Dokumentenmanagement in der Raiffeisen Bank International

„Banking ist noch nie so spannend gewesen wie heute: Die Themen Künstliche Intelligenz und Archivierung rücken ins Rampenlicht und verändern die Branche“, so Wolfgang Rachbauer, Operations Lead Lending bei der Raiffeisen Bank International AG (RBI), die mit Doxis auf ein intelligentes Dokumenten- und Prozessmanagement setzt.

Unser Ziel bei der RBI war die Einführung einer „Single Source of Truth“ für die Archivierung von kundenrelevanten Dokumenten. Dafür suchten wir ein Dokumentenmanagement-System (DMS). Damit sollen alle Informationen aus verschiedenen Quellen gebündelt vorliegen. Gleichzeitig ist das einheitliche, digitale Informationsmanagement die Basis, um Compliance-Anforderungen wie das Einhalten von Aufbewahrungsfristen und den Datenschutz nach EU-DSGVO zu erfüllen.

Wir müssen Workflows digital abbilden und schnelle, digitale End-to-End-Prozesse schaffen. Mit Doxis hat die RBI nun ein System in Betrieb, das Dokumenten- und Prozessmanagement vereint. Damit ist es in der Konzernzentrale der RBI erstmals gelungen, eine innovative, zentrale und zukunftsfähige Lösung im Dokumentenmanagement einzusetzen.

Die Einführung des DMS koordinierten verschiedene Spezialisten aus den Bereichen Projektmanagement, IT, Kreditbereich und Abwicklung gemeinsam mit den Verantwortlichen der SER Group. Die Vorgehensweise im Projekt orientierte sich an der Agilen Softwareentwicklung, einer für dieses Vorhaben sehr gut einsetzbaren Methodik des effizienten Projektmanagements. Neben der Definition von praktischen Aufgabenstellungen und der Beschreibung der Funktionalitäten begann die Konfiguration der Anwendung. Nach einigen Monaten wurden die ersten Prototypen für eine begrenzte Anzahl von Anwendern zum Testen freigegeben.

Einige Wochen vor dem geplanten Einsatztermin begannen die Migrationsarbeiten, d.h. die Überführung einer großen Anzahl von Dokumenten (Kreditverträge, Sicherheitenverträge, Unterschriftsprobenblätter, Ausweiskopien, etc.) von lokalen Speicherplätzen oder Gemeinschaftslaufwerken in das neue DMS. Ziel war es, am sogenannten „GO-LIVE“ alle diese Dokumente den Anwendern bereits im neuen System verfügbar zu machen, sodass die Bereiche, die von diesem Projekt in der ersten Phase betroffen waren, bereits von Beginn an ihre Dokumente in der neuen Anwendung verfügbar hatten.

Durch einen sehr genauen Schulungsplan wurde sichergestellt, dass alle Anwender in den Wochen vor dem konkreten Einsatz des neuen Systems mit diesem vertraut gemacht wurden. Erklärvideos, FAQ-Unterlagen und Online-Trainings ergänzten das Schulungskonzept.

Die wesentlichen Verbesserungen durch das neue System können wie folgt zusammengefasst werden:

Hierunter versteht man die Sicherheit, dass alle Versionen von Dokumenten, die während der Verhandlungen mit Kunden entworfen werden, nicht nur elektronisch abgelegt werden, sondern eine Revision auch im Nachhinein eindeutig ersehen kann, wer an dem Vertrag gearbeitet hat, welche Änderungen oder Ergänzungen vorgenommen wurden und wann diese Versionen erstellt wurden.

Viele Dokumente aus diversen (physischen und elektronischen) Archiven konnten in elektronischer Form im Dokumentenmanagement-System gespeichert werden. Dadurch gelang es, Platz einzusparen und dezentrale Laufwerke stillzulegen.

Im Zuge des Projektes wurden umfangreiche Maßnahmen zur Erhöhung der Datenqualität getätigt: Dokumente erhielten sogenannte Metadaten, anhand derer diverse Zusatzinformationen bei den jeweiligen Dokumenten mitabgespeichert wurden. Viele Dokumente wurden neu klassifiziert und in sogenannte Dokumententypen unterteilt, was wiederum die Suche erleichtert. Viele Dokumente wurden überdies neu gescannt und in mehreren Formaten neu gespeichert.

Das Konzept, eine einzige Version in der gesamten Bank zu haben, die von allen als das letztendlich gültige Dokument bezeichnet werden kann, erscheint zunächst trivial. Wenn man aber bedenkt, wie viele Entwürfe eines Dokumentes zwischen den involvierten Abteilungen (Rechtsabteilung, Compliance, Vertragsdokumentation, Vertragsabwicklung, etc.) hin- und her geschickt werden und wie viele Versionen sich diese Parteien auf ihren lokalen Laufwerken oder im persönlichen Mailsystem ablegen, dann kann man sich vorstellen, wie wichtig ein „Single-Point-of-Truth“-Mechanismus ist. Jedes Dokument hat nunmehr einen genauen Speicherplatz, auf dem dieses Dokument in der letztgültigen Version liegt, und einen sogenannten Eigentümer (eine Person oder eine Abteilung). Keinem Mitarbeiter ist es mehr gestattet, Dokumente auf lokalen Laufwerken abzulegen, sondern alles ist in der neuen Anwendung zu speichern.

Das neue System der Dokumentverwaltung kann auch sehr komplexe Zugriffsberechtigungen verwalten. So können zum Beispiel „Chinese Walls“-Vorgaben innerhalb von verschiedenen Abteilungen in der Bank oder unterschiedliche Lese- und Schreibberechtigungen umgesetzt werden. Das allgegenwärtige „Need-to-Know“-Prinzip der neuen Datenschutzgrundverordnung ist ebenfalls ein wichtiger Aspekt des Dokumentenmanagements.

Durch die Verarbeitung der Dokumente in einem OCR-fähigen Format (Optical Character Recognition) ist es möglich, über alle Dokumente im Rahmen einer Volltextsuche nach bestimmten Wörtern oder Satzteilen zu suchen.

Für die Fragen der Anwender, für Berechtigungsvergaben und vor allem für die umfassende Verbreitung der Anwendung auf alle entsprechenden Abteilungen in der RBI wurde ein mehrköpfiges Kompetenzzentrum innerhalb der Bank eingerichtet. Hier wird auch sichergestellt, dass neue Abläufe und Prozesse von der Anwendung optimal unterstützt werden und dass weitere Effizienzpotentiale ausgeschöpft werden können.

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt: Das neue Dokumentenmanagement-System kann erstaunlich viele Prozesse unterstützen. Es werden laufend neue Use Cases in der RBI analysiert. Denkbar sind hierbei Kreditantrags-, Kreditfreigabe- oder Vertragserstellungsprozesse – alles unter dem Gesichtspunkt, die Prozesse end-to-end zu digitalisieren und damit effizienter zu gestalten.

Als nächster wichtiger Schritt wird der Einsatz Künstlicher Intelligenz im Rahmen der Kreditvertragsverwaltung analysiert. Dabei geht es nicht nur um die effiziente und sichere Erstellung von Kreditverträgen, sondern auch um das rasche Auffinden von Vertragsinhalten jenseits von OCR-Suchen. Das Anspruchsniveau ist der Einsatz von sogenanntem „Natural Language Processing“ in der Dokumentengestaltung und -verwaltung, also nicht weniger als „reading a loan agreement like a human being“.