Fristenmanagement im ECM

Nie wieder eine Vertragsfrist verpassen

Fristverletzungen entstehen in dem Moment, in dem eine Vertragsseite den Überblick über laufende Vertragsangelegenheiten verliert. Alle Fristen im Blick zu behalten, ist bei tausenden Verträgen im Unternehmen schwer – vor allem, da die Fristenverwaltung fehleranfällig und zeitaufwendig ist.

Mit einem Enterprise Content Management System (ECM-System) haben Sie zukünftig die Fristen fest im Griff: Wir zeigen, wie Ihnen der Fristenmanager in Doxis dabei hilft, keine Frist mehr zu verpassen.

Fristen im Vertragswesen

Für Unternehmen bedeutet ein effizientes Fristenmanagement, sich an laufende Verträge zu halten. Denn Fristen sind Vertragsbedingungen, die beide Vertragsseiten zwingend einhalten müssen. Nur wenn beide Vertragsparteien die rechtlichen Vorgaben zu jeder Zeit berücksichtigen, bleibt ein laufender Vertrag gültig. Verpasst eine Seite die Frist, riskiert sie, dass der Vertrag seine Gültigkeit verliert.

Typische Vertragsfristen und ihre Bedeutung

Fristen definieren den Zeitraum, in dem Vertragspartner* ein Recht ausüben dürfen oder Aktivitäten verpflichtend ausführen. Beispielsweise haben Unternehmen nur während der geltenden Kündigungsfristen die Möglichkeit, einen laufenden Vertrag zu beenden. Üben sie ihr Recht nicht aus, kommt es bei keiner vertraglich anderweitig festgelegten Vereinbarung zur Vertragsverlängerung.

Anders sieht es bei aufgabenbezogenen Fristen aus. Wartungen oder sonstige Termine müssen innerhalb der Frist erfolgen. Sonst ist die Vertragspflicht nicht erfüllt.

Beide Szenarien haben rechtliche Konsequenzen und können im gleichen Vertrag auftreten. In der Regel enthält ein einziger Vertrag viele verschiedene Fristen, die zu beachten sind:

Zahlungsfristen: Zeitraum, in dem Unternehmen Rechnungen, Gebühren und andere finanzielle Forderungen bezahlen.

Liefer- und Leistungsfristen: Zeitraum, in dem Unternehmen Waren liefern und Leistungen erbringen.

Kündigungsfristen: Zeitraum, in dem eine Vertragspartei laufende Verträge ordnungsgemäß kündigen darf.

Verlängerungs- und Optionstermine: Zeitraum, in dem Vertragsparteien Verträge verlängern oder durch zusätzliche Leistungen ergänzen.

Rücktrittsfristen: Zeitraum, in dem eine Vertragspartei unter bestimmten Bedingungen vom Geschäft zurücktreten darf.

Risiken bei der Vernachlässigung von Vertragsfristen

Verpasste Fristen sind immer eine Form der Vertragsverletzung. Welche Konsequenzen Unternehmen drohen, unterscheidet sich je nach Einzelfall. In der Regel verursachen sie unnötige Kosten, schaden dem Image und beeinträchtigen die Geschäftsbeziehung. Bei schwerwiegenden Fristverletzungen verlieren Verträge ihre Gültigkeit und der Vertragspartner darf rechtliche Schritte gegen das Unternehmen einleiten.

Die Unternehmen betreiben dann Schadensersatz gegenüber dem Vertragspartner. Mitarbeiter müssen die Verträge neu aushandeln, sich beim Vertragspartner in aller Form entschuldigen und alle mit der Fristverletzung einhergehenden Prozesse bearbeiten. Dadurch kostet eine verpasste Frist Unternehmen Geld, Zeit und Prestige.

Das sind die Risiken im Überblick:

Vertragsstrafen: Klauseln in Verträgen definieren finanzielle oder rechtliche Strafen, die bei einer verpassten Frist eintreten.

Finanzielle Konsequenzen: Zusätzliche Kosten entstehen durch Vertragsstrafen, entgangene Geschäftsmöglichkeiten und dadurch, dass Unternehmen Verträge neu aushandeln müssen.

Reputationsverlust: Stakeholder wie Kunden, Lieferanten und sonstige Geschäftspartner vertrauen dem Unternehmen weniger.

Geschädigte Kundenbeziehungen: Verpasste Fristen stimmen Kunden unzufrieden und gefährden die langfristige Geschäftsbeziehung.

Rechtliche Konsequenzen: Bei schwerwiegenden Vertragsverletzungen leitet der Vertragspartner rechtliche Schritte gegen das Unternehmen ein.

Haftung: Unternehmen haften für Schäden und Verluste, die dem Vertragspartner durch die verpassten Fristen entstehen.

Mit Fristenmanagement nie wieder eine Vertragsfrist verpassen

Das Fristenmanagement ist Teil des Vertragsmanagements und erfüllt zwei Aufgaben:

Es dokumentiert Fristen, Termine und Aufgaben aus Verträgen.

Es benachrichtigt und erinnert zuständige Personen.

Manuell ist das eine Herausforderung, automatisiert innerhalb eines ECM-Systems hingegen ein routinierter Schritt im Workflow – vorausgesetzt, die Vertragsmanagement-Lösung bringt einen Fristenmanager im Standard mit.

Anforderungen an einen Fristenmanager in der Übersicht

Der Fristenmanager sorgt dafür, dass Sie Fristen einhalten und das Vertragsmanagement rechtssicher und wirtschaftlich angehen.

Funktionen der Anwendung

Jeder Fristenmanager besitzt mindestens eine Erinnerungsfunktion. Sie informiert zuständige Mitarbeiter über die kommende Frist, und das automatisiert.

Im Idealfall ist eine Kalenderfunktion im Fristenmanager integriert. Auch diese Funktion benachrichtigt Mitarbeiter automatisiert über anstehende Fristen. Die Funktionstiefe ist dabei im Vergleich zur Erinnerungsfunktion fortgeschritten.

Der Fristenmanager stellt anstehende Termine übersichtlich dar, ermöglicht aber auch die Bearbeitung von Terminen mit wenig Aufwand. Innerhalb der Kalenderfunktion prüfen Sie kommende Deadlines und aktualisieren diese bei Bedarf. Teammitglieder benachrichtigt die Software automatisiert über Aktivitäten in Dokumenten und ihnen zugewiesene Aufgaben.

So funktioniert das Fristenmanagement mit Doxis

Doxis bildet das gesamte Vertragsmanagement digital ab und schafft einheitliche Unternehmensstandards der Dokumentenablage für jeden Prozessschritt – von der Erstellung neuer Verträge bis zur rechtssicheren Archivierung abgeschlossener Verträge.

Die Dokumentenablage geschieht entweder in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) oder direkt im Enterprise Content Management System. Die Vorteile: zentralisierte Informationen, automatisierte Workflows und eine transparente Dokumentation sowie Erinnerung aller zum Vertrag zählenden Fristen.

Hey Doxi, wie funktioniert das Fristenmanagement mit Doxis?

Schritt 1: Verträge in Doxis anlegen und Informationen strukturieren

Sobald Doxis einen neuen Vertrag im System erfasst, legt es die verschiedenen Vertragsinhalte als strukturierte Informationen im Dokument ab. Dafür extrahiert und hinterlegt Doxis zum Beispiel Daten wie Vertragsparteien, Inhalte, Strafen oder eben Fristen.

Wann Doxis die Informationen eines Vertragsdokuments strukturiert ablegt, ist davon abhängig, wer den Vertrag erstellt:

Intern: Wenn ein Mitarbeiter des eigenen Unternehmens einen Vertrag anlegt, strukturiert Doxis die Informationen bereits während der Vertragserstellung.

Extern: Wenn ein Lieferant oder ein anderer Externer einen Vertrag vorlegt, pflegt Doxis die Vertragsinhalte bei Erhalt strukturiert ins System ein.

Schritt 2: Automatische Benachrichtigungen über Fristen

Da Informationen in Doxis in einem Kontext abgelegt sind, erkennt Doxis, wann eine Frist beginnt und endet. Basierend auf der Vertragsfrist erstellt Doxis automatische Erinnerungen. Diese erhalten die zuständigen Mitarbeiter als Nachricht frühzeitig per E-Mail.

Zusätzlich sind die Vertragsfristen in der Kalenderansicht sichtbar. Das macht die Fristenverwaltung transparent und sorgt dafür, dass zuständiges Personal frühzeitig handelt, wenn eine Frist abläuft.

Fazit: Fristenmanagement durch Automatisierung optimieren

Eine Excel-Tabelle ist ebenso wenig geeignet, um Fristen zu managen, wie Post-its. In einem ECM-System managen Sie Fristen digital und systemübergreifend. Doxis erfasst alle Fristen bereits zu Beginn des Lebenszyklus eines Vertragsdokuments und erinnert zuständige Mitarbeiter rechtzeitig, sobald eine Frist abläuft.

Vertragsdokumente inklusive Fristen bearbeiten Sie direkt in Doxis und stoßen automatisierte Workflows oder Aufgaben im Team an. So automatisieren Sie Ihr Fristenmanagement und verpassen keine Deadlines mehr. Das minimiert rechtliche sowie finanzielle Risiken im Vertragsmanagement und sichert, dass Sie Vertragskonditionen zu jeder Zeit einhalten.

Häufig gestellte Fragen zum Fristenmanagement

Was ist Fristenmanagement?

Das Fristenmanagement dokumentiert Fristen aus Verträgen und erinnert zuständige Mitarbeiter bei Eintritt beziehungsweise kurz vor Eintritt der Frist.

Was ist ein Fristenkalender?

Ein Fristenkalender enthält kalendarisch aufbereitet alle Fristen, die Unternehmen aus Verträgen entstehen. Er ermöglicht es, Fristen anzulegen, zu bearbeiten oder zu verschieben.

Was passiert bei einer Fristversäumnis?

Bei einer Fristversäumnis werden die Vertragskonditionen verletzt. Daraus drohen Vertragsstrafen, die sich rechtlich, finanziell sowie auf die Beziehung zwischen den Vertragsparteien auswirken.

Wie behalten Unternehmen den Überblick über Fristen?

Mit einem Fristenkalender oder einer Erinnerungsfunktion behalten Unternehmen den Überblick über Fristen. Digitale Software automatisiert das Fristenmanagement und stellt sicher, dass Vertragsparteien keine Frist verpassen.