Gefahrlos aus dem Content-Dschungel: So migrieren Sie schrittweise

Hier ein Archiv im Rechnungswesen, da ein DMS in der Personalabteilung und viele unterschiedliche Fileverzeichnisse und Workflow-Software verteilt über das ganze Unternehmen – modernes Geschäftsprozess- und Informationsmanagement sieht anders aus. Mit dem richtigen Migrationskonzept konsolidieren Sie den historisch gewachsenen Wildwuchs, minimieren Aufwand und Risiken dieses Wandlungsprozesses.

Laut einer IDC-Studie nutzen deutsche Mittelständler im Durchschnitt vier Systeme für die Verwaltung und die Arbeit mit Dokumenten (neben ECM-/DMS-Lösungen z.B. auch das File-System, Social Collaboration-Tools, SharePoint etc.). Bei großen Konzernen sind es zum Teil deutlich mehr – 10, 20 oder gar mehrere hundert Systeme. Gerade bei Unternehmen mit vielen eigenständigen Einheiten, nach Firmenübernahmen oder Fusionen sind solche Strukturen keine Seltenheit. Die Deutsche Bahn hatte z.B. einmal 20 verschiedenen Dokumentenmanagement-Systeme im Einsatz, bevor sie ihre IT-Landschaft konsolidierte und stattdessen die konzernweiten Bahn Content Management-Plattform einführte.

Derart organisch gewachsene, heterogene IT-Landschaften sind weder kosteneffizient noch erlauben sie es, unternehmensweite Geschäftsprozesse und die Zusammenarbeit in Teams zu unterstützen. Allein der Betrieb erfordert hohen Wartungs- und Personalaufwand, ganz abgesehen von notwendigen Trainings und Schulungen für Administratoren und Anwender. Hohe Lizenz- und Wartungskosten für Altsysteme verringern den Spielraum im IT-Budget. IT-Konsolidierung bietet die Chance, die Komplexität der Anwendungslandschaft massiv zu reduzieren und gleichzeitig die Betriebskosten zu senken. Die dadurch frei werdenden Kapazitäten können aktiv dazu eingesetzt werden, das Informations- und Geschäftsprozessmanagement zu verbessern und so Wettbewerbsvorteile zu erzielen.

Ein weiteres Problem besteht darin, dass in die Jahre gekommene Archiv-, DMS- und Workflow-Lösungen Anforderungen an modernes Informationsmanagement nicht erfüllen. Ihre veralteten Software-Architekturen stoßen an Grenzen, was die Menge verwalteter Dokumente, Akten oder Geschäftsprozesse und die Anzahl der User angeht. Nicht vorhandene Schnittstellen behindern die Integration mit anderen Anwendungen. Die fehlende Unterstützung aktueller Speichertechnologien verteuert die Aufbewahrung und verlangsamt das Abrufen von Informationen. Aus Anwendersicht ist die Arbeit mit solchen Systemen auf Dauer frustrierend, zumal sie mit der Zeit immer langsamer werden.

Die Folge sind undurchsichtige Ablagestrukturen, redundante Datenhaltung und das Entstehen von Datensilos. Das erschwert den Austausch von Daten und Informationen innerhalb des Unternehmens, aber auch mit externen Partnern, wie etwa Lieferanten und Kunden. Nimmt man die typischen Schattenablagen in E-Mail-Software und in persönlichen Verzeichnissen hinzu, wird klar, dass in einer solchen Konstellation von effizienter und rechtssicherer Datenhaltung keine Rede sein kann und viel Potenzial verschenkt wird. Wer derart den Überblick verliert, lebt mit einem massiven Compliance-Risiko.

„Never change a running System” – ganz abgesehen davon, dass diese scheinbar englische Redewendung eine rein deutsche Erfindung ist – sich auf sie zu verlassen wäre schlechter und teurer Rat. Selbst wer trotz der geschilderten Probleme bisher mit seiner Anwendungslandschaft zufrieden war, muss spätestens dann handeln, wenn der Support eingesetzter Software-Lösungen ausläuft. Das Gleiche gilt, wenn das Know-how zum System im Unternehmen mit der Zeit verloren geht. Im Fall eines Ausfalls ist an dort hinterlegte Informationen im Zweifel überhaupt nicht mehr heranzukommen – von einer revisionssicheren Archivierung kann hier keine Rede mehr sein.

Wie löst man also die mit der Zeit entstandenen Labyrinth-artigen IT-Strukturen im Unternehmen sinnvoll und effizient auf? Wichtig ist eine stabile Basis wie Doxis von SER. Als ECM-Plattform der neuesten Generation setzt es auf eine zukunftssichere, serviceorientierte Softwarearchitektur und wächst mit den funktionalen und technischen Anforderungen mit. Außerdem können Unternehmen das ECM in der Cloud, on-premises oder als hybride Lösung betreibe, ganz wie es zu ihren Anforderungen passt. Umfassende Integrationsoptionen wirken dem Entstehen von Schattenablagen aktiv entgegen.

Für Anwender und Administratoren ist die Kombination von ECM und BPM auf einer gemeinsamen Plattform ideal. Sie bringt Informationen mit den Geschäftsprozessen zusammen – unabhängig davon, ob Dokumente im Zentrum eines Vorgangs stehen oder nur punktuell relevant sind. So lässt sich das Informations- und Geschäftsprozessmanagement systemübergreifend realisieren – medienbruchfrei und unternehmensweit.

Ein entscheidender Schritt Im Zuge der IT-Konsolidierung ist das Zusammenführen von Informationen in einem System. Migrationen zentraler Dokumentenbestände und -archive spielen sich dabei häufig in Bereichen zwischen 10.000 und hunderten Millionen Dokumenten ab und bewegen Datenvolumen im Terabyte-Bereich. Dazu muss das ganze Migrationsverfahren in der Regel revisionssicher ablaufen, von der Daten- und Dokumentenmigration über die Tests bis hin zur Dokumentation. Vor dieser Heruasforderung stand auch das Unternehmen Duravit: „Mit dem durchgängigen Migrationskonzept von SER konnten wir rund 20 Millionen Dokumente – schrittweise und im laufenden Betrieb – erfolgreich und sicher nach Doxis migrieren,“ so Werner Höltl, Application Manager (Finanzen) bei Duravit.

Die Dimension von Projekte wie bei Duravit erfordert eine belastbare Integrations- und Technologieplattform und ein erprobtes Migrationskonzept. Gesunder Respekt vor einer Migration ist durchaus angebracht, Angst ist aber fehl am Platze. Notwendig sind praxiserprobte und effiziente Verfahren, Migrations-Know-how und die richtigen Software-Tools. So werden Migrationen jeder Dimension kalkulierbar, planbar und beherrschbar. 

Der Doxis Consolidation Service ist eine effiziente Alternative zur klassischen Migration, bei der alle Daten eines Altsystems zunächst exportiert und dann in das neue System importiert werden. Er ermöglicht eine schrittweise Datenmigration im laufenden Betrieb. Mit der SER-Lösung werden im ersten Schritt lediglich die Metadaten der Dokumente übernommen. Der größte Teil der zu migrierenden Daten bleibt so zunächst am ursprünglichen Speicherort und wird sukzessive ohne Performance-Verlust im Hintergrund migriert. Den Zugriff auf die Dokumente im Quellsystem gewährleistet ein spezieller Storage-Adapter unabhängig vom Archivsystem. Für die Anwender in Doxis besteht bei der Nutzung kein Unterschied – egal ob sie auf Bestände im Quellsystem zugreifen oder auf bereits in Doxis hinterlegte Dokumente.

Für zusätzliche Sicherheit und die Compliance-Konformität des Migrationsverfahrens sorgt der Einsatz einer autarken Migrationsumgebung. In dieser findet die notwendige Metadaten-Transformation statt und hier besteht die Möglichkeit für Konvertierung, Neustrukturierung und sonstige Optimierungsmaßnahmen. Die Quellsystemdaten bleiben während der gesamten Migration unverändert und das produktive Doxis-System wird nicht belastet.

Gerade bei riesigen Dokumentenbeständen nimmt dieses Konzept Migrationsprojekten den Schrecken und ermöglicht radikal kürzere Projektlaufzeiten, wie die Raiffeisen Bank International AG Polen zeigt: Die Migration wurde innerhalb von vier Monaten abgeschlossen. Unternehmen sparen aber nicht nur viel Zeit, sondern auch bares Geld. So können sie ihr altes ECM-System bereits unmittelbar nach Abschluss der Metadaten-Migration außer Betrieb nehmen und somit teure Betriebs- und Wartungskosten einsparen.

IT-Konsolidierung ist kein Selbstzweck: Den Wildwuchs in der Anwendungslandschaft zu bekämpfen, lohnt sich für Unternehmen auf jeden Fall. Wo die richtigen Voraussetzungen geschaffen wurden, kann statt der IT-Landschaft das Unternehmen nachhaltig wachsen.