5 Geschäftsrisiken, die durch E-Mails entstehen

1971, New York: Ray Tomlinson versendet die erste E-Mail an seine Mitarbeiter. Was der Erfinder der elektronischen Post nicht ahnen konnte: Heute gehen weltweit 293,6 Milliarden E-Mails um den Globus – und zwar täglich! Die meisten davon erhalten Berufstätige: Laut Bitkom durchschnittlich 21 am Tag. Führungskräfte kommen sogar locker auf über 50. Kundenanfragen, Vertragsabstimmungen, Angebote von Lieferanten, Rechnungen, Kommunikation mit anderen Abteilungen … All diese Nachrichten sind essenziell für eine Vielzahl von Geschäftsprozessen. Gleichzeitig birgt der E-Mail-Verkehr aber auch enorme Geschäftsrisiken. Welche sind die fünf größten? Und viel wichtiger: Wie können Sie sie vermeiden?

Bei einem Lieferanten sollen die Konditionen geändert werden. Dazu hat er eine E-Mail mit seinem Angebot geschickt. Der Betreff? Unbekannt. Auch der Absender ist nach mehrmaligem Weiterleiten der Nachricht nicht mehr eindeutig. Jetzt fangen Ihre Mitarbeiter an, Postfächer zu durchsuchen und sich durchs Unternehmen zu telefonieren. Zeit, die bei wertschöpfenden Aufgaben fehlt – und in der Angebotsfristen verfallen. Solche Verzögerungen betreffen auch andere Prozesse, wenn z.B. Kunden auf Ihre Rückmeldung warten müssen, weil Sie wichtige Informationen nicht finden. Wie lässt sich das verhindern?

Statt geschäftsrelevante E-Mails in Postfächern aufzubewahren, können Unternehmen mit der automatisierten E-Mail-Archivierung eines ECM-Systems dafür sorgen, dass neue E-Mails direkt im richtigen Geschäftskontext abgelegt werden, z.B. Lieferantenangebote in Lieferantenakten und Kundenanfragen in Kundenakten. Intelligente Mechanismen zur Klassifikation erkennen den Inhalt der E-Mail, ordnen ihn automatisch dem richtigen Geschäftspartner und Register zu und nehmen Ihnen viel manuellen Aufwand für das Sortieren und Ablegen ab. In der Akte finden Mitarbeiter neben den betreffenden E-Mails und Anhängen auch alle weiteren Informationen zum Geschäftspartner wie vorangegangene Korrespondenz, Rechnungen oder frühere Verträge. Das führt dazu, dass Sie immer alle relevanten Informationen auf einen Blick einsehen können. So sind Sie jederzeit auskunftsfähig und können schnell reagieren – und damit schnelle Prozesse und bessere Servicequalität garantieren.

Geschäftsrelevante Informationen stecken nicht nur in einer E-Mail selbst. Oft ist sie nur das Transportmittel für Vertragsentwürfe, Projektpläne, Bauskizzen, Angebote und andere angehängte Dokumente. Wer weiß bei all den E-Mails und Anhängen noch, welche Version die aktuelle ist? Mitarbeiter und Projektpartner müssen aber immer auf die aktuellen Dokumente zugreifen können, sonst arbeiten sie womöglich mit veralteten Informationen. Das führt zu Fehlern, z.B. in der Produktion, aber auch bei administrativen Vorgängen wie der Vertragserstellung. Den Kosten für die erneute Herstellung und der Unwirksamkeit von fehlerhaften Verträgen können Sie vorbeugen:

Setzen Sie in Ihrem Unternehmen auf eine transparente Versionsverwaltung, statt Dokumentkopien zu versenden. In einem ECM-System legen Sie alle Dokumente einmal ab und erhalten mit jeder Änderung eine neue Version. Sie kennen sofort den aktuellen Stand und wissen, welche Bearbeitungsschritte vorausgegangen sind. E-Mails mit angehängten Kopien und damit verbundene kostspielige Fehler gehören so der Vergangenheit an.

Eigentlich sind E-Mails für Nachrichten gedacht. Viele Mitarbeiter nutzen sie allerdings als Workflow-Ersatz: To-do-Listen mit unterschiedlichen Aufgaben und Zuständigen grassieren im ganzen Unternehmen. Was bereits erledigt wurde? Das sehen Sie hier nicht. Auch nicht, ob sich versehentlich zwei Mitarbeiter um eine Aufgabe kümmern und die Arbeit doppelt machen. Den Überblick behält nur, wer regelmäßig nachhakt und aufwändige Listen pflegt. Dabei lassen sich Aufgaben und Vorgänge mit einem ECM-System viel effizienter organisieren!

Damit Mitarbeiter nicht auf E-Mails als Notlösung angewiesen sind, setzen viele Unternehmen eine ECM-Plattform wie Doxis ein, die dokumentengetriebene Prozesse durch entsprechende Workflows automatisiert und dadurch den gesamten Prozess viel transparenter und effizienter gestaltet. In Doxis können Sie Aufgaben eindeutig einem Bearbeiter zuweisen. Er erhält mit dem Workflow direkt alle dafür nötigen Dokumente. Bis wann etwas erledigt werden muss und wie der aktuelle Status ist, sehen Sie sofort. Doxis erinnert außerdem an Fristen und benachrichtigt rechtzeitig eine Vertretung, wenn z.B. ein Mitarbeiter ausfällt und eine Aufgabe liegenzubleiben droht. Ein weiterer Vorteil: Sie sehen auch die Auslastung von Mitarbeitern und wie lange Vorgänge dauern. So können Sie Prozesse schnell optimieren und noch effizienter gestalten.

Erst vor kurzem ist in Deutschland das neue Geschäftsgeheimnisgesetz in Kraft getreten, das die EU-Richtlinie zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen umsetzt. Stellen Sie sich nun vor, ein Mitarbeiter leitet eine E-Mail mit angehängten Vertrags- oder Patententwürfen versehentlich an einen externen Kontakt weiter. Die Weitergabe dieser Informationen verstößt nicht nur gegen das Gesetz, sie kann Sie auch teuer zu stehen kommen, wenn dadurch Patente und Vertragsabschlüsse verhindert werden. Bei Kundendaten liegt der Fall ähnlich: Sie sind durch die EU-DSGVO dazu verpflichtet, personenbezogene Daten entsprechend zu schützen. Doch auch eine Kundennachricht ist schnell aus Versehen falsch weitergeleitet. Das ist nicht nur peinlich, es kann auch direkte Auswirkungen auf Ihr Geschäft haben. Wenn diese Fälle publik werden, müssen Sie mit erheblichen Imageschäden rechnen. Ganz zu schweigen von den Sanktionen für den Gesetzesbruch. Was können Sie dagegen tun?

Wer seine Informationen schützen will, ist mit einem zertifizierten ECM gut beraten. Doxis erfüllt z.B. die Vorgaben für revisionssichere Archivierung und die EU-DSGVO. Dokumente, Daten und E-Mails, die Sie hier archivieren, sind vor unbefugten Zugriffen geschützt. Wer sie liest, bearbeitet oder löscht, wird zudem genau dokumentiert. Wenn Sie E-Mails in Doxis archivieren und dort schützen, können Sie die Nachrichten vom Server entfernen – eine ungewollte Weitergabe ist dann nicht mehr möglich. Mit Doxis können Sie personenbezogene Informationen EU-DSGVO-konform schützen, speichern, löschen und ausgeben. So erfüllen Sie Anforderungen wie das Recht auf „Vergessenwerden“ (Art. 17 EU-DSGVO), das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 EU-DSGVO) und den EU-DSGVO-konformen Schutz personenbezogener Informationen (Art. 32 EU-DSGVO).

E-Mails mit geschäftlichem Inhalt gelten als Handelsbriefe – und sind als solche aufbewahrungspflichtig. Müssen Sie E-Mails erst suchen oder haben sie sogar gelöscht, wird die nächste Steuerprüfung teuer: vom Verzögerungsgeld bis zum Verwerfen der Buchhaltung mit anschließender Schätzung und dem Entzug steuerlicher Vergünstigungen. Ärger und Kosten, die Sie vermeiden können.

Auch hier hilft Ihnen die E-Mail-Archivierung: Doxis archiviert dafür steuerrelevante E-Mails und Anhänge von Anfang an revisionssicher. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hält das ECM-System dabei automatisiert ein. Keine E-Mail kann zu früh gelöscht oder verändert werden. Automatisieren Sie die E-Mail-Archivierung, haben Sie dabei noch nicht einmal zusätzlichen Aufwand.