Zehnmal schnellerer Informationszugriff durch SAP-Archiv-Migration

 „Wir konnten unsere Zugriffsschnelligkeit auf Dokumente mit Doxis um den Faktor 10 verbessern!“, freut sich Manfred Wolf. Als Teamleiter SAP bei der Techniker Krankenkasse (TK) ist es sein Ziel, die IT-Infrastruktur auf dem neuesten Stand der Technik zu halten und dabei auch auf die Wirtschaftlichkeit zu achten.

Dass sich das auszahlt, zeigt die Resonanz der rund 10,8 Mio. Versicherten: Die TK ist nicht nur die größte Krankenversicherung Deutschlands, sondern wurde 2021 bereits zum 15. Mal in Folge von Focus Money als „Deutschlands beste Krankenkasse“ ausgezeichnet. Damit das auch in Zukunft so bleibt, setzt die TK auf regelmäßige Modernisierung ihrer IT-Landschaft, unter anderem bei der SAP-Archivierung.

Damit nicht nur für Versicherte das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt, optimiert die Techniker Krankenkasse ihre IT-Infrastruktur kontinuierlich. Mit Doxis archiviert sie Informationen aus SAP ab sofort wirtschaftlicher und beschleunigt den Zugriff darauf messbar. 

„Mit unserer IT-Strategie setzen wir schon seit vielen Jahren auf eine kontinuierliche Rundumerneuerung der gesamten Infrastruktur“, erklärt Manfred Wolf und ergänzt: „Bei der Betrachtung unserer Lösung zur SAP-Datenarchivierung wurde klar, dass unser Zwischenarchiv technisch nicht mehr zur Strategie passt und zudem sehr kostenintensiv ist. Da wollten wir natürlich frühzeitig handeln und eine neue Lösung suchen.“

Für die Archivierung setzt die TK seit einigen Jahren auf ein Storage-System von Dell. Hier werden dutzende Terabyte archiviert, z. B. Rechnungen, Verträge, Personalakten, Reisekostenabrechnungen u. a. Dokumente, die für das operative Verwaltungshandeln eine Rolle spielen, sowie nicht mehr aktiv genutzte aber aufbewahrungspflichtige Belege aus Subsystemen, um die Datenbanken zu entlasten.

Bei Daten aus SAP-Modulen wie HR, FiCo, MM und Insurance ist die Archivierung mit dem auf Grund der Preis-Performance-Relation strategisch gesetzten Storage-System jedoch nicht ohne Weiteres möglich, wie Manfred Wolf erläutert: „Eine direkte Koppelung ist technisch nicht machbar und wäre auch nicht sinnvoll. Wir nutzen hier ein Speicher-System, das zwar hochskalierbar ist, aber keine inhaltliche Erschließung umfasst. Um die Informationen dorthin zu archivieren und auch wieder darauf zuzugreifen, brauchen wir ein Brückensystem, das sowohl mit dem Storage-System integrierbar ist, als auch zertifizierte SAP-Schnittstellen aufweist. Außerdem soll damit ein Zugriff auf die archivierten Informationen möglich sein, der bei drei Megabyte nicht länger als drei Sekunden dauert.“

Mit genau diesen drei Top-Kriterien und weiteren funktionalen Anforderungen ging die TK in die Ausschreibung und entschied sich unter 15 Anbietern für Doxis von der SER Group. „Die SER Group hat in dieser Kombination einfach das beste Angebot abgegeben“, so Manfred Wolf. Mit der Lösung Doxis und dem Konnektor Doxis SmartBridge for SAP nutzt die TK nun genau die Brücke zwischen den Systemen, die sie gesucht hat. Bevor sie zum Einsatz kommen konnte, stand aber erst die Migration von 5 TB Daten aus dem alten Zwischen- und Speichersystem an.

Bei der Migration holte sich die TK Unterstützung durch den Migrationspartner HAVI Solutions, der bereits in vielen Projekten Erfahrung mit der Migration des eingesetzten Altsystems und mit Doxis gesammelt hat. „Wie exportieren wir Daten aus dem Altsystem? Wie bringen wir sie richtig nach Doxis und weisen nach, dass alles ordnungsgemäß vonstattengeht? Die Kenntnisse, die für eine solch umfangreiche Migration wie unsere nötig sind, hatten wir bei der TK nicht“, erinnert sich Manfred Wolf.

Durch die Hilfe von HAVI bei der Konzeption und der operativen Umsetzung war die Migration in kurzer Zeit abgeschlossen: Zwei Monate Konzept, zwei Monate für das Testing und sechs Wochen für die eigentliche Migration – fertig. „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben davon gar nichts mitbekommen, die Migration ging völlig störungsfrei über die Bühne“, erzählt TK-Projektleiter Dr. Carsten Flotow begeistert.

Werden neue Daten und Dokumente in den verschiedenen SAP-Modulen angelegt, übernimmt Doxis sie jetzt automatisiert, versieht sie mit Metadaten und gibt sie an das Storage-System weiter. Suchen Mitarbeitende nach den Informationen, finden sie diese über Doxis schnell wieder. „Doxis hat sämtliche Struktur-Informationen und stellt Daten und Belege darüber wieder in SAP bereit – und zwar zehnmal schneller als das Altsystem.

Damit können unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung noch geschmeidiger arbeiten. Diese Performance-Steigerung war auch bei der in den letzten Monaten erfolgten Einführung von Homeoffice von Vorteil“, berichtet Dr. Flotow und fügt hinzu: „Außerdem war uns wichtig, neben einer performanteren auch eine wirtschaftlichere Lösung einzuführen. Mit der deutlichen Steigerung der Kosteneffizienz durch Doxis sichern wir uns einen weiteren wichtigen Wettbewerbsvorteil und können diese Kosteneffizienz im Preis-Leistungs-Verhältnis an unsere Versicherten weitergeben.“

Ein weiterer wichtiger Grund für die Migration war das Thema Compliance. Mit Doxis erfüllt die TK die im SGB V für gesetzliche Krankenversicherungen geltenden Vorgaben sowie die Anforderungen an Revisionssicherheit und EU-DSGVO. Wer auf welche Informationen zugreifen darf, ist in Doxis genau geregelt und dokumentiert, Aufbewahrungsfristen lassen sich automatisiert steuern, ebenso wie das Löschen von Informationen.

„In unserem Altsystem war ein Löschen überhaupt nicht vorgesehen. Dafür hätten wir erst eine Investition tätigen und die Funktion aufwändig nachimplementieren müssen. Jetzt haben wir mit Doxis eine zukunftssichere Lösung, die einfach zu warten ist, unsere Compliance-Anforderungen erfüllt und rundum zu unserer IT-Strategie passt“, fasst Dr. Carsten Flotow zusammen.