Der digitale Purchase-to-Pay-Prozess

Die vereinfachte Darstellung des Purchase-to-Pay-Prozesses täuscht einen simplen Prozess vor. In der Realität sehen sich Industrieunternehmen mit einem riesigen Netzwerk an Lieferanten, hunderten Bestellungen im Monat und täglich eingehenden Bestellung an unterschiedlichen, internationalen Standorten konfrontiert. 

Viele dieser Herausforderungen sind auf fehlende aktuelle Informationen, eine überwiegend manuelle Bearbeitung sowie auf unvollständige und ungenutzte Informationen im gesamten P2P-Prozess zurückzuführen ebenso wie auf die isolierte Arbeitsweise der einzelnen Abteilungen, die am Purchase-to-Pay-Prozess beteiligt sind (Beschaffung, Produktion, Kreditorenbuchhaltung). Dies kann letztlich zu riskanten Informationslücken im Unternehmen führen.

Erfahrene Fachkräfte werden für das Beschaffungs- und Ressourcenmanagement nicht nur hochgeschätzt, sie sind auch immer schwieriger zu finden. Gleichzeitig strebt das Unternehmen Wachstum an. Der Purchase-to-Pay-Prozess muss also effizienter aber gleichzeitig mit weniger Personal zu bewältigen sein.

Ein unzureichendes Lieferantenmanagement und fehlende Lieferantenaudits gefährden die Lieferkette. Das beginnt schon bei langwierigen Verhandlungen der Lieferantenverträge geht über Lieferantenausfälle durch Zahlungsrückstände bis hin zu mangelnder Qualität oder Verletzungen des Lieferkettengesetzes. Die Herausforderung besteht darin, die Beziehungen zu den Lieferanten zu verbessern und Risiken vorzubeugen. 

Probleme werden oft erst dann erkannt, wenn sie auftreten. Entlang des Purchase-to-Pay-Prozesses fehlt ein transparenter Überblick, beispielsweise über Status der Bestellprozesse und erwartete Lieferungen. Dagegen ermöglicht Transparenz im P2P-Prozess ein besseres Risikomanagement, einfachere Eskalationsworkflows und schnelleres Eingreifen etwa bei Lieferverzögerungen. 

Die Einführung eines digitalen Purchase-to-Pay-Prozesses über mehrere Abteilungen und Anwendungen hinweg ist ein Mammutprojekt. Durch diese Einstellung scheitern schon viele Unternehmen vor der Einführung. Dabei muss es gar nicht kompliziert sein. 

Doxis Fast Starter für eine schnelle Einführung mit standardisierten Prozessen

In diesem Video demonstrieren wir Ihnen, wie Sie in sekundenschnelle den Doxis Arbeitsbereich für Beschaffungsakten und Lieferantenakten in Ihre Doxis Intelligent Content Automation Plattform importieren. Beide Akten sind Teil des Fast Starters Doxis Purchase Order Workspace. Im Anschluss zeigen wir Ihnen, wie Sie mit der Beschaffungsakte und Lieferantenakte sehr schnell, einfach und unkompliziert z.B. per Drag & Drop Funktionalität arbeiten können. Der letzte Teil des Videos demonstriert Ihnen, wie Sie schnell und einfach die Lieferantenakte an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.