5 Vorteile digitaler Arbeit in Rechtsabteilungen

Die Zahl der Dokumente und Daten wächst, die der Unternehmensjuristen und Syndizi jedoch nicht. Doch wie schaffen Sie es, Verträge, Patente u.a. rechtliche Unterlagen trotz gleichbleibender Kapazitäten effizienter zu verwalten und mit externen Kanzleien abzustimmen – und zwar ohne die Sicherheit von sensiblen Informationen zu riskieren?

Rechtsabteilungen haben heute fünfmal mehr zu tun als noch vor 20 Jahren, wie die Bucerius Law School herausfand. Die Geschäftsbeziehungen der Unternehmen nehmen zu und werden immer komplexer. Bei Vertragserstellung und –verhandlung, Beratung einzelner Gesellschaftsorgane und operativer Einheiten oder dem Abwickeln eines Rechtsstreits fallen jeden Tag immer mehr Dokumente und Vorgänge an. Die damit verbundenen administrativen Arbeitsschritte kosten zunehmend Zeit und sind fehleranfällig, wenn sie manuell ausgeführt werden. Unter Zeitdruck versehentlich falsch abgelegte Dokumente oder verpasste Vertragsfristen sind allerdings ein No-Go: Dadurch riskieren Unternehmen den Abschluss sowie die Fortführung erfolgreicher Geschäftsbeziehungen. Was lässt sich dagegen tun? Laut einer weiteren aktuellen Studie wünschen sich Rechtsabteilungen vor allem Lösungen, die Ihnen wiederkehrende Routinetätigkeiten abnehmen sowie beim übersichtlichen Vertragsmanagement helfen. Genau hier setzt ECM an: Damit schaffen Rechtsabteilungen Transparenz über alle Unterlagen und Vorgänge und arbeiten effizienter. Die wichtigsten fünf Vorteile, die Ihnen digitales Arbeiten mit ECM bringt, haben wir für Sie zusammengestellt.

Ob Patent-, Konzern- oder Arbeitsrecht: Ihre Expertise ist gefragt. Damit Sie sich inhaltlich mit rechtlichen Fragestellungen auseinandersetzen können, brauchen Sie jedoch Zeit. Gerade die fehlt in vielen Rechtsabteilungen, weil der Verwaltungsaufwand mit der wachsenden Dokumentenmenge zunimmt. Die Doxis ECM-Plattform nimmt Ihnen hier Arbeit ab, z.B. bei der Ablage und Archivierung. Neue E-Mails und Unterlagen: Doxis ordnet sie selbstständig den richtigen Akten zu und sorgt dafür, dass Aufbewahrungsfristen automatisch eingehalten werden. So steuern Sie auch neben Verträgen ganz einfach weitere rechtliche Abläufe, z.B. das Abstimmen und Prüfen von Unterlagen für Termine vor Gericht. Haben Management oder Geschäftspartner Fragen zum Status eines Falls, können Sie direkt Auskunft geben: Das ECM dokumentiert alle Vorgangsschritte und zeigt den Verlauf übersichtlich an.

In gut einem Drittel aller Rechtsabteilungen mangelt es an Lösungen und Technologiekenntnissen, die für digitale Arbeitsabläufe nötig wären. Die Folge: Sie organisieren Aufgaben und Unterlagen mit Fileverzeichnissen und E-Mails, häufig sogar mit Papierakten und Umlaufmappen. Das kostet Zeit! Statt lange auf Papier zu warten oder elektronisch in undurchsichtigen Ordnerstrukturen zu suchen, finden und steuern Sie Dokumente mit ECM innerhalb von Sekunden. In Doxis bündeln Sie z.B. digitale Akten Unterlagen zu Verträgen, M&A oder zu Verhandlungen mit Geschäftspartnern. So haben Sie den Überblick über alle Informationen, die im jeweiligen Kontext relevant sind. Außerdem könne Sie jederzeit parallel mit mehreren Kollegen darauf zugreifen – auch von unterwegs, z.B. bei Terminen in anderen Niederlassungen. Damit bei all den Entwürfen und Aktualisierungen der Unterlagen niemand mit veralteten Informationen arbeitet und so z.B. unter Umständen kostspielige Vertragsfehler entstehen, bewahrt Doxis jede Version eines Dokuments auf. Sie sehen sofort, welche davon die aktuelle ist und wer wann daran gearbeitet hat.

Viele Vorlagen oder Monster-Templates mit allen Klauseln und per E-Mail versendete Dokumente: So sieht die Vertragserstellung und -abstimmung leider häufig aus – und begünstigt Fehler. Doxis erleichtert Ihnen das Vertragsmanagement. Sie verwalten Vertragsvorlagen und Textbausteine für Klauseln einheitlich und halten sie immer aktuell. Läuft z.B. ein Lizenzvertrag aus, erinnert das ECM Sie rechtzeitig daran, ihn zu erneuern, und liefert gleichzeitig alle dafür nötigen Informationen. Das Prüfen und Freigeben steuern Sie ebenfalls mit Doxis. Welcher Mitarbeiter die nötigen Qualifikationen und freien Kapazitäten hat, schlägt Ihnen die Software vor. Gleichzeitig wählt Doxis je nach Vertragsart aus, ob ein Dokument z.B. nach dem Zwei- oder nach dem Vier-Augen-Prinzip geprüft werden muss, sodass Sie interne Compliance-Vorgaben leichter einhalten. Ein weiterer Vorteil bei digitalen Vorgängen: Sie sehen jederzeit, wer gerade einen Vertrag prüft, wo noch Freigaben ausstehen und bis wann sie erfolgen müssen. Auch hier erinnert Doxis an die Frist und informiert Sie bei drohender Überschreitung. So erstellen Sie Verträge schneller und vermeiden geschäftskritische Fehler.

Informationen zu Vertragsinhalten, Joint Ventures oder Patenten dürfen nicht in die falschen Hände geraten. Mit Doxis werden diese innerhalb Ihres Unternehmens vor unerwünschten Zugriffen, Manipulation und versehentlichem Löschen geschützt. Alle getroffenen Maßnahmen werden zusätzlich sorgfältig protokolliert. Doch wie machen Sie Unterlagen externen Anwälten und Geschäftspartnern zugänglich, ohne ein Risiko einzugehen? E-Mails oder FileSharing-Lösungen sind nicht nur unsicher, sie erschweren auch den Überblick über alle Dokumente und ihren Bearbeitungsstand. Ein Beispiel sind bearbeitete Verträge, die immer wieder neu versendet, abgelegt und umbenannt werden – Stichwort „vertrag_V12.5-final“. Der Doxis iRoom bietet dagegen eine sichere Möglichkeit zum Austausch von Dokumenten, Daten und auch Aufgaben. Hier sind Informationen nur ausgewählten Personen zugänglich, Dokumente werden nur einmal abgelegt und alle Änderungen daran transparent versioniert. So lassen sich Vorgänge mit Externen genauso einheitlich und effizient steuern wie mit internen Mitarbeitern. Alle Entscheidungen sind nachvollziehbar dokumentiert, sodass Sie im Falle eines Rechtsstreits unverzüglich alle Beweise vorlegen.

In Ihrer Abteilung sind Sie der Ansprechpartner für alle rechtlichen Themen. Rufen Mitarbeiter bei Ihnen an und wollen Hilfe bei eine Ausschreibung oder im Umgang mit Kundendaten, kostet Sie das Zeit. Einfacher wird es für alle Beteiligten, wenn Sie unternehmensinterne Policies zum Datenschutz und alle gültigen Vorlagen zentral bereitstellen. Dafür verknüpfen Sie Doxis z.B. mit dem Intranet: Aktualisieren Sie Dokumente, steht die neue Version dort sofort allen Mitarbeitern bereit. Das beschleunigt nicht nur Vorgänge im ganzen Unternehmen, es verhindert auch Compliance-Verstöße.