Pourquoi et comment automatiser la gestion des politiques avec une technologie moderne ?

Comme toujours, ce sont les règles qui assurent le bon fonctionnement organisationnel. Considérez-les comme le manuel qui permet de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et qu’il n’y a pas de dérapage. En définissant des processus et règles de conduite standards, les politiques garantissent la cohérence et la conformité du travail de vos collaborateurs. Vous consignez ces politiques par écrit, qu’il s’agisse de lignes directrices, de principes ou de normes de conformité ; en bref, tout ce que vos salariés recherchent pour savoir comment bien faire les choses.

Elles peuvent être constituées des éléments suivants :

• Codes de conduite
• Accords d’entreprise
• Documents de sécurité au travail
• Instructions de travail
• Informations sur la sécurité (la sécurité informatique, par exemple)
• Guides d’utilisation (manuels d’utilisation des équipements, par exemple)
• Description des processus et des flux de travail
• Politiques de déplacement professionnel
• Directives sur le temps de travail

Pour que vos employés puissent les consulter, celles-ci doivent être accessibles depuis un lieu unique, afin que chaque employé sache où

La gestion des politiques englobe toutes les opérations qui y sont liées : élaboration, vérification, publication, communication et suivi. Il est rare qu’un seul service soit spécialement chargé de leur gestion. En fonction de la politique, les responsables de la sécurité, le comité d’entreprise ou l’employeur sont chargés de la gérer.
La gestion des politiques est un élément essentiel du cadre de sécurité d’une entreprise. Elle permet de s’assurer que l’entreprise ne se contente pas de cocher les cases de ses obligations légales et réglementaires ; elle joue également un rôle clé dans la réduction des risques. La directive de 2003 sur le temps de travail, par exemple, veille à ce que les salariés ne s’épuisent pas en dépassant le nombre d’heures autorisées par la loi. Ou encore, on peut penser aux avis de sécurité pour les systèmes informatiques, qui permettent de repousser les cyberattaques avant qu’elles ne se transforment en une menace sérieuse. En bref, la gestion intelligente des politiques permet à votre entreprise de rester sûre et conforme tout en diminuant le risque d’incidents.

La gestion des politiques peut porter sur les thématiques suivantes :

• Respect des exigences légales, réglementaires et de conformité
• Harmonisation et mise à jour des normes
• Garantir l’optimisation des processus
• Minimisation des risques

Les gestionnaires de politiques (les responsables de la sécurité informatique, par exemple) gèrent les politiques tout au long de leur cycle de vie. Le flux de travail de gestion des politiques se présente comme ci-après :

Étape 1 : élaboration de la politique

Lorsque de nouvelles lois entrent en vigueur, que les processus opérationnels évoluent ou que des risques de non-conformité sont détectés, l’entreprise doit mettre à jour ses politiques, voire en créer de nouvelles. Les responsables prennent les devants et rédigent la version initiale en collaboration avec les principales parties prenantes, les services spécialisés ou les équipes concernées. Ces politiques définissent des directives et objectifs clairs, qui ne laissent aucune place à l’ambiguïté. Elles précisent également qui est chargé de veiller à leur respect pour que le principe de responsabilité prévale toujours d’emblée.

Étape 2 : vérification

Une fois la politique rédigée, une phase de vérification approfondie intervient en abordant les principales questions : Cette politique est-elle conforme à toutes les exigences légales ? Est-elle facile à mettre en œuvre ? Les directives sont-elles claires et exhaustives ? Ce processus garantit que les politiques ne sont pas de simples idées sur le papier, mais qu’elles sont réalisables et conformes. Par exemple, il est possible de vérifier si une nouvelle politique de protection des données respecte le RGPD ou si la mise en pratique des dernières instructions est réaliste.

Étape 3 : publication

Les politiques validées sont accessibles à tous les employés autorisés, idéalement sous forme numérique au travers d’un système de gestion des politiques. Il est important que la présentation du contenu d’une politique soit claire et compréhensible et s’effectue dans un format convivial, et que les employés puissent y accéder facilement et sans confusion.

Étape 4 : explication de la politique aux salariés

Il ne suffit pas que les employés aient accès à une politique. Il faut qu’ils la comprennent bien. Les séances de formation et les événements d’information peuvent y contribuer. Ces séances peuvent par exemple démontrer l’utilité de la politique concernant les déplacements professionnels pour protéger les employés et comment elle est directement liée à leur travail. Cette approche transforme les politiques en outils pratiques utilisables par les salariés dans leurs tâches quotidiennes plutôt que d’en faire de simples règles.

Mais, il faut d’abord que les salariés les reconnaissent officiellement. Si la politique en question est digitalisée, un simple bouton « Accepter » peut faire l’objet d’un suivi pour facilement savoir qui s’y est conformé. Pour aller plus loin, des tests de connaissances peuvent être mis en place pour s’assurer que les salariés ne se sont pas contentés de survoler une politique donnée, mais qu’ils l’ont réellement comprise et assimilée.

Étape 5 : suivi de la politique

À long terme, l’entreprise contrôle l’application des politiques au moyen d’audits, de rapports et d’analyses. Ils indiquent si :

• les employés s’y conforment systématiquement,
• elles sont toujours d’actualité,
• elles sont efficaces, et
• quels sont les risques liés.

En cas de risques ou de violations, des mesures sont élaborées. Celles-ci visent à améliorer la conformité et à minimiser le risque d’échec. Si une politique doit être actualisée, le flux de travail recommence.

La gestion des politiques et de la conformité peut parfois poser des difficultés à l’entreprise. Leur gestion devient de plus en plus complexe à mesure que les dimensions et le degré d’internationalisation augmentent. En effet, il ne suffit pas de mettre en place des politiques en une seule fois. Les lois, réglementations et processus internes changent, tout comme les politiques. Il est important de rester à jour, car des politiques obsolètes peuvent être inefficaces, voire impossibles à mettre en œuvre dans un univers professionnel numérisé.

Même si elles sont toujours actualisées, il n’est pas garanti qu’elles soient systématiquement appliquées dans l’ensemble de l’entreprise. Le suivi et les audits peuvent révéler si les salariés sont bien informés, s’ils respectent bien les politiques et s’ils peuvent y accéder facilement en cas de besoin. Cet état des lieux permet de prendre des mesures correctives et de s’assurer que les politiques ne sont pas seulement en place, mais qu’elles guident activement les décisions et les opérations en faisant ainsi progresser la gestion à base de politiques.

Un trop grand nombre de politiques peut toutefois être préjudiciable. Considérer les processus seulement sous l’angle de la standardisation prive l’entreprise de la flexibilité nécessaire pour rester compétitive. Il est souvent difficile de trouver un équilibre sur ce plan, mais les systèmes numériques conçus pour rationaliser la gestion des politiques (logiciels de gestion des politiques) peuvent aider l’entreprise à mieux gérer cet équilibre.

Un système de gestion documentaire (GED) permet de gérer les politiques en toute transparence tout au long de leur cycle de vie, de leur rédaction à leur archivage. Chaque étape du processus est gérée directement au sein de la plateforme, ce qui simplifie la gestion des politiques. Prenons l’exemple de Doxis qui va plus loin en automatisant les flux de travail afin de faciliter et d’optimiser la gestion des politiques.

Comment fonctionne la gestion des politiques dans Doxis ?

S’il est une chose que cet article met en évidence, c’est que la conformité et la gestion des risques ne sont pas négociables et que les politiques ne peuvent pas être une simple formalité rangée dans un classeur. Elles doivent être dynamiques, exploitables et parfaitement intégrées dans les activités quotidiennes de l’entreprise. Et comme nous l’avons vu, l’ECM permet enfin à la gestion des polices de se moderniser. Elle devient enfin un processus automatisé, transparent et adaptable qui réduit le nombre de tâches manuelles et permet de récupérer beaucoup de temps perdu. Grâce à ces heures récupérées, vous pouvez consacrer davantage de temps à des tâches plus importantes, sachant que la gestion des politiques est plus agile, plus sûre et mieux maîtrisée. Il s’agit du nouvel étalon-or, et l’époque où l’on se débattait avec des processus manuels dépassés et des processus reposant sur le traitement de grandes quantités de documents papier pourrait enfin toucher à sa fin.

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FAQ sur la gestion des politiques