Mit zertifiziertem ECM Compliance-Risiken im Homeoffice vorbeugen

Immer mehr Compliance-Beauftragte sehen, dass ihr Unternehmen seit COVID-19 und dem Anstieg hybrider Arbeitsmodelle höheren Compliance-Risiken ausgesetzt sind. Bei der schnellen Umstellung auf mobiles Arbeiten stand das Aufrechterhalten des Geschäftsbetriebs im Vordergrund, Revisionssicherheit und andere Compliance-Anforderungen waren oft zweitrangig. Nachdem sich die „neue Normalität“ etabliert hat, rücken die Compliance-Lücken nun verstärkt in den Fokus. Eine zertifizierte ECM-Lösung hilft dabei, das Prozess- und Informationsmanagement Compliance-konform umzusetzen und Verstöße beim revisionssicheren Archivieren zu vermeiden.

Die Deloitte Studie „The Future of Compliance 2020“ spiegelt es wider: 38 % der Compliance-Verantwortlichen schätzen, dass sich in den letzten Monaten durch Remote Work ihre Compliance-Risiken erhöht haben und sind sich der Compliance-Lücken bewusst. 80 % der Befragten stimmen zu, dass die Digitalisierung zur Erfüllung von Compliance-Aufgaben notwendig ist und 60 % sehen hier einen großen Nachholbedarf. 78 % erkennen die Chance, ihre Compliance-Prozesse digital auszubauen und 51 % sind davon überzeugt, dass es effizienteres Arbeiten ermöglicht.

„Unternehmen benötigen für diese Herausforderungen eine Compliance-konforme Lösung, die Dokumente, Daten und Prozesse ortsunabhängig verfügbar macht, sie sichert, schützt, und revisionssicher archiviert. Zudem sollten das sachgemäße Funktionieren und die Sicherheit der Lösung nachweisbar sein. Ein solcher Nachweis ist die Zertifizierung nach IDW PS 880, einem strengen Prüfstandard des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland (IDW). Er prüft nicht nur Softwareprodukte, sondern auch deren Entwicklungsprozesse. Dieses Zertifikat ist eine gute Orientierung für Unternehmen bei der Auswahl einer Lösung“, erklärt Dr. Gregor Joeris, CTO der SER Group.

Leitfaden für Revisionssicherheit

Sie wollen beim Thema Revisionssicherheit kein Risiko eingehen? Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie Ihr Archiv dafür technisch, konzeptionell und organisatorisch korrekt umsetzen.

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Hybrides Arbeiten legt Compliance-Risiken offen

Compliance-konformes Dokumentenmanagement wurde krisenbedingt oft zweitrangig beim Einrichten mobiler Arbeitsplätze behandelt, wichtig war zuerst einmal überhaupt die Arbeit aus dem Homeoffice und den Zugriff auf (digitale) Informationen zu ermöglichen. Jetzt, wo sich eine gewisse Normalität eingestellt hat, nehmen sich Compliance-Verantwortliche des Themas verstärkt an, um die Digitalisierung voranzutreiben und Risiken zu verringern, indem sie Compliance-Lücken schließen.

Um auf Dokumente und Daten zugreifen und Vorgänge bearbeiten zu können, nahmen Mitarbeiter*innen Dokumente als Kopien mit nach Hause und verschickten sie per E-Mail. Zahlreiche aus Compliance-Sicht unzureichende Collaboration-Tools führten zu einem wahren Informationschaos. „Mit solchen Workarounds lässt sich zwar der Geschäftsbetrieb weiterführen, aber keine GoBD-konforme Archivierung sicherstellen. Nach dem Einzug der neuen Normalität müssen Unternehmen sich jetzt ihren Compliance-Aufgaben zuwenden, die Anfangsfehler beseitigen und ihre Digitalisierung vorantreiben“, fährt Gregor Joeris fort.

Compliance-Lücken mit ECM schließen

Hey Doxi, wie lassen sich Compliance-Lücken mit ECM schließen?

Dabei hilft Doxis. Die ECM-Lösung schafft als Single Source of Truth genau die Voraussetzung dafür, indem sie Informationen wie Dokumente, Daten und Prozesse ortsunabhängig verfügbar macht und übergreifend schützt. Sie protokolliert alle Zugriffe, Freigaben, Änderungen an Dokumenten und auch Löschvorgänge. Doxis digitalisiert den relevanten Belegfluss durchgehend GoBD-konform, archiviert ihn revisionssicher und weist mit dem IDW PS880-Zertifikat das Einhalten gesetzlicher Vorgaben nach.

Dr. Gregor Joeris, CTO der SER Group ergänzt: „Unternehmen wissen dadurch, dass das System, das sie einsetzen, auch wirklich erfüllt, was es verspricht und dass es für die elektronische Archivierung geeignet ist. So können Unternehmen sicher sein, dass ein von ihnen gewähltes revisionssicheres Archivsystem den hohen Anforderungen an GoBD, aber auch an IT- und Datensicherheit jederzeit standhält. Die SER Group verfügt über zahlreiche Zertifizierungen für internationale, nationale sowie branchenspezifische Anforderungen, die regelmäßig überprüft und erneuert werden. So wurde unser ECM-System Doxis auch erst vor kurzem nach IDW PS 880 rezertifiziert.“

Mit einer zertifizierten ECM-Lösung wie Doxis können Unternehmen ihre Dokumente und Prozesse digitalisieren und automatisieren, um regulatorische Vorgaben mit weniger Aufwand einzuhalten und die Produktivität zu steigern. So schaffen sie die Basis für eine GoBD-konforme und Archivierung.

Zur IDW PS 880-Zertifizierung

Die renommierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte erbringt Dienstleistungen in den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Risk Advisory, Steuerberatung, Financial Advisory und Consulting für Unternehmen und Institutionen aus allen Wirtschaftszweigen. Das weltweite Netzwerk erfasst Mitgliedsgesellschaften in mehr als 150 Ländern. Im Prüfbericht belegt Deloitte „dass Doxis bei sachgerechter Anwendung eine den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechende Verwaltung und Aufbewahrung von rechnungslegungsrelevanten Dokumenten und Daten ermöglicht.“ Die Verantwortung der Einhaltung der Grundsätze bleibt bei den Unternehmen.

Das IDW PS 880-Zertifikat für Doxis können Sie hier anfordern.