Factures et documents comptables: ce que vous devez savoir sur la durée et les conditions de leur archivage.

Combien de temps pour garder des factures ? Cette question est importante à plus d’un titre. Tout d’abord, une entreprise a des obligations légales sur ce sujet. Cela permet également de sécuriser les finances de l’entreprise, d’en améliorer la gestion interne et de faciliter la prise de décisions. Un archivage rigoureux, qu’il soit papier ou électronique, est donc un levier clé pour la pérennité et la performance de l’entreprise. Voyons cela plus en détail.

Cette question, « combien de temps pour garder des factures », revêt une importance légale incontournable. Toute entreprise qui opère en France doit conserver ses factures pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable. Ce délai est imposé par l’article L123-22 du Code de Commerce. Ce même article stipule que cet archivage doit être réalisé « sans altération d’aucune sorte ». La loi est donc claire: cette obligation s’applique à toute entreprise dans des conditions strictes. Les factures doivent être conservées pendant 10 ans dans un système d’archivage probant. Cela signifie que cet archivage, sous forme papier ou électronique, doit être fait sous un format lisible et sécurisé dans le temps.

Bon à savoir: ces obligations portent autant sur les factures émises par l’entreprise que sur les factures reçues par l’entreprise d’une entité tierce, comme un sous-traitant ou un prestataire.

Les autorités imposent ces conditions pour deux principales raisons.

Tout d’abord, l’administration française va avoir besoin de ces justificatifs lors des contrôles fiscaux ou sociaux qu’elle exerce. Or, si de tels contrôles ne portent habituellement que sur les trois dernières années comptables, ils peuvent être étendus sur les dix dernières années en cas de soupçons de fraude. Il est donc vital pour l’entreprise de disposer d’un système d’archivage de l’ensemble des pièces qui lui permettent de prouver sa bonne foi qui couvre la durée légale de 10 ans de conservation de ces documents, notamment des factures

Bon à savoir : l’absence d’un archivage probant sur 10 ans de ces factures, comme du reste des documents comptables peut entraîner des sanctions telles que des amendes ou des litiges juridiques.

Comme écrit ci-dessus, les documents comptables d’une entreprise peuvent être conservés sous format papier ou électronique. Cependant, un certain nombre de règles doivent être respectées pour en garantir la valeur probante :

• Format papier : les documents doivent être archivés intacts, lisibles et dans un environnement sécurisé pour éviter leur dégradation.
• Format électronique : Depuis 2017, la loi autorise la conservation des documents comptables au format numérique sous certaines conditions. Les documents numérisés doivent être une reproduction fidèle, conforme et lisible du document original. En outre, pour garantir leur valeur probante en cas de contrôle, ils doivent être horodatés, signés électroniquement ou être stockés dans un système garantissant leur intégrité (solution d’archivage à valeur probante ou coffre-fort numérique certifié).

Une archive n’a d’intérêt que si elle reste consultable dans le temps. Une entreprise doit donc prendre les moyens nécessaires pour garantir leur accessibilité et leur lisibilité durant les 10 ans qui constituent la durée de conservation des factures. Cette garantie de consultation doit être réalisée quel que soit le format de ces archives. Ce point est important car une entreprise ne maîtrise pas le format des factures envoyées par ses fournisseurs.

Concrètement, cela implique que

• Pour ses archives au format papier, l’entreprise doit prendre les mesures nécessaires afin de prévenir la dégradation de ses documents par le temps, l’humidité, ou toute autre menace pouvant frapper ces documents.
• Pour les archives numériques, l’entreprise doit s’assurer que les formats de fichiers utilisés restent accessibles et que les dispositifs de lecture des documents restent fonctionnels. Le choix de technologies et de solutions logicielles pérennes dans le temps est donc impératif et il est tout aussi important d’anticiper les questions d’obsolescence hardware et software.

La conservation des factures au sein d’archives probantes est cruciale en cas de litige avec un client, un sous-traitant ou un fournisseur. Ces documents vont servir à l’entreprise de preuves écrites certifiées vis à vis de ses actions réalisées. L’archivage à l’épreuve des audits des factures permet, par exemple, de les relier au contrat signé et aux bons de commandes précis dont elles découlent. Les références de ces factures peuvent aussi être utilisées dans une recherche sémantique au sein des courriers, électroniques ou papier, échangés entre l’entreprise et le partenaire avec lequel elle est en litige.

Une entreprise est régulièrement soumise à des contrôles et audits. Ils peuvent être internes ou externes, réalisés par des cabinets spécialisés. Outre l’intérêt de ces contrôles en interne qui offrent une vision sur la qualité des opérations  l’identification de gaspillages éventuels et l’évaluation de la performance globale de l’entreprise, les audits de l’activité comptable d’une entreprise permet de créer une information financière de qualité sur cette dernière. Cette information financière est tout particulièrement importante pour les créanciers, les investisseurs et même les employés car elle permet de créer la confiance.

Des archives comptables bien tenues, intégrant les factures émises et reçues sur 10 ans facilitent ces contrôles et audits, autorisent l’identification de fraudes, vérifient la bonne conformité des archives vis à vis des réglementations en vigueur et permettent de créer une vision correcte de la situation financière de l’entreprise et de sa bonne gestion.

La gestion efficace d’une entreprise implique un suivi rigoureux des transactions passées et des engagements pris. L’archivage probant des factures permet de

• Contrôler les stocks, donc une gestion adéquate des achats et ventes.
• Tracer les flux financiers via le suivi des paiements reçus et effectués.
• Planifier efficacement les décisions à venir à travers l’analyse des activités passées.

Une entreprise doit également s’assurer que ses archives sont conservées dans des conditions garantissant en permanence leur confidentialité, leur intégrité et leur disponibilité. Elle doit donc mettre en place les mesures adéquates de sécurité physique pour les archives papier et informatique pour les archives numériques ce qui comprend :

• Un stockage dans des locaux sécurisés.
• Des sauvegardes régulières des documents électroniques sur des supports ou serveurs distincts et sécurisés.

Les supports de sauvegarde sécurisés hébergeant des archives numériques peuvent être mis en place sur site. L’entreprise a dans ce cas la charge de maintenir elle même l’infrastructure hardware et logicielle nécessaire à cette garantie de sécurité.

Il est également possible d’obtenir ces dispositifs d’archivage numérique sécurisés sur le Cloud. La responsabilité de leur maintien dans des conditions optimales est alors déportée sur le prestataire Cloud de l’entreprise qui n’a plus besoin de disposer des ressources pour ces tâches importantes.

Il est à noter que la sécurisation d’archives numériques passe aussi par une gestion adéquate des accès à ces documents. Les dispositifs sécurisés doivent donc intégrer ce qu’on appelle un concept d’autorisation pour déterminer qui peut accéder aux archives et l’interdire à toute autre personne.

L’archivage des documents électroniques pour le délai de conservation prévu par la loi dans des conditions qui garantissent leur intégrité est une condition sine qua non à la garantie qu’ils soient opposables juridiquement en cas de litige ou de contrôle. Cela passe par l’utilisation d’un système d’archivage électronique à valeur probante. Les principales fonctions d’un tel archivage probant sont les suivantes :

• Conformité aux normes en vigueur, notamment la norme NF Z42-013
• Signature électronique et horodatage qui garantissent la date de création et l’intégrité du document.
• Utilisation d’un coffre-fort électronique certifié pour l’archivage sécurisé.

En cas de contrôle ou d’audit, l’entreprise doit être en mesure de prouver l’authenticité des documents archivés. L’utilisation d’une signature électronique ainsi que le stockage des documents vis des solutions logicielles certifiées qui empêchent les falsifications ultérieurs permettent de garantir l’origine et l’authenticité des archives, ce qui leur confère un caractère probant.

Traçabilité et gestion des accès

La traçabilité complète des accès aux archives est une condition sine qua non de leur valeur probante en cas d’audit. Ce la implique que tous les accès à un document, que ce soit pour une consultation ou une modification, doivent être enregistrés dans des logs. De plus, les contrôles d’accès mis en place doivent garantir que seules les personnes autorisées peuvent consulter ces archives.  

Importance de la mémoire de l’entreprise

Les archives probantes de la documentation comptable d’une entreprise sont un élément essentiel au maintien de son histoire car elles permettent de retracer ses activités et les décisions de sa direction à travers le temps. Les changements et départs de collaborateurs ne sont plus synonymes de perte d’information clés et permettent la sauvegarde du savoir-faire de l’entreprise.

Hé Doxi, comment puis-je stocker mes factures dans Doxis ?

En tant que solution logicielle complète de gestion documentaire, Doxis couvre tout le cycle de vie des documents. Grâce aux fonctions suivantes, Doxis vous offre une plateforme évolutive, flexible et conforme à la loi pour vos factures et documents comptables. Elle automatise les processus et économise les ressources :

Flux de travail de facturation numérique

Doxis optimise et automatise l'ensemble du processus de traitement numérique des factures depuis la réception jusqu'à l'archivage. Cela commence par l’extraction de toutes les informations pertinentes sur la facture. Doxis les stocke sous forme de métadonnées structurées qui facilitent la récupération. Le résultat final est un archivage et une suppression automatique après l'expiration de la période de conservation.

Archivage à l'épreuve des audits

Lorsque la facture est reçue, Doxis classe la facture et interprète les données extraites. Le document est automatiquement stocké dans le fichier numérique contextuellement correct, par exemple dans un fichier fournisseur. Une fois le processus de facturation terminé, un employé définit le statut de la facture comme inactif. A partir de ce moment, la facture est archivée de manière sécurisée.

Bon à savoir : Doxis peut convertir une grande variété de formats de fichiers en un format PDF/A stable à long terme.

Conformité sans tracas

Dès réception de la facture, Doxis se charge automatiquement de la vérification factuelle et formelle de la facture. En fonction de votre flux de travail individuel, le dark booking peut être effectué de manière entièrement automatique ou un humain peut être impliqué à des fins de contrôle. Dans tous les cas, toutes les exigences formelles relatives au traitement de la facture sont garanties.

Évolutivité

Doxis évolue de manière flexible, quel que soit le nombre de documents ou d'utilisateurs, et prend en charge des sites distribués à l'échelle nationale ou mondiale.

Avec Doxis, vous faites un grand pas de plus vers la dématérialisation de votre espace de travail. Vous obtenez un archivage efficace, évolutif et conforme à la loi tout en économisant de l'espace. Et vous accélérez le traitement de vos factures dès le départ grâce à des processus automatisés qui vous donnent un accès flexible à tous les documents pertinents. Les archives électroniques constituent probablement la pierre angulaire la plus importante des flux de travail numériques.

Les questions les plus fréquemment posées sur la durée de conservation des factures