Libre-service pour employés : facilitez l’autonomie de vos salariés tout en déchargeant vos équipes RH

Un libre-service pour employés (ou ESS en anglais), également appelé libre-service RH ou encore portail ESS, permet à tout salarié d‘accéder aux services RH directement à partir de son poste de travail, lui donnant la possibilité d‘accéder à l‘information et de la saisir lui-même. Grâce à ce portail RH, vous pouvez soumettre des demandes, vérifier vos relevés d’activités, mettre à jour vos coordonnées et effectuer bien d‘autres opérations encore.

Doxi, quelles sont les fonctions les plus importantes d’un libre-service RH ?

Doxis Human Resources 14.0 dispose de son propre portail de libre-service pour employés pour accélérer les processus documentaires tant pour les salariés que les équipes RH.

Bulletins de salaire en ligne

Les équipes RH ne sont plus obligées d’envoyer un bulletin de salaire à chaque employé. Il leur suffit de le télécharger sur le portail, où le salarié peut le consulter à tout moment dans un dossier électronique en libre-service dans Doxis auquel lui seul a accès.

Bon à savoir : Doxis adopte une approche holistique des processus documentaires en stockant en toute transparence tous les bulletins de salaire dans le système de gestion électronique de documents (GED), comme d’habitude. En d’autres termes, Doxis archive en toute sécurité les anciens bulletins de paie dans un logiciel sécurisé pour votre tranquillité d‘esprit.

Le portail de libre-service pour employés de Doxis Human Resources donne la possibilité aux salariés et aux membres du service RH de soumettre des candidatures, de fournir des certificats et des références, et de partager un grand nombre d‘autres documents par simple glisser-déposer.
Par exemple, pour demander un congé parental, il suffit de faire glisser le document dans la zone de dépôt, de sélectionner le type de document « Demande de congé parental » et de cliquer sur « Enregistrer ». La demande arrive dans la boîte de réception du service RH pour être traitée immédiatement.
Doxis contient une large gamme de types de documents :

• Référence
• Déclaration d‘incapacité de travail
• Attestation de formation
• Certificat de santé
• Confirmation de participation
• Autres certificats

Les administrateurs peuvent également personnaliser la liste des types de documents en fonction des processus internes : ajouter de nouveaux types, en supprimer d‘autres, voire établir des listes individuelles pour différents pays.

Doxis Human Resources simplifie les procédures administratives en autorisant les salariés à gérer leurs données de base au travers du portail de libre-service pour employés. En cas de changement d‘adresse ou d‘autres informations personnelles, ils peuvent facilement en informer le service des ressources humaines grâce à ce système.

Il suffit de cliquer sur « Changement d‘adresse », puis de remplacer l‘ancienne adresse par la nouvelle, sans oublier d‘ajouter la date d‘entrée en vigueur. Ainsi, au lieu que le service RH reçoive dans sa boîte de réception une notification par e-mail susceptible de se perdre facilement ou de prendre du temps à être retrouvée avant d’être traitée, Doxis met automatiquement à jour l‘adresse du salarié concerné dans son dossier électronique personnel à compter de la date d‘entrée en vigueur.

Les logiciels de libre-service pour employés doivent être capables d‘automatiser les processus documentaires de bout en bout s‘ils veulent apporter une véritable valeur ajoutée aux ressources humaines. C’est pourquoi Doxis s‘intègre aux principaux SIRH comme SAP SuccessFactors (y compris l‘ancien SAP HCM) et d‘autres SIRH.
L’interaction en pratique :

• Le service RH crée un document distinct dans le portail en libre-service de Doxis pour chaque cas d‘usage : demande de congés, relevé d’activités, contrat, etc.
• Pendant que l’employé travaille dans SAP SuccessFactors, Doxis envoie des notifications ou des rappels concernant les documents manquants, les échéances et bien d‘autres choses encore.
• Doxis utilise rôles et droits d‘accès pour créer une structure d‘information transparente qui garantit que seuls les employés autorisés peuvent télécharger, consulter et éditer des documents.

Le portail en libre-service ne se contente pas d‘accélérer et d‘automatiser les tâches de ressources humaines, il s‘occupe également de la protection et de la sécurité des données. Ainsi, si un employé change de nom, son identité est mise à jour dans SAP SuccessFactors. Doxis reconnaît l‘ajout de ces nouvelles données personnelles et les affecte automatiquement au dossier électronique de l‘employé concerné.

Les processus de traitement en aval en bénéficient également. Par exemple, lors de la prochaine réunion avec ce salarié, le système met automatiquement à jour votre compte rendu avec son nouveau nom, ce qui garantit la tenue à jour de la totalité des données et des documents dans Doxis et SAP SuccessFactors.

Les solutions de libre-service pour employés permettent de supprimer les processus RH chronophages. Comment ? En fournissant une source unique de vérité en matière de connaissances et de ressources.

Avantages pour les entreprises

Les entreprises allemandes, par exemple, sont tenues d‘accorder à l’ensemble de leurs salariés un accès personnel à leur dossier électronique. Doxis automatise cette opération. Le portail en libre-service leur permet d‘accéder à tout moment, en lecture seule, aux documents enregistrés dans leur dossier électronique personnel. Ils peuvent saisir directement tout contenu à mettre à jour, comme les demandes de congés ou leurs données personnelles, à l‘aide de cet outil en libre-service.

• Les nombreux processus liés à la gestion des ressources humaines s‘en trouvent alors considérablement allégés.
• Les ressources humaines n‘ont plus besoin de traiter toutes les demandes à partir de zéro puisque les salariés effectuent une partie du travail eux-mêmes.
• Elles sont uniquement tenues de valider la demande ou de déclencher un processus.

Cela permet de standardiser, simplifier et accélérer en particulier les procédures administratives, ce qui leur laisse plus de temps pour ce qui est important : la touche personnelle.

En outre, un libre-service RH améliore aussi la qualité des données. Les demandes formulées par le service des ressources humaines, comme les changements d‘adresse, ne sont plus noyées dans des courriels non lus ou oubliées à l’issue de discussions autour de la machine à café. Les employés mettent eux-mêmes les informations à jour, ce qui limite les erreurs de saisie et permet de les tenir à jour.

Avantages pour les salariés

Un portail ESS profite à ces derniers en raccourcissant les canaux de communication. Les absences et autres informations importantes peuvent être saisies dans le libre-service pour employés à tout moment et de n‘importe quel endroit. Les salariés gagnent ainsi un temps précieux.

Ce type de solution fournit en outre des informations transparentes, notamment sur les dossiers électroniques du personnel, ce que les employés ont tendance à apprécier. L’octroi d’une plus grande responsabilité personnelle signifie en fin de compte que leur employeur leur fait confiance, ce qui favorise leur fidélité.

Un logiciel de libre-service RH ne s’avère pas rentable pour toutes les entreprises. Les experts s‘accordent à dire que l‘investissement important requis pour ce type d’outils ne devient rentable que pour les entreprises de 500 à 1 000 salariés, voire plus. Cela s‘explique par les coûts initiaux de mise en œuvre relativement élevés. Toutefois, pour les grandes entreprises, leurs avantages deviennent de plus en plus précieux.

Les possibilités du libre-service sont depuis longtemps un élément essentiel sur le lieu de travail. Alors que ces services étaient autrefois accessibles par le biais de terminaux physiques, l‘approche actuelle a évolué pour céder la place à des solutions logicielles. Cette méthode moderne offre un avantage considérable : les salariés peuvent mettre à jour leurs données personnelles à tout moment et de n‘importe où. Des solutions, telles que Doxis Human Resources et son portail de libre-service pour employés, permettent à ces derniers de gérer leurs données et processus personnels en toute autonomie. Ils y retrouvent précisément les informations dont ils ont besoin sans devoir passer par le service des ressources humaines, et leurs données de base sont toujours à jour. Prêt(e) à voir cette technologie à l’œuvre ? Contactez-nous ! Nos experts se feront un plaisir de vous faire une démonstration.

FAQ sur les portails de libre-service pour employés