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Was ist eine elektronische Signatur?
Eine elektronische Signatur, auch eSignatur, ist das elektronische Äquivalent zu einer handschriftlichen Unterschrift und dient der digitalen Unterzeichnung eines Dokumentes. Über eine Software wird die Signatur an ein digitales Dokument angebracht. Die Identität des Signaturerstellers sowie der Zeitpunkt der Unterschrift sind zweifelsfrei und rechtsgültig nachweisbar.
Die Entstehung elektronischer Signaturen
Die Digitalisierung verändert den Business-Alltag: Geschäftsbeziehungen zwischen Kunden, Partnern und Lieferanten sind durch digitale Kommunikation geprägt. Der Austausch elektronischer Verträge und Rechnungen gehört längst zur Regel.
Im Zweifelsfall müssen sie eine rechtliche Beweiskraft erfüllen wie handschriftlich unterschriebene Papierdokumente. Bereits 1997 wurde daher das Signaturgesetz (SigG) in Deutschland erlassen, um die Verwendung „elektronischer Unterschriften“ im digitalen Geschäftsverkehr und in den elektronischen Prozessen der öffentlichen Verwaltung zu ermöglichen. Durch die seit 2016 geltende eIDAS*-Verordnung wurden die Anforderungen an Lösungsanbieter, Produkte und Verfahren bei der Signaturerstellung für die EU-Mitgliedsstaaten neu definiert.
* Verordnung (EU) Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG, kurz eIDAS
Ziele der elektronischen Signatur: Integrität und Authentizität
Das Ziel einer elektronischen Signatur ist es, ihren Beweiswert langfristig zu erhalten. Werden digitale Dokumente z.B. langzeitarchiviert, müssen sowohl ihre Inhaltsdaten als auch die dazugehörigen Metadaten unverändert aufbewahrt werden. Nur dann bleibt die Integrität eines Dokuments gewahrt. Zusätzlich soll durch die elektronische Signatur die Authentizität, also die Identität des Erstellers des Dokuments, nachgewiesen werden.
Digitale vs. elektronische Signatur
Die Begriffe digitale und elektronische Signaturen werden häufig synonym verwendet. Die Begriffe unterschieden sich jedoch hinsichtlich Bedeutung und Funktionalität:
Digitale Signaturen
Der Begriff digitale Signatur bezeichnet das Verfahren, mit dem eine elektronische Signatur verschlüsselt wird. Die digitale Signatur ist ein rein technischer Begriff und nicht als Synonym zur elektronischen Signatur zu verstehen.
Elektronische Signaturen
Die elektronische Signatur ist dagegen ein rechtlicher Begriff. Gemäß der Signaturgesetze der EU-Mitgliedsstaaten sind elektronische Signaturen „Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind und die der Authentifizierung dienen.“
Mit der eIDAS-Verordnung existiert seit 2016 zusätzlich der Begriff elektronisches Siegel. Im Unterschied zur elektronischen Signatur wird das Siegel nicht natürlichen, sondern nur juristischen Personen, z.B. Institutionen, zugewiesen. Es dient lediglich als Herkunftsnachweis und ersetzt nicht die persönliche Unterschrift bzw. fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur.
Arten elektronischer Signaturen
Nachteile elektronischer Signaturen ohne ECM-System
Um digitalen Unterlagen die Beweiskraft einer unterschriebenen Urkunde zukommen zu lassen, sind qualifizierte elektronische Signaturen nach wie vor wirksam. Sie weisen jedoch Schwachstellen auf:
- Mit elektronischen Signaturen sind nur die Identität des Urhebers und eventuelle Veränderungen an den Dokumenten nachweisbar. Es besteht kein Veränderungsschutz.
- Jedes Dokument benötigt eine eigene Signatur. Für Massenprozesse entstehen so große Aufwände bzw. müssen zusätzlich spezielle Lösungen eingesetzt werden.
- Bei elektronischen Signaturen für gescannte Dokumente wird lediglich der Ersteller des Scans durch die elektronische Signatur erfasst. Der Urheber der Unterlagen ist nicht prüfbar.
Wann sind elektronischen Signaturen notwendig?
Mit Einführung des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 sind qualifizierte elektronische Signaturen nicht mehr zwingende Voraussetzung für elektronische Rechnungen. Sie können heute ohne elektronische Signatur verschickt werden.
Beim „Ersetzenden Scannen“ (TR-RESISCAN), dem Scannen mit anschließender Vernichtung der Papierdokumente, sind elektronische Signaturen nur in bestimmten Bereichen der öffentlichen Verwaltung und des Gesundheitswesens vorgeschrieben. Die allgemeine Wirtschaft ist davon nicht betroffen und kann zum Beispiel bei der Belegarchivierung ohne elektronische Signaturen scannen.
Wie werden qualifizierte elektronischer Signaturen erstellt und geprüft?
Elektronische Signaturen integrieren mit der SER Group
Doxis lässt sich leicht mit der eSignatur-Software integrieren, die Sie bereits nutzen. So können Sie z.B. Verträge oder andere Dokumente zentral in Doxis verwalten, abstimmen und direkt digital unterzeichnen. Über Standardschnittstellen binden Sie z.B. folgende eSignatur-Lösungen folgender Anbieter einfach ein:
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