La loi allemande sur les chaînes d’approvisionnement

Depuis le début de l’année, les entreprises allemandes qui travaillent avec des fournisseurs dans le monde entier sont tenues, en vertu de la loi sur les chaînes d’approvisionnement, de respecter les droits de l’homme et leurs obligations de vigilance environnementale tout au long de leur chaîne d’approvisionnement. Cet article se penche sur les éléments entrant dans le champ d’application de cette loi et sur la manière de respecter les obligations qui en découlent au sein de votre entreprise.

En 2021, le gouvernement fédéral allemand a adopté un projet de loi sur le devoir de vigilance des entreprises concernant leurs chaînes d’approvisionnement. Le 1er janvier 2023, cette loi est entrée en vigueur sous le nom officiel de loi sur le devoir de vigilance dans la chaîne d’approvisionnement (LkSG), et est donc juridiquement valable.

La loi exige des entreprises qu’elles documentent et améliorent les processus tout au long de la chaîne de valeur, dans le but de protéger les droits de l’homme fondamentaux dans les chaînes d’approvisionnement mondiales.

À qui s’applique la loi sur les chaînes d’approvisionnement ?

Cette loi s’applique à toutes les entreprises implantées en Allemagne et comptant au moins 3 000 salariés. Les entreprises étrangères ayant des filiales en Allemagne et un nombre correspondant d’employés sont également concernées par cette loi.

À partir de 2024, le seuil sera abaissé de 3 000 à au moins 1 000 salariés. À terme, il est également prévu de créer une directive européenne. Un projet de loi européenne sur les chaînes d’approvisionnement est actuellement en cours de négociation. Cette loi prévoit des seuils encore plus bas que la loi allemande, qu’il conviendrait ensuite d’adapter, le cas échéant.

Objectifs de la loi sur les chaînes d’approvisionnement

En bref, la loi sur les chaînes d’approvisionnement vise à protéger les personnes et l’environnement dans l’économie mondiale.

L’accent est mis, par exemple, sur la protection contre le travail forcé et le travail des enfants, l’esclavage et l’exploitation. En contrepartie, l’intégrité physique, des conditions de travail équitables, la sécurité et la santé au travail doivent être garanties.

La loi rend donc les entreprises responsables de veiller à ce que tous leurs fournisseurs respectent les normes fondamentales en matière de droits de l’homme. Elles sont tenues d’évaluer les risques éventuels, d’élaborer des mesures préventives et de prendre des mesures en cas de violations avérées.

Dans l’ensemble, cette loi vise à accroître la transparence des chaînes d’approvisionnement mondiales et à créer des lignes directrices contraignantes. Il en résulte une plus grande sécurité juridique, tant pour les entreprises que pour les personnes concernées.

Obligations en vertu de la loi sur les chaînes d’approvisionnement

Selon la loi sur les chaînes d’approvisionnement (section 3 paragraphe 1, phrase 2 de la LkSG), vous avez les obligations suivantes en matière de devoir de vigilance et de déclaration :

• • Publier une déclaration de politique générale sur le respect des droits de l’homme
  • Définir les responsabilités internes, par exemple nommer un responsable des droits de l’homme
  • Mettre en place une gestion systématique des risques
  • Effectuer une analyse régulière des risques
  • Mettre en œuvre des mesures préventives et des actions correctives
  • Mettre en place une procédure interne de traitement des plaintes
  • Documenter les mesures et les violations, et publier un rapport annuel

Les obligations en matière de devoir de vigilance concernent l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement, depuis l’achat des matières premières jusqu’à la vente du produit final. Elles s’articulent en fonction des différentes étapes de la chaîne d’approvisionnement : Elles concernent avant tout le secteur d’activité de l’entreprise et ses fournisseurs directs. Dans le cas de fournisseurs indirects, les obligations sont liées aux événements, c’est-à-dire que des mesures telles qu’une analyse de risques sont toujours obligatoires dès que l’entreprise dispose de preuves d’une éventuelle violation.

Quelles sont les conséquences de la non-conformité ?

L’Office fédéral de l’économie et du contrôle des exportations (BAFA) vérifie le respect des obligations de vigilance. Grâce à cette nouvelle loi, les victimes peuvent désormais déposer plainte directement auprès des autorités.

Les entreprises qui enfreignent la loi sur les chaînes d’approvisionnement s’exposent à de lourdes amendes. En cas de violations graves, elles peuvent également être exclues des appels d’offres publics pour une période pouvant aller jusqu’à trois ans.

Comment se conformer aux exigences en matière de devoir de vigilance ?

La loi sur les chaînes d’approvisionnement définit des exigences claires que vous devez respecter pour vous acquitter de vos obligations en matière de devoir de vigilance. Il s’agit en particulier des trois activités suivantes :

1. Identifier et analyser les risques

L’une des principales exigences de cette loi porte sur la mise en place d’un processus systématique et transparent de gestion des risques liés à la chaîne d’approvisionnement. Cela signifie que vous devez identifier les risques liés aux droits de l’homme et à l’environnement dans votre chaîne d’approvisionnement, afin de pouvoir prendre les mesures appropriées pour les minimiser ou les éliminer.

Les risques potentiels sont énumérés à la section 2 de la LkSG. Sont incluses les violations (potentielles) des interdictions relatives au travail des enfants, au travail forcé, à l’esclavage, à la torture, à l’inégalité de traitement ou à la liberté d’association. Les risques environnementaux correspondent, par exemple, à l’utilisation de certains produits chimiques ou au stockage et à l’élimination des déchets non respectueux de l’environnement.

Évaluer régulièrement les risques

Afin d’identifier les risques dans son propre domaine d’activité et avec ses fournisseurs directs, la loi oblige les entreprises à effectuer des analyses de risques une fois par an et sur une base ad hoc. Une analyse de risque ad hoc peut être mise en œuvre, par exemple, suite au lancement d’un nouveau produit ou au développement d’un nouveau secteur d’activité, car ces deux éléments sont associés à une situation de risque accrue. Les risques identifiés doivent ensuite être évalués en fonction de critères tels que la probabilité de l’infraction anticipée, sa gravité et son irréversibilité.

Pour une analyse des risques efficace, il est conseillé de procéder à des audits des fournisseurs et de prêter attention aux certifications, par exemple, conformément à la norme de gestion de la qualité ISO 9001:2015.

2. Élaborer et mettre en œuvre des mesures

Le processus de gestion des risques prévoit l’élaboration d’actions appropriées en fonction des risques identifiés.

Mesures préventives

Il s’agit notamment de mesures visant à réduire les risques et à prévenir les violations. Vous devez notamment fournir une déclaration de politique générale sur la stratégie de votre entreprise en matière de droits de l’homme en décrivant les risques identifiés et les pratiques en vigueur. D’autres mesures préventives comprennent la formation, le suivi des activités et le développement de pratiques d’achat appropriées.

Actions correctives

Lorsqu’il existe des preuves d’une violation des droits de l’homme ou des obligations environnementales, ou qu’une violation a eu lieu, votre entreprise doit prendre les mesures correctives appropriées. Dans votre propre domaine d’activité, les infractions doivent cesser immédiatement. Dans le cas de fournisseurs directs, vous devez au moins élaborer un plan et contrôler sa mise en œuvre.

Gestion des plaintes

En outre, vous devez mettre en place une procédure interne de traitement des plaintes qui permette aux victimes de signaler les risques et les violations. La gestion des plaintes s’effectue selon une procédure définie, qui doit être accessible publiquement.

3. Rédiger un rapport

Enfin, tout ce que vous faites pour répondre à vos obligations en matière de devoir de vigilance doit être documenté. Vous devez conserver ces documents pendant au moins sept ans.

Autre obligation : préparer un rapport annuel détaillant les risques et les violations identifiés au cours de l’exercice précédent, les mesures prises et votre évaluation des actions entreprises. Vous devez mettre gratuitement ce rapport à la disposition du public sur votre site Internet.

D’une part, ce rapport est essentiel pour la vérification par les autorités. D’autre part, il fournit aux consommateurs une documentation claire.

Gestion transparente et informatisée de la chaîne d’approvisionnement

Les conditions préalables les plus importantes pour pouvoir satisfaire à vos obligations de vigilance prévues par la loi sur les chaînes d’approvisionnement sont la transparence des processus de gestion de la chaîne d’approvisionnement et des fournisseurs. Il est important de disposer du bon logiciel, afin de supprimer les silos d’information et de faciliter la collaboration avec toutes les parties prenantes.

Par exemple, une solution de gestion de contenu d’entreprise (ECM) interfacée avec votre ERP permet d’obtenir et de gérer toutes les informations nécessaires sur vos fournisseurs.

Bonne pratique : intégrer ses fournisseurs avec un ECM et un ERP

Lorsque vous ajoutez un nouveau fournisseur à votre chaîne de valeur, vous devez notamment obtenir un certain nombre de certificats. Notre solution d’ECM s’en charge automatiquement.

• Un dossier numérique du fournisseur est créé dans l’ECM pour chaque nouveau fournisseur.
• Cela déclenche des flux de travail automatiques, par exemple pour obtenir des documents supplémentaires, envoyer des rappels concernant les échéances ou informer les utilisateurs avant l’expiration des certificats.
• Tous les flux de travail, les informations et les documents sont documentés, puis archivés selon les principes de l’archivage à valeur probante.
• Grâce à notre interface standard avec SAP, vous pouvez accéder aux dossiers des fournisseurs directement à partir de votre ERP et à tous les documents pertinents dont vous avez besoin pour vous conformer à la loi sur les chaînes d’approvisionnement.

Un système de gestion documentaire tel que Doxis est donc idéal pour compléter votre ERP avec un système d’archivage à valeur probante et pour répondre aux exigences de conformité des documents numériques. C’est également un excellent moyen de se conformer aux exigences de documentation de la loi sur les chaînes d’approvisionnement.

Foire aux questions sur la loi sur les chaînes d’approvisionnement