkelbuchung“ beziehungsweise „Dunkelverbuchung“ bezieht sich auf die automatisierte Kreditorenbuchhaltung. Das Ziel ist, den Prozess der Rechnungsverarbeitung vom Rechnungseingang bis zur Verbuchung vollständig zu automatisieren. Es erfolgt also eine „dunkle“ Hintergrundverarbeitung. Manuelles Eingreifen wird durch die Automatisierung kaum mehr nötig. Lediglich wenn das System Fehler oder Unstimmigkeiten findet, wird ein menschlicher Mitarbeiter hinzugezogen. Das Ergebnis: Unternehmen optimieren ihre Prozesse und sparen in der Buchhaltung Zeit und Geld.

Dunkelbuchungen erfolgen in der Regel nur für Rechnungen bis zu einem bestimmten Schwellenwert. Die Betragsobergrenze legen Unternehmen individuell fest. Beträgt diese zum Beispiel 500 Euro, werden nur Rechnungen unter 500 Euro dunkel gebucht. Sind hohe Summen im Spiel, können Sie die Rechnungen immer noch manuell kontrollieren. Die Dunkelverbuchung ist aber nicht auf Kleinbetragsrechnungen beschränkt.

Automatisierung wird in vielen Bereichen immer relevanter - auch in der Rechnungsprüfung. Ab dem Zeitpunkt der vollständig extrahierten Daten, übernimmt das System den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung. Mit der Lösung zur Rechnungsverarbeitung von Doxis erfolgt der Rechnungsworkflow digital und vollständig automatisiert.

1. Rechnungseingang

Der Rechnungsworkflow startet mit dem Eingang der Rechnungen und der Pflege ins DMS.  Bei digitalen Rechnungen funktioniert das bequem per Drag-and-drop oder das DMS holt sie sich automatisch über Schnittstellen zu einem Drittsystem ab. Bei Rechnungen in Papierform kommen der Scanner und die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) zum Einsatz: Die OCR-Software wandelt Texte in Bildern in ein maschinenlesbares Format um.

2. Datenextraktion

Anschließend können alle Rechnungsdaten extrahiert werden. Das heißt, alle Rechnungsinhalte müssen zur Weiterverarbeitung strukturiert abgelegt werden. Durch unterschiedliche Technologien, etwa die Möglichkeit XRechnung und ZUGFeRD zu verarbeiten, passiert das ganz automatisch. 

Um eine hohe Datenqualität zu gewährleisten, kann ein Mitarbeiter zur Validierung der Metainformationen herangezogen werden. Bei der klassischen Dunkelbuchung entfällt die Validierung.

3. Rechnungsprüfung

Mit der Prüfung von Rechnungen stellen Unternehmen sicher, dass sie nur inhaltlich und formal korrekte Rechnungen bezahlen und der Vorsteuerabzug nicht gefährdet wird. Das System prüft, ob alle Angaben vollständig und korrekt sind. Zudem gleicht es die Rechnung automatisch mit der zugehörigen Auftragsbestätigung, Bestellbestätigung oder Lieferbescheinigung ab. Es erkennt, ob die Rechnungsinhalte korrekt sind und ob die Rechnungsstellung legitim ist. So stellen Sie sicher, dass nur abgerechnet wird, was wirklich geliefert wurde. Hier können Mitarbeiter eine zusätzliche Qualitätskontrolle machen. Grundsätzlich ist menschliches Eingreifen aber nur dann notwendig, wenn das System Probleme erkennt. Weist es auf falsche Angaben in der Rechnung hin, beispielsweise weil die Rechnungspositionen nicht mit der Bestellbestätigung übereinstimmen, kann der Automatismus einen Workflow zur Korrektur der Rechnung anstoßen.

Der Abgleich mit der Bestellbestätigung erhöht die Qualität der Rechnungsverarbeitung und gibt dem Unternehmen mehr Sicherheit.

4. Rechnungsfreigabe

Nach der Prüfung folgt üblicherweise die Rechnungsfreigabe, in der ein Mitarbeiter die Rechnung freigibt. Bei der Dunkelbuchung entfällt dieser Schritt komplett, da die Rechnungen bis zu dem definierten Schwellenwert nicht mehr durch einen Mitarbeiter freigegeben werden müssen.

5. Verbuchung und Archivierung

Die Rechnung wird direkt nach der inhaltlichen Rechnungsprüfung gebucht. Anschließend wird die Rechnungen in der entsprechenden elektronischen Akte im DMS abgelegt. Falsch abgespeicherte und nicht mehr auffindbare Rechnungen gehören somit der Vergangenheit an.

Schnellere Prozesse

Durch die Automatisierung von manuellen Arbeitsschritten sparen Unternehmen wertvolle zeitliche und personelle Ressourcen. Diese können sie an anderer Stelle einsetzen.

Rechnungsflut problemlos bewältigen

Bei der Dunkelbuchung ist es nicht notwendig, eingehende Rechnungen von Mitarbeitern prüfen zu lassen. So können Unternehmen ohne zusätzlichen Arbeitseinsatz noch größere Mengen an Rechnungen bewältigen.

Mitarbeiterentlastung

Durch die Automatisierung können Mitarbeiter sich strategischen und kreativen Aufgaben widmen. Das steigert den Unternehmenserfolg und die Mitarbeiterzufriedenheit.

Fristgerechte Zahlungen

Eine große Zahl an Rechnungen führt ohne Automatisierung zu überforderten Mitarbeitern, Verzögerungen bei der Rechnungsbuchung und verpassten Fristen. Durch die automatisierte Dunkelverbuchung zahlen Unternehmen immer fristgerecht und nutzen Skonti.

Fehlende Kontrolle

Menschlicher Eingriff ist bei der Dunkelbuchung nicht vorgesehen. Damit entfallen alle Validierungsschritte. Für mehr Kontrolle können menschliche Validierungen etwa nach der Datenextraktion und nach der Rechnungsprüfung erfolgen.

Buchung fehlerhafter Rechnungen

Ohne die Kontrolle der Rechnungen besteht die Gefahr, fehlerhafte Rechnungen zu buchen. Durch den automatischen Abgleich mit der Bestellbestätigung steigt jedoch die Qualität der Überprüfung enorm.

Unsere Software Doxis trägt Informationen sinnvoll zusammen und stellt sie dort bereit, wo sie benötigt werden. Damit gehören unübersichtliche Datensilos der Vergangenheit an. Alle relevanten Informationen eines Dokumentes werden extrahiert und für die Weiterverarbeitung aufbereitet. So lassen sich Workflows automatisieren und manuelle Arbeitsschritte reduzieren. Das gilt auch für die Rechnungsverarbeitung, die mit den Features von Doxis automatisch erfolgt. Rechnungsdaten werden von Doxis erfasst, verarbeitet und können in Sekundenschnelle abgerufen werden.

Die Dunkelbuchung stellt somit eine große Entlastung für Ihr Buchhaltungsteam dar. Sie reduzieren die Anzahl der manuell verarbeiteten Rechnungen und bekommen auch eine große Flut an Eingangsrechnungen besser in den Griff. Anstehende Fristen sind kein Problem mehr und Sie können sich ohne Probleme jedes Skonto sichern.