4 Wege, wie ein ECM-System die Datenmaschine SAP in einen Produktivitätsbooster verwandelt

Wer für die Digitalisierung verantwortlich ist, kennt vermutlich das Problem: Damit SAP-Workflows reibungslos und ohne zeitaufwendige Workarounds funktionieren, wird oft bis spät in die Nacht gearbeitet. Zwar ist SAP als zentrales Geschäftssystem sehr leistungsstark, doch es hat gewisse Schwächen im Umgang mit Verträgen, Rechnungen und Freigabe-Prozessen, ohne die kein Unternehmen erfolgreich sein kann.

Wenn Dokumente verstreut abgelegt oder in isolierten Systemen gespeichert sind, geraten Prozesse ins Stocken und das Chaos nimmt seinen Lauf. Die Folgen? Ineffiziente Abläufe, sinkende Produktivität und steigende Risiken.

Hier kommt Enterprise Content Management (ECM) ins Spiel. Es integriert sich nahtlos in SAP, verknüpft Workflows, automatisiert die Dokumentenverwaltung und steigert die Produktivität erheblich.

Erfahren Sie, wie ein ECM-System SAP von einer reinen Datenmaschine in einen Produktivitätsbooster verwandelt.

Das weltweite Datenvolumen wird bis 2028 voraussichtlich auf über 390 Zettabyte ansteigen. Ein großer Teil dieser Daten befindet sich in Verträgen und Rechnungen – Dokumente, die für Geschäftsprozesse essenziell sind.

Trotz aller Stärken von SAP bei der Prozesssteuerung ist das System nicht darauf ausgelegt, Dokumente effizient zu verwalten oder ihren Wert optimal zu nutzen. Die größten Herausforderungen sind:

• Freigaben kosten viel Zeit, weil Dokumente nicht in SAP-Workflows integriert sind
  SAP Business Workflows verarbeiten zwar Daten, doch für eine Freigabe benötigt man Kontext. Die Rechtsabteilung braucht Vertragsdetails, die Buchhaltung Rechnungsbelege und der Einkauf Auftragsbestätigungen. Ohne eine integrierte ECM-Lösung greifen Benutzer auf E-Mails, freigegebene Ordner und manuelle Nachverfolgung zurück – ein ineffizienter Ansatz, der zu Verzögerungen und unnötigen Engpässen führt.
  
  
• Dokumente in SAP zu finden ist schwieriger, als es sein sollte
  Eine Rechnung ist vielleicht einer Transaktion zugeordnet, doch wo ist der zugehörige Vertrag? Wo ist die E-Mail mit den vereinbarten Konditionen oder die Genehmigungshistorie? Ohne eine Möglichkeit, zusammenhängende Dokumente in einem einheitlichen Kontext zu verknüpfen, verlieren Mitarbeiter wertvolle Zeit mit der Suche. Das verzögert Entscheidungen und unterbricht Workflows, die eigentlich effizient ablaufen sollten.
  
  
• Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ist eingeschränkt
  SAP ist zwar das Herzstück vieler Unternehmen, aber nicht jeder arbeitet darin. Wenn Mitarbeiter aus der Rechtsabteilung oder dem Kundenservice keine Möglichkeit haben, auf die benötigten Dokumente direkt zuzugreifen, weichen sie stattdessen auf E-Mails und geteilte Laufwerke aus. Dies führt zu Versionskonflikten (wenn mehrere Versionen eines Dokuments im Umlauf sind), Sicherheitsrisiken und ineffizienten Prozessen.
  
  
• Compliance und Audits erfordern manuellen Aufwand
  SAP strukturiert Daten, aber Aufbewahrungsfristen, Versionierung und Prüfprotokolle liegen oft außerhalb des Funktionsumfangs. Ohne eine automatisierte Lösung bedeutet dies: manuelle Suchvorgänge und adhoc-Prozesse, um Compliance-Vorgaben einzuhalten.

Als SAP-Administrator oder Prozessverantwortlicher optimieren Sie täglich komplexe Abläufe. Ein ECM-System unterstützt Sie dabei insbesondere in diesen vier zentralen Bereichen:

SAP bietet nur begrenzte Archivierungsoptionen. Die langfristige Speicherung, Revisionssicherheit und Dokumentenverwaltung sind ohne eine externe Lösung oft umständlich.

Ein ECM-System erweitert SAP um sichere, strukturierte und GoBD-konforme Archivierungsfunktionen. Es sorgt dafür, dass wichtige Dokumente korrekt klassifiziert, geschützt und revisionssicher gespeichert werden – selbst bei zukünftigen IT-Upgrades.

Wichtig für SAP S/4HANA-Migrationen:
Ohne ECM werden veraltete oder redundante Daten übernommen, die das neue System unnötig belasten. Ein ECM stellt sicher, dass nur relevante und bereinigte Daten migriert werden.

Dokumentenarchivierung: Ohne vs. mit ECM

Steht Ihre Migration auf SAP S/4HANA bevor? In unserem Blog-Artikel für IT-Verantwortliche erfahren Sie, wie die Archivierungsfunktionen eines ECM-Systems für optimale Datenqualität sorgen und eine effiziente Dokumentenverwaltung auch nach dem Go-Live gewährleisten.  

Dokumente intelligent zu archivieren ist nur der erste Schritt – ebenso wichtig ist es, dass Mitarbeiter sie auch schnell finden und effizient nutzen. Doch genau hier stößt SAP ebenfalls an seine Grenzen. Die herkömmlichen Suchfunktionen machen es schwierig, ein Dokument genau dann zu finden, wenn es gebraucht wird.

Häufig müssen Nutzer nach Transaktionsnummern suchen, sich durch mehrere SAP-Menüs klicken oder sogar auf andere Systeme zurückgreifen, um an eine bestimmte Information zu gelangen.

Ein ECM-System revolutioniert den Dokumentenzugriff, indem es Dateien mit Metadaten, Volltextsuche und intelligenten Suchwerkzeugen anreichert. So können Benutzer das richtige Dokument sofort und ohne Umwege aufrufen. Statt sich mühsam durch verschiedene SAP-Module zu suchen, erhalten sie eine einheitliche, strukturierte Ansicht aller relevanten Dokumente – für nahtlose und effiziente Geschäftsprozesse.

Dokumente finden in SAP: Ohne vs. mit ECM

Freigaben sind ein essenzieller Bestandteil von SAP-gesteuerten Prozessen. Doch wenn sie außerhalb von SAP stattfinden, kommt es unweigerlich zu Verzögerungen und Ineffizienzen. In der Praxis sieht es doch oft so aus: Teams versenden PDFs per E-Mail, verfolgen die Freigabe-Prozesse in Excel-Tabellen und speichern Dateien außerhalb von SAP. Das führt nicht nur zu Sicherheitsrisiken, sondern macht das Freigeben von Dokumenten zu einer zeitaufwendigen Hürde.

Als Verantwortlicher für SAP-Workflows wünschen Sie sich wahrscheinlich, dass die Freigaben direkt in SAP erfolgen – mit vollständiger Transparenz und Automatisierung, damit nichts verloren geht oder durch ineffiziente Workarounds verzögert wird. Ein ECM-System sorgt dafür, dass Dokumente nahtlos durch den Freigabesprozess laufen und Workflows effizient voranschreiten.

Dokumente freigeben in SAP: Ohne vs. mit ECM

Purchase-to-Pay-Prozesse sind besonders dokumentenintensiv. Damit Zahlungen an Lieferanten pünktlich und fehlerfrei erfolgen, müssen alle relevanten Dokumente – Bestellungen, Rechnungen und Quittungen – zentral erfasst und leicht zugänglich sein. Nur so lassen sich finanzielle Verluste vermeiden und eine lückenlose Dokumentation gewährleisten.

Ohne eine zentrale Lösung zur Nachverfolgung gehen Dokumente verloren, Zahlungen verzögern sich, und Finanzteams verbringen unnötig viel Zeit damit, fehlende Unterlagen zu suchen.

Ein ECM-System integriert alle Dokumente direkt in SAP und sorgt dafür, dass nichts übersehen wird. Dadurch lassen sich Fehler vermeiden, Prozesse beschleunigen und der gesamte Zahlungsfluss optimieren.  

P2P in SAP: Ohne vs. mit ECM

Sie tragen die Verantwortung dafür, dass SAP effizient und zuverlässig funktioniert. Doch wenn Dokumente nicht richtig verwaltet werden, werden Prozesse unnötig kompliziert und fehleranfällig. Ein ECM-System sorgt dafür, dass Dokumente nahtlos durch Workflows fließen, Freigaben automatisiert werden und alle Informationen strukturiert und leicht auffindbar bleiben. Dadurch reduzieren sich manuelle Aufgaben, Verzögerungen werden vermieden und die Produktivität im gesamten Unternehmen steigt spürbar. Statt immer wieder dieselben Probleme zu lösen, können Sie sich darauf konzentrieren, SAP optimal an die Bedürfnisse Ihres Teams und Ihres Unternehmens anzupassen

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