Mauern einreißen, Grenzen überwinden … mit Enterprise Search

Gerade in Zeiten von Covid-19 und Remote Work werden Datensilos und Systemgrenzen für alle Anwender sichtbarer, da immer mehr die ortsunabhängige Informationsbereitstellung und -verfügbarkeit für alle Mitarbeiter in den Fokus rückt. Zugriffe auf Systeme, Daten und Dokumente sind plötzlich nicht mehr so einfach möglich. Wichtige Papierdokumente, die Vertragsinhalte oder Zeichnungen des letzten Bauprojektes oder die neuesten Kunden­anfragen sind nicht mehr erreichbar. Oft darf auf wichtige Systeme von extern nicht zugegriffen werden oder es fehlen schlichtweg Zugänge, um an alle notwendigen Informationen zu kommen. Es ist genau die richtige Zeit, mit der Einrichtung einer Enterprise Search, also der zentralen, systemübergreifenden und unternehmensweiten Suche, zu beginnen.

Diese Umstände sind häufig schon vor der Corona-Zeit sichtbar gewesen. Allerdings treten sie nun erst richtig in Erscheinung. Oft half der kurze Weg ins Nachbarbüro, der Anruf beim Kollegen oder der Kollegin und manchmal auch einfach die lange und aufwendige Suche in E-Mails, im Explorer, in SharePoint oder dem ERP-System. Wer nur lange genug sucht, wird auch in irgendeinem Topf fündig werden. Der Ruf nach Enterprise Search wird lauter.

Nun wird bereits seit Monaten anders gearbeitet. Die Tagesabläufe haben sich durch Remote Work, Kinderbetreuung oder Kurzarbeit gänzlich geändert. An Stelle der gewohnten Arbeitsweise treten oftmals diverse Missstände deutlich hervor.

Durch die natürliche Verteilung der Informationen in unterschiedlichsten Töpfen, muss sich jeder Einzelne neu organisieren. Umso häufiger treffen wir als SER Group in den letzten Monaten auf die Anforderung, ein zentrales System für die Bereitstellung aller Informationen zu schaffen. So entstehen aktuell trotz der bewegten Zeiten ganz neue Projekte, auch wenn die Technologie dafür schon vor der Corona-Zeit verfügbar war.

Einige Beispiele, an denen Sie erkennen können, dass eine einheitliche Informationsplattform in der täglichen Arbeit helfen kann, haben wir hier für Sie aufgelistet:

• Sie müssen Dokumente in mehr als einem System oder Bereich suchen, um einen Geschäftsvorfall nachvollziehen zu können.
• Papierdokumente sind nicht digital verfügbar. Der Posteingang wird nicht digital verteilt. Zusammenhänge zwischen Papierdokumenten und digitalen Dokumenten gibt es aufgrund des Medienbruchs überhaupt nicht.
• Für die Suche nach Dokumenten müssen Sie Suchbegriffe mehrfach eingeben.
• Wenn Sie in einem System einen Geschäftsvorfall geöffnet haben, können Sie nicht auf ein zentrales System mit weiteren Inhalten abspringen.
• Dokumente und Aufgaben werden per E-Mail verteilt.

Die Möglichkeit, Inhalte, Dokumente und Daten zentral aus unterschiedlichen Quellen aufzunehmen, gibt es schon seit Längerem. Gerade ein ECM-System ist hierfür ideal, da es in der Regel diverse Schnittstellen und Technologien bietet, diese Daten aufzunehmen, zu konsolidieren und Zusammenhänge neu darzustellen.

Aber auch hierbei unterscheiden sich viele Systeme in den Möglichkeiten. Oftmals stehen diese Möglichkeiten nur dann zur Verfügung, wenn die Inhalte an das System übergeben werden. Das bedeutet, dass man entweder zusätzliche Redundanzen aufbaut und die Inhalte n-fach speichert, oder sie ausschließlich im jeweiligen ECM speichern kann. Dabei trennt sich genau hier die Spreu vom Weizen.

Nehmen wir ein Beispiel aus den Anforderungen eines meiner Interessenten in Baden-Württemberg: Dort werden verschiedene Bauprojekte geplant und durchgeführt. Diverse Dokumente seiner Lieferanten liegen im ERP-System, wie Anfragen und Angebote. Daneben gibt es für jedes Projekt eine eigene SharePoint-Seite mit weiteren Dokumenten wie dem Projektplan und den Teammitgliedern, sowie einen eigenen Ordner auf dem zentralen Dateiserver. Somit werden die Dokumente und deren Daten an drei unterschiedlichen Orten gespeichert.

Diese verteilte Speicherung kann durch ein ECM-System abgelöst werden, indem alle Dokumente übernommen werden. Doxis bietet ergänzend die Möglichkeit, alle diese Dokumente an ihrem ursprünglichen Ort zu belassen, damit Ihre Anwender auf den bekannten Systemen arbeiten können. Gleichzeitig stehen sie jedoch in Doxis als sogenannte „verlinkte Objekte“ zur Verfügung und können durch berechtigte Anwender ebenfalls gefunden werden.

Entscheidend ist, dass alle zugehörigen Metadaten dieser Dokumente ebenfalls nach Doxis übernommen werden. Denn danach kann gezielt gesucht werden und es lassen sich neue Zusammenhänge bilden. Wenn bspw. die Projektnummer bekannt ist, kann eine Projektakte oder Auftragsakte gebildet werden. Diese Akten stellen dann wiederum den Zusammenhang für Dokumente, Dateien, Workflows oder andere verknüpfte Akten dar. Sie navigieren damit nicht im einzelnen Geschäftsvorfall, sondern „surfen“ gezielt von einem Fall zum nächsten, vom Auftrag zum Kunden, zum Vertrag und zurück.

Als Suche bietet sich eine Kombination aus Metadaten- und Volltextsuche an. Denn Doxis kann Dokumente in den Volltext aufnehmen, die gar nicht in einem Doxis-eigenen Speicher vorhanden sind. So finden Sie alleine schon alle Dokumente, die eine Projektnummer beinhalten, unabhängig davon, ob diese im richtigen Dateisystem-Ordner liegen oder nicht. Doxis muss sie nur kennen und indiziert haben. Daraus ergibt sich eine zentrale Suche für die Anwender – unabhängig vom Ursprung des Dokuments. Wer weiter denkt, kann diese Informationen durch Drittsysteme wie CAD, ERP, CRM, weitere Quellen mit Maschinendaten usw. noch anreichern und ergänzen.

Sobald diese Dokumente in Doxis bekannt sind, können Sie sie auch fast so verwenden, wie alle anderen Dokumente. Sie verlinken sie in Akten, nutzen sie für Wiedervorlagen oder Workflows, bilden ganz neue, übergreifende Zusammenhänge für Ihre Anwender, bei denen die jeweilige Quelle der Inhalte nur noch eine untergeordnete Rolle spielt. Die Bauprojektakte des Kunden wurde so mit allen Informationen ergänzt, die für die Planung und Durchführung des Projektes wichtig sind. Nach und nach werden nun auch Dokumente vom Dateiserver in Richtung Doxis überführt, um gerade die häufig „beliebten“ Dateisystemstrukturen abzulösen.

Durch diese umfassenden und insbesondere übergreifenden Suchmöglichkeiten hat unser Interessent, der mittlerweile Kunde geworden ist, die Basis für die Enterprise Search geschaffen. Also die unternehmensweite, zentrale Suche nach Inhalten und Dokumenten aller Art. So kann er vielen Mitarbeitern den zentralen Zugriff auf Informationen von zuhause aus und im Unternehmen bieten und schafft damit eine moderne Arbeitsumgebung, in der die Inhalte zu seinen Projekten zusammenhängend verfügbar sind, in eine einheitliche Struktur gebracht werden und zusätzlich auch die Anforderungen an die Compliance eingehalten werden.