GoBD-konform mit Doxis

Im Rahmen einer Betriebsprüfung hat die Finanzverwaltung das Recht, Einsicht in elektronische Dokumente zu nehmen und die EDV des Unternehmens zur Prüfung bzw. Sichtung dieser Dokumente zu nutzen. Im Fall der elektronischen Belegarchivierung müssen Unternehmen dem Betriebsprüfer eine Einsichtnahme in die elektronischen Belege unmittelbar am Bildschirm über die betriebsinterne Hard- und Software gestatten. Dies gilt auch dann, wenn die Belege noch als Papieroriginale vorhanden sind.

Unternehmen sollten sicherstellen, dass alle Archivierungsobjekte mit einem eindeutigen Index versehen werden (z.B. Dokumenten ID, Dokumentenart, Belegnummer). Soweit eine Konvertierung z.B. in ein eigenes Inhouse-Format vorgenommen wird oder ein bereits elektronisch archiviertes Papierdokument weiterverarbeitet wird, sollten beide elektronischen Versionen archiviert, unter demselben Index verwaltet und die konvertierte Version als solche gekennzeichnet werden.

Unternehmen sollten das Archivierungsverfahren in einer Verfahrensdokumentation beschreiben, die u.a. im Rahmen der GoBD benannt wird. Sie muss für einen sachverständigen Dritten verständlich und in angemessener Zeit nachprüfbar sein sowie über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden. Änderungen der Verfahrensdokumentation müssen zudem nachvollziehbar sein.

Unternehmen dürfen aufbewahrungspflichtige Daten auch im Archivsystem aufbewahren. Voraussetzung: Das Archivsystem ermöglicht in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen der aufbewahrungspflichtigen Daten, als wären die Daten noch im Produktivsystem.

Die Unveränderbarkeit von Daten und Dokumenten lässt sich auf verschiedenen Wegen sicherstellen:

• Hardwareseitig (z.B. durch unveränderbare Datenträger)
• Softwareseitig (z.B. durch Sicherungen, automatische Protokollierung, Versionierung)
• Organisatorisch (z.B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten)