Immer mehr Prozesse lassen sich digitalisieren. Doch bevor Prozesse digitalisiert werden, müssen sie zunächst vereinfacht und somit optimiert werden. Was ganz einfach klingt, ist häufig die größte Herausforderung für Unternehmen, weiß Finance-Expertin Ute Schröder von dem Beratungsunternehmen C4B-Team. Woran hapert es und welche Voraussetzungen müssen in den Unternehmen geschaffen werden? Ute Schröder erläutert im Interview mit dem SERblog, welche Voraussetzungen die Digitalisierung von Prozessen benötigt.

Meiner Erfahrung nach liegt es vielfach an zu wenig Ressourcen und auch einem mangelndem digitalen Mindset. Digitalisierung heißt nicht immer Mammut Projekte. Manchmal geht es auch einfach darum, das letzte Fax abzuschaffen. Jede Tätigkeit müsste eigentlich kontinuierlich auf Digitalisierung und Automatisierung geprüft werden. Das erfordert einen kulturellen Wandel in den Unternehmen. Zudem müssen die nötigen Ressourcen bereitgestellt werden, um auch spannende Projekte umzusetzen. Zudem hakt es vielfach an den Prozessen. Das bestätigt auch die Studienlage, rund die Hälfte der Firmen hat ihre Daten und Prozesse noch nicht für die Digitalisierung fit gemacht. Schwachpunkte in den Prozessen finden sich in nahezu jedem Unternehmen. Wenn sie widersprüchliche Daten aus vielen Quellen haben, ist das schlecht, dann klappt auch die Automatisierung von Prozessen nicht. Für die digitale Transformation brauchen sie einheitliche Daten und standardisierte Prozesse. Doch die hat bisher nur ein kleiner Teil der Unternehmen. Die meisten sind noch bei der Umsetzung.

Die Automatisierung hat nur eine Chance, wenn Unternehmen Prozesse und Schnittstellen kennen – analog oder bereits digital. Jedoch ist es eine Mammutaufgabe, alle Prozesse, die beispielsweise im eigenen Rechnungswesen zur Anwendung kommen, zu analysieren und aussagefähige und transparente Prozessdokumentationen für alle relevanten Vorgänge zu erstellen. Das stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen.

Wir haben kürzlich in einem unserer Benchmarking Circle das Beispiel eines international tätigen Handelsunternehmens gehört. Auf dem Weg zu Digital Finance untersuchten sie zunächst den Prozess der Rechnungsprüfung. Der dreistufige Prozess von Rechnungseingang, -prüfung und -freigabe zeigte im gesamten Unternehmen bei rund 3 Millionen eingegangenen Rechnungen insgesamt 174.000 Varianten. 174.000 Varianten – wie will man das automatisieren? Aber es ist der erste, richtige und wichtige Schritt, denn zunächst müssen Arbeitsabläufe identifiziert, strukturiert und verständlich gemacht werden. Nur so lassen sie sich dann auch optimieren. Und auch die GoBD schreibt ja gesetzlich vor, Prozessbeschreibungen zu erstellen und aktuell zu halten.

Fallstricke liegen immer wieder bei den hausinternen Sonderlösungen und -wegen. Will man vermeiden, hier zu stolpern, so muss man seine Prozesse standardisieren. Erst dann lassen sich neue Technologien einsetzen. Einer der Finance-Experten, mit denen wir sehr eng bei C4B zusammenarbeiten, ist Denis Glowicki, CFO bei den Wicke-Werken. Er hat einmal sehr zutreffend das Schnittstellen-Dilemma beschrieben: Ab einer Unternehmensgröße von mehr als zehn Mitarbeitern wird es schwierig, alle anfallenden Arbeitsschritte zu kennen, jeder wird zu einem Experten in seinem Teilbereich, mit eingeschränktem Blick nach rechts und links. Schwierig wird es an dem Punkt, an dem man die vor- und nachgelagerten Prozesse seiner eigenen Tätigkeiten nicht mehr genau kennt. Sie werden dann einfach durchgeführt und häufig nicht mehr auf deren Nutzen hinterfragt. So kann keine Verbesserung und Optimierung mehr im Ablauf eintreten. Bei der Prozessdokumentation geht es auch darum, diese Schnittstellen zu identifizieren – und dann zu optimieren und das Wissen – was kommt vor und welcher Arbeitsschritt nach mir – zu teilen. Das war übrigens auch für viele Unternehmen eine der „Lessons Learned“ während der Pandemie: Prozesse müssen transparent und für alle MitarbeiterInnen nachvollziehbar sein, dann klappt es auch mit Remote Work besser.

Eine Aufgabe dieses Umfangs lässt sich in aller Regel nicht aus eigener Kraft stemmen. Es gibt viele Berater, die dabei ihre Unterstützung anbieten. Mein Geschäftspartner Dennis Cichowski und ich haben jedoch gemeinsam mit insgesamt vier weiteren Finance-Experten aus der Praxis einen anderen Ansatz gewählt und ein Tool zur Prozessdokumentation entwickelt, die C4B Manuals. Vorgefertigte Prozesse und vormodellierte Flow-Charts helfen, den unternehmenseigenen, individuellen Prozess quasi im Handumdrehen abbilden zu können. Auch ohne externe Berater und teure Beratungsleistungen. Dabei haben wir mit der hsp Software GmbH als Softwarehersteller gearbeitet.

Die einzelnen Schritte sind so aufgebaut, wie sie in den meisten Unternehmen vorkommen. Die Prozesse sind bereits hinterlegt und die Flow Charts vormodelliert! Nach Installation der Software kann direkt mit der bereits vorhandenen Prozessbeschreibung gearbeitet werden und einzelne Schritte können individuell angepasst werden. Bei unseren Best Practice-Prozessschritten finden sich auch viele Digitalisierungs- und Automatisierungstipps. Es handelt sich sozusagen um ein „Lebendes Dokument“. Sobald etwas in den Schritten angepasst wird, passt sich rechts das Flow Chart Diagramm der Live-Demo an. Zudem ist es kollaborativ, denn es können mehrere Personen darin arbeiten, Aufgaben verteilen, Dokumente hinterlegen und Risiken & IKS Kontrollen zuordnen. Damit bieten wir ein auf dem Markt einzigartiges Tool mit bereits vorgefertigten Prozessen, quasi eine Blaupause für alle Prozesse im Finance.