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Navegar por la norma EN 16931: el estándar UE para el eInvoicing
Es muy probable que tu empresa se esté preparando para el próximo requisito obligatorio de facturación electrónica establecido en la norma EN 16931, que define los elementos clave de una factura electrónica (eInvoice). En Alemania, por ejemplo, ya es obligatoria para el intercambio de facturas con las autoridades del sector público, mientras que en el caso del B2B entrará en vigor en el 2025.
Así que te traemos esta guía para navegar por la norma EN 16931 y aprender qué papel desempeña en la facturación electrónica obligatoria, qué requisitos impone a las facturas electrónicas y cómo puede ayudarte el software adecuado a garantizar que recibes las facturas electrónicas de conformidad con la ley.
¿Qué es la norma EN 16931?
La EN 16931 es la norma europea que establece un formato claro y coherente para las facturas electrónicas. Al normalizar las especificaciones de las facturas electrónicas, se garantiza que las empresas puedan adaptar fácilmente sus prácticas de facturación a estos requisitos de la UE. Esta medida está pensada para que el proceso de facturación sea más eficaz y sencillo para todos los implicados.
Evolución histórica en la UE
La EN 16931 es la norma relacionada con la Directiva 2014/55/UE de la UE. Fue desarrollada por el Comité Europeo de Normalización (CEN), y surgió originalmente de la norma europea para las facturas electrónicas (ESI). La Comisión Europea introdujo la norma EN 16931 en el contexto de la Directiva 2014/55/UE, publicada en el 2014. Esta define los requisitos de aplicación de la facturación electrónica para las autoridades del sector público de todos los Estados miembros a escala de la UE.
Se aplicó por primera vez en el 2017.
Qué implica en las legislaciones nacionales
Con la Ley de Facturación Electrónica y el Reglamento de Facturación Electrónica, el Gobierno federal alemán trasladó la Directiva 2014/55/UE de la UE a la legislación nacional. A nivel federal, la norma EN 16931 contribuye a la Ley de Oportunidades de Crecimiento, cuyo objetivo es fomentar el crecimiento económico local y aumentar la competitividad nacional.
Desde el 27 de noviembre del 2018, los órganos constitucionales federales y las máximas autoridades federales están obligados a poder recibir y procesar facturas electrónicas. A partir de ahora, todo el sector B2G debe realizar la tramitación electrónica de las facturas conforme a la norma legal.
Objetivos
La norma EN 16931 está allanando el camino para la armonización de los procesos de facturación en toda la Unión Europea. Esto significa que todos los Estados miembros tendrán que cumplir los requisitos de la UE, que incluyen un formato estandarizado junto con directrices específicas de aplicación. En última instancia, esta norma de la UE agiliza las operaciones crossborder en retail, tanto en el sector B2G como en el B2B, haciendo que las transacciones sean más fluidas y eficientes.
La facturación electrónica simplifica el procesamiento de las facturas al permitir la automatización, lo que significa que se acabaron las esperas por introducir datos manualmente o los contratiempos al cambiar de formato o sistema. Esta estandarización es crucial para dar coherencia a las prácticas de facturación en todo el mercado europeo. Así, las facturas electrónicas que cumplan la norma europea EN 16931 se conectarán fácilmente con otros sistemas de la UE, lo que facilitará mucho la vida a todos los implicados.
En consecuencia, los sistemas de contabilidad y ERP disponibles en el mercado admitirán, en el futuro, el formato de factura electrónica. Esto agilizará tus procesos de facturación y los hará más seguros.
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Leer ahora¿Qué requisitos establece la norma de la UE para la facturación electrónica?
La norma EN 16931 establece un modelo de datos claro para las partes esenciales de una factura electrónica, al tiempo que proporciona una lista de sintaxis aceptables. Esto significa que sienta las bases de cómo deben estructurarse las facturas electrónicas y especifica los distintos formatos que pueden utilizarse, lo que da lugar a los siguientes requisitos:
- Una factura electrónica debe corresponder a un modelo de datos semánticos conforme a la norma de la UE.
- Las organizaciones sujetas a facturación electrónica «deben poder aceptar y procesar todas las sintaxis», según el BMI.
Los modelos de datos semánticos son necesarios para intercambiar y procesar facturas electrónicas independientemente del software. Estos son los componentes:
- Modelo básico de factura: describe la información básica que debe contener toda factura electrónica, como el número de la factura, la fecha de la factura y la información fiscal.
- Vinculaciones sintácticas: describen la representación del modelo básico en distintos formatos de factura electrónica, por ejemplo, UBL, UN/CEFACT u otros formatos, como XRechnung y ZUGFeRD.
Componentes de la norma de la UE
Los componentes de la norma EN 16931 de la UE se dividen en tres niveles de conformidad:
Documento de factura
El documento de factura debe contener toda la información necesaria para cumplir la norma EN 16931. No basta con facilitar la información correcta. Debes proporcionarla en la estructura y el formato correctos.
Además, el documento de la factura no debe contener valores inadmisibles.
Modelo de datos de facturas CORE
Según la Comisión Europea, un estándar de facturación es conforme si una factura electrónica se basa en el modelo de datos de facturación CORE, que forma parte de la norma más amplia EN 16931 para la facturación europea. Este modelo proporciona un marco para definir los requisitos de las facturas sin estar atado a ninguna sintaxis específica. Los destinatarios deben poder aceptar y procesar facturas electrónicas que sigan el modelo de datos CORE, mientras que los remitentes deben crear facturas electrónicas utilizando este modelo como base.
Especificaciones CIUS
Alternativamente, un documento de factura puede basarse en las especificaciones CIUS. CIUS son las siglas en inglés de «especificaciones básicas de uso de facturas» y amplían el modelo de datos básicos para las facturas. Esto es importante para complementar los elementos básicos de una factura electrónica a nivel de Estado con información jurídica aplicable a nivel nacional. Los requisitos para destinatarios y remitentes se aplican de forma similar a la factura CORE.
Además, CIUS sigue las normas de CORE. Cualquiera que reciba y procese facturas CORE puede, en general, procesar facturas electrónicas de acuerdo con CIUS.
Implantación de la norma EN 16931 en los procesos contables de toda la empresa
A partir del 1 de enero del 2025, las empresas B2B alemanas tendrán que estar equipadas para recibir facturas electrónicas por las ventas nacionales sujetas a impuestos. Habrá períodos transitorios para la facturación electrónica obligatoria, con requisitos que aumentarán gradualmente hasta el 2028. Para adelantarte a todo ello, es buena idea que tu empresa empiece a procesar facturas electrónicas conforme a la norma EN 16931 cuanto antes. No esperes hasta el 30 de diciembre, porque no sería buena idea.
Formatos de factura admitidos
Los formatos de factura electrónica de la Unión Europea válidos son los que cumplen los requisitos de la norma EN 16931. En Alemania, los formatos de factura electrónica también deben cumplir el Reglamento Federal de Facturación Electrónica (ERechV). Dos de los formatos compatibles son ZUGFeRD y XRechnung.
- ZUGFeRD: como modelo híbrido, ZUGFeRD permite procesar facturas electrónicas y no electrónicas en paralelo. El PDF constituye el componente visual al enviar una factura electrónica, y el mismo documento está disponible en formato XML legible por máquina.
- XRechnung: de acuerdo con la Sección 4 Párr. 1 del ERechV, XRechnung es una norma de datos abierta, gratuita y preparada para el futuro para las autoridades del sector público. Es un formato de factura legible por máquina basado en XML.
Los portales de facturación habituales, como Peppol, ya admiten formatos de factura como XRechnung. Otros sistemas de contabilidad y ERP se están adaptando actualmente a estos formatos de factura electrónica. También puedes recibir y procesar facturas electrónicas entrantes en Doxis conforme a la norma EN 16931.
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Leer ahoraProcesamiento de facturas entrantes conforme a la norma EN 16931 con Doxis
Cómo funciona el procesamiento de facturas digitales con Doxis:
Paso 1: clasificación del correo entrante y extracción de datos
Los datos de la factura electrónica son fáciles de leer para las máquinas desde el primer momento. Doxis, nuestro sistema de gestión documental (DMS), se encarga de clasificar los documentos con la ayuda de una potente tecnología de IA. El programa de IA, Doxi, busca palabras clave para averiguar de qué tipo de documento se trata. Comprobando detalles como el número de factura, la fecha, los artículos o la información de pago, Doxi puede saber que el correo entrante es una factura.
Doxi extrae estas palabras clave (número de factura, fecha de factura, etc.) paralelamente a la clasificación y las almacena de forma estructurada.
Paso 2: inicio del workflow
Si toda la información es correcta, el sistema almacena la factura en la carpeta electrónica correspondiente. A continuación, el sistema lanza un workflow para notificar al tramitador responsable que la factura está lista para su revisión. Si el tramitador responsable está ausente por enfermedad o vacaciones, se aplica la regla de delegación y transferencia. El tramitador puede encontrar la factura cuando busca en el libro mayor, a lo que sigue el workflow habitual de las facturas, que consiste en la validación de la factura y su contabilización, es decir, el pago.
Paso 3: finalización del workflow de la factura y archivo de la eInvoice a prueba de auditorías
Una vez pagada la factura, el documento pasa a estar inactivo. A continuación, puedes archivar la factura electrónica en Doxis en un formato a prueba de auditorías. Almacena tus facturas durante el período de conservación de 10 años de acuerdo con la ley y el RGPD.
Mediante conceptos de autorización, mantienes el control de quién puede y quién no puede ver las facturas, además de garantizar un acceso rápido para cada consulta.
Resumen: papel de la norma EN 16931 en la facturación electrónica obligatoria
Con Doxis, puedes gestionar facturas electrónicas que cumplan la norma EN 16931 siguiendo un proceso integral hasta su archivo. Este procesamiento ágil de las facturas entrantes no solo mejora tu workflow, sino que también favorece la colaboración en toda la UE. Es crucial adaptarse cuanto antes, ya que muy ponto solo se aceptarán las facturas electrónicas que cumplan la norma EN 16931. Además, en Alemania, las empresas tienen que elegir un formato de factura que se ajuste al Reglamento Federal de Facturación Electrónica (ERechV).
Los portales de facturación y los sistemas ERP en uso suelen admitir los formatos ZUGFeRD y XRechnung, que cumplen la norma EN 16931. Esto, en el futuro, te permitirá crear facturas emitidas que cumplan la ley. El procesamiento de las facturas entrantes y salientes interactúa cuando conectas Doxis a tu sistema ERP. De esta manera, podrás gestionar las facturas electrónicas conforme a la norma EN 16931 y sin interrupciones entre canales, tanto como destinatario como remitente.
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