Guide de la dématérialisation des bulletins de salaire pour plus de rapidité, de commodité et de conformité

De plus en plus d‘entreprises franchissent le pas et cessent d‘envoyer à leurs salariés leurs documents de paie (fiches de salaire, relevé des heures de travail, déclarations de revenus, etc.) au format papier. Ces types de processus documentaires axés sur le traitement de documents papier sont problématiques, car sources d’inefficacités, notamment concernant les fichiers non structurés et les processus chronophages. La dématérialisation des fiches de paie remplace cette méthode inefficace et basée sur le papier par des processus standardisés, transparents et plus rapides.

Avantages de la dématérialisation des bulletins de salaire :

Les bulletins de paie électroniques permettent d‘économiser des ressources
La numérisation des fiches de salaire réduit considérablement les tâches administratives. Plus besoin de les imprimer, de les mettre sous enveloppe et de les transporter jusqu‘à la boîte aux lettres ; un seul clic suffit pour les envoyer directement dans la boîte de réception en ligne de vos salariés. Et ce n‘est pas tout : les bulletins de paie électroniques permettent également de réaliser des économies en éliminant les frais d‘affranchissement, le papier et les enveloppes.

Les bulletins de salaire électroniques accélèrent et sécurisent les processus

Les canaux de distribution des documents de paie dématérialisés sont généralement plus courts que ceux en papier. Votre service RH et vos employés accèdent à un portail en ligne de partage documentaire en temps réel, ce qui permet de supprimer certaines tâches et d‘en automatiser d‘autres. Par exemple, vos employés n‘ont plus besoin de relever régulièrement leur boîte aux lettres, car le logiciel les avertit de la présence de nouveaux documents dans leur boîte de réception en ligne.

Votre service RH bénéficie de l‘élimination des impressions et de la nécessité d‘informer vos employés de la réception imminente de leur bulletin de salaire. La distribution est entièrement automatisée. Résultat : des processus plus qualitatifs, standardisés et beaucoup moins sujets aux erreurs que leurs équivalents sur papier.

Les fiches de paie dématérialisées permettent de centraliser l‘accès aux documents

Vos employés accèdent à leur fiche de salaire électronique depuis un emplacement central. Ce document est généralement stocké dans un logiciel doté de fonctions de boîte de réception et d‘archivage, permettant non seulement de consulter les derniers bulletins de paie, mais aussi d‘accéder à l‘historique des documents des mois ou des années précédentes. En mettant ce type de documents à la disposition de vos salariés au travers d’une plateforme centralisée, vous garantissez la transparence et la disponibilité à tout moment et de n‘importe où.

Vous pouvez gagner beaucoup de temps en mettant des fiches de paie électroniques à la disposition de vos salariés. En France, par exemple, le Code du travail oblige les employeurs à remettre à leurs salariés certains documents, comme les fiches de paie, sous « forme écrite ». En droit du travail, la « forme écrite » désigne la matérialisation d’un document sur un support permettant sa lecture, sa conservation et sa reproduction, et donc donnant la possibilité aux employés de conserver ce document de manière à faciliter son accessibilité aussi longtemps que nécessaire et à garantir l’immuabilité de son contenu.

Toutefois, il ne suffit pas de générer cette fiche de salaire et de la mettre à la disposition du salarié, il incombe également à l‘employeur de la délivrer.

Qu’est-ce que cela signifie ? L‘employeur ne s‘est acquitté de ses obligations en matière de paie que lorsque la fiche de paie parvient légalement au salarié, c‘est-à-dire lorsqu‘elle est sous le contrôle de son destinataire. Une boîte de réception électronique personnalisée pour chaque employé est un moyen de se conformer à cette exigence.

La dématérialisation des bulletins de salaire nécessite le consentement des employés

Il est important de noter ici que l‘employeur ne peut pas décider unilatéralement de passer à l‘émission de bulletins de paie électroniques. Les employés doivent donner leur accord explicite à la réception de leurs fiches de salaire dans ce format.

Dans l‘idéal, le salarié donne son consentement écrit à titre de preuve en cas de litige ultérieur.

Les salariés ont-ils droit à des fiches de paie papier ?
Les salariés n‘ont pas un droit général à se voir remettre des fiches de paie papier. Tant que les entreprises satisfont à l‘exigence de la « forme écrite », elles peuvent choisir de fournir les fiches de salaire sous forme électronique ou au format papier. Toutefois, si une entreprise décide de passer du bulletin de salaire papier au bulletin de paie dématérialisé, les salariés doivent accepter ce changement.

Il convient de noter que certains accords d‘entreprise ou conventions collectives peuvent exiger que les fiches de paie soient établies sur papier. Dans ce cas, la version papier est prioritaire sur la version électronique qui devient facultative.

Les solutions logicielles comme Doxis Human Resources permettent de placer les documents électroniques relatifs à la paie directement sous le contrôle du salarié. C‘est moins de travail pour les RH et plus pratique pour l‘employé.

Étape 1 : documents électroniques relatifs à la paie dans la GED

Dans le système de gestion documentaire (GED) Doxis, vous dématérialisez la gestion des documents relatifs à la paie tout au long de leur cycle de vie (création, modification, validation, approbation, envoi et archivage), tandis que l’automatisation des processus accélère l‘ensemble des tâches liées à la paie.

Par exemple, Doxis s‘intègre en toute transparence dans les principaux systèmes tiers comme SAP SuccessFactors. Doxis détecte automatiquement la modification des données de base d‘un employé dans SAP et met à jour les informations le concernant dans son dossier électronique, afin de garantir la gestion des données de base de bout en bout. Ainsi, lorsque vous créez sa prochaine fiche de paie électronique dans Doxis, elle comporte déjà ses nouvelles coordonnées.

Doxis vous permet en outre de gérer automatiquement des flux de travail entiers. Par exemple, il transmet les documents relatifs à la paie au collègue suivant pour validation. Les règles de remplacement permettent aux flux de travail de bien se dérouler rapidement à tout moment.

Étape 2 : enregistrement de l’horaire de remise grâce à des tampons électroniques PDF

Vous devez remettre un bulletin de salaire à vos salariés sous forme textuelle au plus tard lorsque votre service RH active le versement des salaires. Un tampon électronique PDF prouve alors que votre entreprise s’est conformée à cette obligation. Ce tampon est une marque électronique qui ajoute des informations supplémentaires au document.

Supposons que vous ayez validé un bulletin de paie et que vous le mettiez à disposition via le portail en libre-service réservé aux employés de Doxis. Vous pouvez lui ajouter un tampon PDF avec l‘heure de remise. Les tampons dynamiques de Doxis enregistrent même automatiquement ces données. En d‘autres termes, le tampon PDF capture automatiquement des données comme l‘heure actuelle ou la date du jour.

Étape 3 : remise au moyen d’un portail ESS

Dans Doxis Human Resources, le portail en libre-service réservé aux employés (Employee Self-Service ou ESS) vous permet de mettre à disposition de vos collaborateurs les bulletins de salaire validés. Votre service RH téléverse ce document dans le dossier électronique de chaque salarié, ce qui garantit sa remise effective à chacun d’entre eux.

Chaque employé peut accéder à son dossier électronique en libre-service de manière indépendante en utilisant la fonction de libre-service. Vous devez fournir l‘infrastructure technique nécessaire pour rendre ces opérations possibles. Seuls le service RH et l‘employé lui-même peuvent accéder à ce dossier électronique, garantissant ainsi la prise en compte permanente des préoccupations liées à la protection et à la sécurité des données.

Étape 4 : Archivage réglementaire

Pour les salariés, le processus de paie se termine par la réception de leur bulletin de paie. Les entreprises, quant à elles, sont tenues de conserver les documents relatifs à la paie pendant une durée obligatoire fixée à cinq ans. Avec Doxis, vous archivez ces documents électroniques conformément à vos obligations d‘audit en gardant leur accessibilité permanente.

Les documents de paie dématérialisés fournissent aux employés des informations transparentes et traçables sur les salaires perçus. Parmi ces renseignements figurent la période rémunérée, le détail des revenus et des déductions, ainsi que le salaire net.
La protection des données est particulièrement importante dans ce cas, car ces documents électroniques doivent être remis aux employés tout en devant rester inaccessibles aux personnes non autorisées. La solution ? Des boîtes de réception personnalisées pour les employés, associées à un portail en libre-service. Doxis vous fournissant l‘infrastructure, il ne vous reste plus qu’à numériser et standardiser vos processus de paie de bout en bout et à économiser des ressources.

Prêt(e) à découvrir comment Doxis peut vous faire gagner du temps et économiser des ressources ? Contactez-nous ! Nos experts se feront un plaisir de vous renseigner au cours d’une consultation gratuite et sans engagement.

FAQ sur la dématérialisation des bulletins de salaire