Checkliste: Lieferantenaudit durchführen in 8 Schritten

Wenn Sie mit Lieferanten* zusammenarbeiten, sollten Sie regelmäßig überprüfen, ob die erbrachten Leistungen den gesetzlichen Anforderungen, Ihren eigenen Firmenstandards sowie den vertraglich vereinbarten Bedingungen entsprechen. Dazu führen Sie Lieferantenaudits durch.

Erfahren Sie in diesem Artikel, welche Rolle das Lieferantenaudit im Lieferantenmanagement spielt und welche acht wichtigen Schritte bei der Auditierung zu beachten sind.

Definition: Was ist ein Lieferantenaudit?

Das Lieferantenaudit ist eine gängige Methode im Lieferantenmanagement, um die Qualität und Leistungsfähigkeit von Lieferanten systematisch zu prüfen. Im Rahmen des Audits nehmen Sie in Augenschein, inwiefern die Lieferunternehmen die gesetzlichen Regelungen sowie Ihre eigenen Anforderungen als Kunde erfüllen. Sie kontrollieren auch, ob die im Vertrag festgelegten Vereinbarungen wie gewünscht umgesetzt werden.

Ziel ist, mit dem Lieferantenaudit eventuelle Schwachstellen sowie Verbesserungspotenziale aufzuzeigen. Es dient als Grundlage, um die Lieferantenqualität zu verbessern.

Gründe für ein Lieferantenaudit: Wann ist eine Beurteilung notwendig?

Es gibt viele gute Gründe für ein Lieferantenaudit. Zunächst einmal verpflichtet Sie das Lieferkettengesetz dazu, Verantwortung für die Zusammenarbeit mit externen Partnern zu übernehmen, für transparente Prozesse in globalen Lieferketten zu sorgen und zu überprüfen, ob Ihre Zulieferer alle menschenrechtlichen Standards erfüllen. Dafür müssen Sie unter anderem regelmäßige Risikoanalysen durchführen, Präventionsmaßnahmen entwickeln und Verstöße dokumentieren.

Gleichzeitig liegt es in Ihrem eigenen Interesse, sich ein genaues Bild von der Qualität Ihrer Lieferanten zu machen. Denn schließlich hat die Leistung der Zulieferer einen großen Einfluss auf die Produktionsqualität und somit auf Ihren Unternehmenserfolg.

Folgende Anlässe gibt es für ein Lieferantenaudit:

• Lieferantenauswahl: Das Lieferantenaudit hilft Ihnen, den besten Anbieter für Ihre Anforderungen auszuwählen.
• Lieferantenbewertung: Mit dem Lieferantenaudit können Sie bestehende Lieferantenbeziehungen bewerten, miteinander vergleichen und weiterentwickeln.
• Qualitätssteigerung: Wollen Sie Ihre Produktqualität und Produktionsprozesse optimieren, lassen sich mit einem Lieferantenaudit mögliche Verbesserungspotenziale aufdecken.
• Zertifizierung: Lieferantenaudits dienen auch als Vorbereitung auf entsprechende Zertifizierungen, z. B. nach ISO 9001.

Grundsätzlich sollte die Durchführung von Lieferantenaudits jedoch nicht nur bei einem konkreten Anlass, sondern in regelmäßigen Abständen erfolgen. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, frühzeitig auf Probleme zu reagieren, die Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten laufend zu optimieren und die Entwicklung nachzuvollziehen.

Hey Doxi, nenne mir bitte die Vorteile von Lieferantenaudits!

Arten von Lieferantenaudits

Je nachdem, wer das Lieferantenaudit durchführt und was der Gegenstand der Auditierung ist, lassen sich unterschiedliche Auditarten feststellen.

Unterscheidung nach Durchführungsart:

• First-Party-Audits: Der Lieferant führt das Audit selbst im eigenen Betrieb durch.
• Second-Party-Audits: Der Kunde (in diesem Fall Sie als beauftragendes Unternehmen) unterzieht dem Lieferanten einer Auditierung.
• Third-Party-Audits: Sie legen die Durchführung des Lieferantenaudits in die Hände von unabhängigen Dritten, zum Beispiel einer Zertifizierungsstelle.

Unterscheidung nach Auditierungsgegenstand:

• Produktaudit: Beim Produktaudit steht die Kontrolle der Produktqualität im Fokus.
• Systemaudit: Das Systemaudit nimmt das gesamte Managementsystem und die allgemeine Leistungsfähigkeit des Lieferanten unter die Lupe.
• Verfahrensaudit/Prozessaudit: Wenn Sie vor allem betriebliche Abläufe und Prozesse überprüfen, entscheiden Sie sich für ein Verfahrensaudit.

Welche Rolle spielt die ISO-Norm 9001?

Wenn Sie sich mit der Evaluierung und Kontrolle Ihrer Lieferanten beschäftigen, sollten Sie auch die ISO-Norm 9001 im Blick haben. Diese beinhaltet klare Anforderungen an das Qualitätsmanagement, die nicht nur Ihre internen Prozesse, sondern auch extern bereitgestellte Verfahren und Produkte erfüllen sollten. Das betrifft somit auch die Zusammenarbeit mit Lieferanten. Daher sollten Sie in Ihr Qualitätsmanagementsystem auch regelmäßige Lieferantenaudits integrieren.

Checkliste Lieferantenaudit: So läuft ein Lieferantenaudit ab

Ein Lieferantenaudit sollten Sie immer gut vorbereiten, sorgfältig durchführen und am Ende einheitlich auswerten und nachverfolgen. Verfolgen Sie dabei folgende acht Schritte:

1. Rahmenbedingungen festlegen und Termin planen

Bevor Sie mit dem Lieferantenaudit starten, klären Sie zunächst alles Organisatorische:

• Wie oft und in welchen Abständen wollen Sie Lieferantenaudits durchführen?
• Wer ist verantwortlich für die Durchführung – ein interner oder externer Auditor?
• Bei welchem Lieferanten soll das nächste Audit stattfinden und zu welchem Zweck?
• Brauchen Sie Zugriff auf bestimmte Dokumente oder zum Beispiel Zutritt zur Betriebsstätte Ihres Lieferanten?

In der Regel werden Audits beim Lieferanten angekündigt und finden dann vor Ort in dessen Betrieb statt. Dafür vereinbaren Sie frühzeitig einen genauen Termin und kommunizieren im Vorfeld den Umfang und die Dauer des Audits.

Daneben sind auch unangekündigte Audittermine möglich. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile. So können unangekündigte Audits ein Bewusstsein dafür schaffen, dass die Lieferanten immer vorbereitet sind und gute Qualität liefern – aber auch das Vertrauensverhältnis beeinträchtigen.

Zudem können Sie sogenannte Desktop-Audits durchführen. Die Überprüfung findet dann nicht vor Ort statt, sondern Sie prüfen lediglich relevante Unterlagen, Dokumente und Zertifizierungen.

2. Kriterien festlegen

Legen Sie im nächsten Schritt nun verbindliche Prüfkriterien fest, die Sie an Ihre Lieferanten kommunizieren. Die Kriterien sind unter anderem abhängig von der Branche und Ihren eigenen Ansprüchen. Es ist sinnvoll, einen einheitlichen Kriterienkatalog aufzusetzen, um Prüfungsergebnisse zu vergleichen.

Hier ein paar Beispiele für mögliche Kriterien:

• Termintreue: Wird termingerecht geliefert?
• Beschwerdemanagement: Wie wird mit Beschwerden umgegangen?
• Standortbedingungen: Wie steht es um die Infrastruktur und die Arbeitsbedingungen vor Ort im Betrieb?
• Informationssicherheit: Werden Daten sicher verarbeitet?
• Technische Ausstattung: Wie sind die Anlagen und Maschinen ausgestattet, wie steht es um die Wartungspläne?
• Produktionsplanung: Wie gut sind die Produktionsprozesse geplant?
• Mitarbeiterqualifikation: Wie kompetent und motiviert sind die Mitarbeitenden des Zulieferbetriebs?
• Nachhaltigkeit: Werden alle ökologischen Standards eingehalten?

3. Auditplan und Checklisten erstellen

Für die Vorbereitung des jeweiligen Audits tragen Sie alle relevanten Dokumente zusammen. Dazu zählen zum Beispiel entsprechende Verträge und andere schriftlich festgehaltene Anweisungen und Absprachen.

Danach erstellen Sie einen Auditplan, in dem Sie den genauen Ablauf, die einzelnen Prüfungsschritte und Schwerpunkte des Audits notieren. Wenn Sie beispielsweise vor allem die Anforderungen an den Arbeitsschutz oder den Logistik-Bereich überprüfen wollen, halten Sie das in diesem Schritt fest.

Außerdem verfassen Sie eine Auditcheckliste, Ihren Bewertungskatalog, mit allen wichtigen Fragen, denen Sie im Rahmen des Audits nachgehen möchten.

4. Einführungsgespräch führen

Bevor es mit dem eigentlichen Audit losgeht, sollten Sie sich Zeit für ein kurzes Einführungsgespräch mit dem jeweiligen Lieferanten nehmen. In diesem erklären Sie noch einmal genau, wie der Auditermin abläuft. Auch sollten Sie klarmachen, warum Sie die Prüfung durchführen und welchen Nutzen sie für beide Seiten hat. Nach dem Gespräch sollten alle Beteiligten bestens auf die folgende Auditierung vorbereitet sein.

5. Audit durchführen

Kurz gesagt erfassen Sie mit einem Lieferantenaudit den Ist-Zustand und gleichen diesen mit dem Soll-Zustand ab. Dafür arbeiten Sie Schritt für Schritt Ihre eingangs erstellte Auditcheckliste ab und prüfen die Lieferantenleistung anhand Ihrer Kriterien. Um Antworten auf Ihre Fragen zu bekommen, führen Sie zum Beispiel Befragungen durch, sichten relevante Unterlagen oder schreiben Ihre eigenen Beobachtungen auf.

Dokumentieren Sie alles, was Sie tun und feststellen. Notieren Sie vor allem jeden Mangel und jede Abweichung.

6. Auditbericht erstellen

Der Auditbericht ist sozusagen das Prüfungszeugnis. Darin halten Sie alle Ergebnisse aus Ihrer Auditprüfung fest und vergeben am Ende eine Note. Den Bewertungsschlüssel können Sie prinzipiell selbst gestalten, er sollte aber immer logisch, nachvollziehbar und einheitlich sein – nur so können Sie die Ergebnisse miteinander vergleichen.

Folgende Informationen sollte der Auditbericht enthalten:

• Allgemeine Informationen zur geprüften Firma
• Eckdaten zum Audittermin (Datum, Name des Auditors etc.)
• Prüfungsergebnisse mit Gesamtnote
• Detaillierte Beschreibung der festgestellten Abweichungen und Auffälligkeiten
• Idealerweise Nachweise der Mängel, z. B. durch Fotos
• Konkrete Verbesserungsvorschläge

7. Abschlussgespräch führen

Nach dem Audit setzen Sie sich noch einmal mit dem Lieferanten zusammen und besprechen die Prüfungsergebnisse. Das Gespräch sollte in erster Linie dazu dienen, die Verbesserungspotenziale zu eruieren und die weiteren Schritte festzulegen. So sollten Sie unter anderem verbindliche Fristen setzen, bis wann Ihr Lieferant die festgestellten Mängel zu beseitigen hat.

8. Maßnahmen entwickeln

Anschließend an den Absprachen aus dem Abschlussgespräch ist der Lieferant dazu angehalten, geeignete Maßnahmen zu entwickeln und in die Wege zu leiten, um seine Leistung zu optimieren. Bei Bedarf kann es sinnvoll sein, gemeinsam an einem Maßnahmenkatalog zu arbeiten und Prozesse aufeinander abzustimmen.

In diesem Schritt sollten Sie sich zudem fragen, welche Konsequenzen Sie aus den Prüfungsergebnissen ziehen. Sollten Sie auch in Ihrem eigenen Betrieb Abläufe anpassen, um die Zusammenarbeit mit dem Lieferanten zu verbessern? Sind die festgestellten Mängel so schwerwiegend, dass Sie sich nach einem neuen Lieferpartner umschauen sollten?

Beziehen Sie in Ihre Lieferantenbewertung auch immer mit ein, wie sich der Lieferant im Rahmen des Audits verhält, wie er auf das Prüfungsergebnis reagiert und inwiefern er dazu bereit ist, Mängel zu beseitigen und Prozesse zu optimieren.

Effiziente Lieferantenaudits mit ECM

Das Lieferantenaudit ist eine sehr dokumentenlastige Angelegenheit. Zum einen müssen Sie vor der Durchführung alle relevanten Informationen der Lieferanten zusammentragen. Zum anderen erstellen Sie während des Audits viele wichtige Dokumente, darunter Auditpläne, Checklisten, Berichte und Dokumentationen.

Um hier den Überblick zu behalten, sollten Sie eine professionelle Lösung für Enterprise Content Management (ECM) wie Doxis nutzen. Darüber können Sie alle Unterlagen zu Ihren Lieferanten digitalisieren und übersichtlich ablegen. Das System weist Ihre Dokumente automatisch der richtigen digitalen Lieferantenakte zu und archiviert sie revisionssicher.

Mit dem Doxis® iRoom® stellen wir Ihnen zudem eine smarte Ergänzung zur elektronischen Lieferantenakte bereit, die die Kollaboration mit Ihren Lieferanten auf ein neues Level hebt. Über den virtuellen Projektraum können Sie unkompliziert Dokumente austauschen sowie Deadlines und Absprachen managen. Teilen Sie zum Beispiel Ihre Lieferantenbewertungen und erhalten Sie eine Nachricht, wenn der Lieferant diese zur Kenntnis genommen hat. Oder bitten Sie Ihre Lieferanten darum, selbstständig Bildnachweise hochzuladen. Auch Zertifikate können Ihre Partner einfach einreichen – das System erinnert sie sogar automatisch an die Fristen.

Insgesamt sorgen Sie mit Doxis für mehr Transparenz und Effizienz bei Ihren Lieferantenaudits, beschleunigen Prozesse und können sich ganz darauf konzentrieren, die Ergebnisse aus dem Audit für die Weiterentwicklung Ihrer Lieferantenbeziehungen einzusetzen.

Häufig gestellte Fragen zum Lieferantenaudit