Was ist Dokumentenmanagement?

Digitales Dokumentenmanagement beginnt bei dem digitalen Posteingang und endet mit der automatisierten Löschung nach Aufbewahrungsfrist. Dazwischen sorgt es für effiziente und intelligente Prozesse rund um ein digitales Dokument entlang des Dokumenten-Lebenszykluses.

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Dokumentenmanagement einfach erklärt

Wir möchten Ihnen nicht nur die Bedeutung von Dokumentenmanagement nahebringen, sondern auch seinen Wert. Denn mit dem Wachstum Ihres Unternehmens steigt auch die Anzahl der Dokumente, die Sie erfassen, bearbeiten, ablegen und archivieren müssen. Es ist an der Zeit, diese dokumentengesteuerten Prozesse zu optimieren und sich von chaotischen Dateiverzeichnissen zu verabschieden.

Die Dokumentenverwaltung ist für die Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe unerlässlich: Es geht dabei um die Handhabung, Organisation, Speicherung und Sicherung von Dokumenten. Es ermöglicht Ihnen eine effektivere Zusammenarbeit mit internen und externen Parteien, indem Sie Dokumente austauschen und gemeinsam bearbeiten, ohne Kopien anfertigen zu müssen. Sie ermöglicht es Ihnen, Fristen einzuhalten, zu verwalten und nachzuverfolgen. Schließlich müssen Sie wissen, wer was tut, wann er es tut (oder wann er es getan hat) und wer noch beteiligt oder betroffen ist.

Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass Sie nichts doppelt machen, es fördert die Verantwortlichkeit und gibt Ihnen ein Gefühl für die Unmengen von Dokumenten, die täglich Ihre Geschäftsprozesse durchlaufen. Klingt nach viel Arbeit? Wenn es ineffizient gemacht wird, kann es das auch sein. Zum Glück gibt es eine Lösung.

Dokumentenmanagement als Teil eines intelligenten ECM-Systems

Effektives Dokumentenmanagement ist mit den heutigen zukunftsorientierten ECM-Systemen ein Kinderspiel. Die meisten Unternehmen erfassen, steuern, speichern und archivieren ihre Dokumente mit Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) - auch bekannt als moderne Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM).

Vorteile von digitalem Dokumentenmanagement

Möchten Sie mehr über die Vorteile von digitalem Dokumentenmanagement erfahren? Im Folgenden haben wir einige Vorteile des Dokumentenmanagements erläutert:

Größere Kapazität zur Bereitstellung von Informationen

Selbst bei riesigen Dokumentenbeständen und Bergen von Dokumenten, die bearbeitet werden müssen, kann die leistungsstarke Enterprise Search Funktion eines Dokumentenmanagement-Systems die benötigten Informationen schnell auffinden und abrufen. Das Ergebnis: Die Mitarbeiter finden in Sekundenschnelle, was sie suchen und können Kundenanfragen fundiert beantworten - was wiederum die Kundenzufriedenheit steigert.

Keine ungeprüften Kopien im Umlauf

Durch den Einsatz eines modernen Dokumentenmanagement-Tools entfällt die Notwendigkeit doppelter Dokumentenversionen, z. B. mehrere Kopien in verschiedenen Abteilungen. Bei der Erstellung ist jedes Dokument im ECM-System verfügbar und kann direkt von allen anderen Mitgliedern des Projektteams mit den entsprechenden Zugriffsrechten eingesehen werden - die Weiterleitung von Dokumenten über die interne Post oder E-Mail entfällt.

Rechtskonform bleiben

Mit einem DMS ist es ein Kinderspiel, gesetzliche Vorgaben wie dokumenten- und branchenspezifische Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Zertifizierte DMS-Software von einem renommierten Anbieter gewährleistet die vollständige Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.

Raum für gemeinschaftliches Arbeiten

Mit einer DMS-Plattform können mehrere Personen und Abteilungen an verschiedenen Standorten und sogar in verschiedenen Ländern gleichzeitig Dokumente verwalten, anzeigen und bearbeiten. Die Zusammenarbeit ist einfach, da die Projektteams immer die richtigen Dokumente zur Hand haben und auf dem neuesten Stand sind.

Prozessautomatisierung

DMS-Lösungen sind in der Lage, routinemäßige Verwaltungsschritte zu automatisieren, wie z. B. die Weiterleitung von Dokumenten oder die Ablage von Dokumenten nach der Erstellung. Rechnungsbearbeitung und Posteingangsbearbeitung sind nur zwei Beispiele.

Was ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS)?

Damit ist die Dokumentenverwaltung geregelt, aber was ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS)? Die Bedeutung dieses Konzepts ergibt sich schon aus seinem Namen: Es handelt sich um ein System, mit dem Sie die gesamte Dokumentation Ihres Unternehmens im weitesten Sinne verwalten.

Diese Systeme ermöglichen es Ihnen, Ihre Dokumente nach bestimmten Inhalten zu durchsuchen, sie automatisch abzulegen, sie in anderer Software (z. B. Microsoft Office und Outlook) zu bearbeiten und Dokumente zu kommentieren, ohne das Original zu verändern. Dokumentenmanagement-Lösungen verfolgen sogar die Änderungen an Ihren Dokumenten, sodass Sie immer die aktuellste Version prüfen und bei Bedarf auf ältere Versionen zurückgreifen können - Versionierung genannt.

Darüber hinaus sorgt das digitale Dokumentenmanagement für eine Strukturierung des Dokumenten-Systems in Ihrem Unternehmen, wodurch es viel einfacher wird, Dokumente in ihrem spezifischen Geschäftskontext zu vergleichen und sie nach Bedarf zu überprüfen und zu bearbeiten.

Erklärvideo: Was ist Dokumentenmanagement?

In unserem Video sehen Sie ein Beispiel für eine Software für Dokumentenverwaltung und erfahren, wie der digitale Arbeitsbereich Ihnen dabei hilft, sich von chaotischen Dateiverzeichnissen zu verabschieden und sich für ECM und eine ordnungsgemäße Dokumentenverwaltung zu entscheiden.

Dokumentenmanagement mit Doxis

Schon bei der Erstellung von Dokumenten sehen und spüren die Anwender die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements mit dem modernen Doxis ECM-System. Daten und Dokumente lassen sich direkt aus Microsoft Office-Anwendungen heraus suchen. Und da in Doxis alles formatunabhängig abgelegt wird, können Mitarbeiter nicht nur revisionssichere Formate (PDF, TIFF etc.) und MS-Office-Dateien (Word, Excel etc.) ablegen, sondern diese Formate auch als Basis für die Erstellung neuer Dokumente und die Dokumentenablage in Doxis nutzen. Interessiert? Weitere Informationen zu Doxis finden Sie auf der entsprechenden Seite zur DMS-Lösung.

Modernes Dokumentenmanagement in großen Unternehmen

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