DeutschLangzeitarchivierung: Kurz-Definition
Der Begriff Langzeitarchivierung beschreibt die Erschließung, Erhaltung sowie dauerhafte Aufbewahrung und Bereitstellung von Informationen.
Was versteht man unter Langzeitarchivierung?
Langzeitarchivierung umfasst alle Prozesse, um z.B. Dokumente, Akten, Bücher, Fotografien und Unterlagen von kulturellem, historischem, materiellem oder informellem Wert dauerhaft zu erhalten. Langzeitarchive finden sich unter anderem in Bibliotheken, Unternehmen und in der öffentlichen Verwaltung. Ihr Zweck ist es, das Archivgut nicht nur über Jahre/Jahrzehnte aufzubewahren, sondern es auch zu schützen, zu erhalten und bei Bedarf jederzeit verfügbar zu machen.
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Grundlagen der digitalen Langzeitarchivierung
Auswahlkriterien für eine Archivierungs-Software zur Langzeitarchivierung
Gerade bei der Archivierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente müssen Unternehmen gesetzliche Richtlinien wie z.B. vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen einhalten. Eine entsprechende Archivierungssoftware sollte deshalb zuvorderst konform mit geltendem Recht sein. Wichtige gesetzliche Vorschriften sind etwa GoBD, HGB, AO und BDSG. In § 257 HBG sind z.B. die Aufbewahrung von Unterlagen und Aufbewahrungsfristen für kaufmännische Unterlagen festgelegt. Dabei müssen Unternehmen sicherstellen, dass Dokumente und Daten je nach Vorgabe(n) über einen definierten Zeitraum unveränderbar digital aufbewahrt werden – mit Schutz vor Manipulation, Verlust und Diebstahl. Mit einer zertifizierten Archivierungs-Software, die Informationen revisionssicher archiviert, erfüllen Unternehmen diese Anforderungen. Hierbei sollten Unternehmen auch darauf achten, dass das Speichermedium entsprechend auf Sicherheit ausgelegt sein. Dafür bieten sich Festplatten-Speicher inklusiver einem Software-basierten WORM-Schreibschutz („write once read many“) an. Dieser verhindert, dass die auf Festplatten gespeicherten Daten nachträglich geändert oder gelöscht werden.
Auch funktional sollte die passende Archivierungs-Software für die Langzeitarchivierung einige Anforderungen erfüllen. Dabei sollten Unternehmen vor allem Wert darauf legen, dass die Archivierung in standardisierten Dateiformaten wie z.B. PDF/A-1 oder PDF/A2 erfolgt. Diese Formate sind weit verbreitet und ISO-genormt. Gilt ein Speichermedium durch Weiterentwicklungen oder neue Standards als überholt, ist es für die Archivierung nicht mehr geeignet. Die archivierten Informationen sollten dann auf neue Speichermedien migriert werden, um die Verfügbarkeit und somit den Informationserhalt sicherzustellen.
Erklärvideo Digital Workplace
Der Digital Workspace als Alternative zu chaotischen Dateiverzeichnissen
Erfahren Sie in unserem praktischen Erklärvideo, wie der Digital Workspace auch durch eine effektive Langzeitarchivierung chaotische Dateiverzeichnisse beseitigt.
Zertifizierte Revisionssicherheit
Besonders aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen können Unternehmen mit der IDW PS 880-zertifizierten Doxis iECM-Suite entsprechend gesetzlicher Anforderungen aufbewahren: die elektronische Archivierung jener Dokumente erfolgt gemäß den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) sowie AO und HGB entsprechend revisionssicher.
Mit Doxis können Unternehmen neben dem Originalbeleg langzeitsichere Ausführungen (Renditions) als TIFF, PDF, PDF/A-1 oder PDF/A-2 hinterlegen und auf unveränderbare Speichermedien (WORM-Speicher) ablegen. Workflows wie die automatisierte Verwaltung von Aufbewahrungsregeln und Löschfristen unterstützen sie zudem dabei, weitere gesetzliche Vorschriften im Kontext der Langzeitarchivierung zu erfüllen.
Die Vorteile: Langzeitarchivierung mit Doxis
- Langfristiges Sichern von Informationen (Dokumente, E-Mails, Belege, Rechnungen, technische Zeichnungen, Zertifikate, Fotografien, Videos u.v.m.)
- Unterstützung standardisierter Formate zur Langzeitarchivierung wie TIFF, PDF, PDF/A-1 oder PDF/A-2
- Schnelles Auffinden von (langzeit-)archivierten Informationen mittels Recherchemöglichkeiten über den kompletten Datenbestand
- Zertifizierte Revisionssicherheit (IDW PS 880- und GoBD-zertifiziert)
- Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z.B. Aufbewahrungs- und Löschfristen)
- Sichere Datenspeicherung (WORM-Speicher, Zugriffsschutzmechanismen, Berechtigungskonzepte)
- Lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Abläufe durch Audit Trail (Wer hat wann welche Dokumente eingesehen und Änderungen vorgenommen?)
- Anbindung aller marktgängigen Speichersysteme wie z.B. NetApp SnapLock, EMC VNX FLR, Centera und ISILON, IBM TSM, Hitachi HCP, HP ICAS uvm.
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