Responsables IT, comment vous préparer à la migration vers SAP S/4HANA ?

Le support de SAP ECC prendra fin en 2030. En tant que responsable informatique, vous envisagez probablement de migrer vers SAP S/4HANA, une opération représentant à la fois une mise à jour stratégique pour vos systèmes d’information et la possibilité d’exploiter de nouvelles capacités de traitement de données et de gestion des processus opérationnels. Bien qu’ECC ne sera pas désactivé du jour au lendemain, SAP ne fournira plus de mises à jour critiques et n’en assurera plus la maintenance. Alors, si vous êtes en train de planifier cette bascule, poursuivez votre lecture pour découvrir comment la gestion de contenu d‘entreprise (ECM) peut nettoyer et préparer vos données avant la migration tout en renforçant les capacités de votre organisation par la suite. Mais, commençons par un petit récapitulatif.

SAP abandonne SAP ECC au profit de SAP S/4HANA, essentiellement pour suivre l‘évolution des technologies et des attentes des entreprises, marquant ainsi un changement fondamental dans l‘architecture de son ERP destiné à moderniser les processus. Bien que robuste, ECC repose sur une technologie de base de données plus ancienne, alors que S/4HANA fonctionne sur la base de données en mémoire à haut débit SAP HANA, qui permet des analyses en temps réel, un traitement de données plus rapide et une parfaite intégration des technologies émergentes comme l‘IA et l‘apprentissage automatique.

Après 2030, les entreprises ne bénéficieront plus de mises à jour critiques, y compris de correctifs de sécurité, ce qui pourrait les exposer à une multiplication des risques opérationnels et à un alourdissement de leurs factures si elles maintiennent le cap et décident de confier la maintenance de leur solution à un prestataire tiers. La migration vers SAP S/4HANA permet d’accéder à plus de 600 nouvelles fonctionnalités, à des outils analytiques améliorés et à un système plus agile et évolutif, à même de prendre en charge les initiatives de transformation numérique.

Fonctionnalités de base de SAP S/4HANA :

• Refonte de l‘architecture du système
  SAP S/4HANA annonce des changements significatifs de l‘architecture du système grâce à la simplification du modèle de données et à une interface utilisateur repensée. En d’autres termes, la structure fondamentale de votre ERP subira des modifications substantielles, qui exigeront une réévaluation complète de vos personnalisations et intégrations existantes.
  
  
• Amélioration du traitement des données et du débit
  L‘une des caractéristiques notables de SAP S/4HANA est sa capacité de traitement des données en mémoire, qui marque une rupture par rapport au traitement sur disque de son prédécesseur. Cette avancée réduit considérablement l‘empreinte des données et accélère les vitesses de traitement, facilitant ainsi l‘analyse et la compréhension en temps réel.
  
  
• Parcours et options de migration
  La migration vers SAP S/4HANA implique des décisions complexes, qui obligent les responsables informatiques à peser le pour et le contre entre tout reprendre de zéro (démarche dite greenfield) et mettre à niveau l’existant (démarche dite brownfield). Chaque stratégie s’accompagne d’implications distinctes en matière de migration des données, de formation des collaborateurs et d’éventuel temps d‘arrêt du système.
  
  
• Intégration des environnements cloud et hybrides
  Afin de tenir compte de la diversité des environnements informatiques modernes, SAP S/4HANA est compatible avec divers modèles de déploiement, notamment sur site, dans le cloud et en mode hybride. Cette flexibilité permet aux responsables informatiques de personnaliser le déploiement du système afin de l‘aligner sur les feuilles de route stratégiques et les politiques de cloud computing de leur organisation.  

Migrer plus tôt vers SAP S/4HANA présente l’avantage d‘optimiser ses systèmes selon ses propres conditions. L’adoption précoce permet à votre équipe d‘anticiper les goulets d‘étranglement et les éventuelles difficultés tout en profitant des fonctionnalités améliorées de SAP S/4HANA dans des domaines tels que l‘intégration du cloud et le stockage de données. En migrant maintenant, vous maîtrisez mieux le calendrier, les ressources et les ajustements, ce qui facilite votre alignement sur les objectifs généraux de votre entreprise plutôt que de réagir ultérieurement à des pressions externes.  

Migrer plus tôt, c‘est accéder plus rapidement à d’importants avantages :

• Amélioration de l‘agilité
  Une migration anticipée vers SAP S/4HANA permet à votre entreprise d‘adopter un modèle opérationnel plus agile. Grâce à l’accélération de la prise de décision et à la rationalisation des processus, vous pouvez optimiser votre réponse aux fluctuations du marché, aux demandes de vos clients et aux changements internes de votre entreprise. Cette souplesse donne également à vos équipes plus de temps pour s‘adapter au système et optimiser leurs flux de travail, ce qui facilite la transition à long terme.
  
  
• Pérennisation de vos opérations
  Si SAP ECC continue à bénéficier d‘un support technique jusqu‘en 2030, le paysage technologique évolue rapidement. En migrant maintenant, vous donnez les moyens à votre entreprise de profiter des nouvelles mises à jour, des innovations et des technologies émergentes au fur et à mesure de leur déploiement, au lieu d‘être obligé de procéder à une transition précipitée par la suite. La migration proactive réduit également le risque de se laisser distancer par des concurrents qui ont peut-être déjà opté pour une plateforme plus évolutive.
  
  
• Considérations financières
  Une migration précoce s’accompagne souvent d’avantages en termes de coûts. Si de plus en plus d‘entreprises s‘attellent à leur chantier de migration avant 2030, les ressources comme les consultants, les spécialistes de la migration et les ingénieurs de support technique risquent de s’avérer plus coûteuses et plus difficiles à réserver. En prenant de l‘avance sur cette vague, vous avez plus de chances d‘éviter les hausses de prix, d‘accéder à la meilleure expertise et de minimiser les coûteux temps d‘arrêt susceptibles d’intervenir si vous décidez tardivement de procéder à cette migration.
  
  
• Résilience opérationnelle
  Migrer plus tôt signifie inscrire la résilience opérationnelle au cœur de la stratégie à long terme de votre organisation. L‘architecture avancée de SAP S/4HANA garantit une plus grande stabilité et moins de perturbations de vos opérations quotidiennes. Au final, vous enregistrez moins de perturbations système ou de retards dans la récupération de vos données, ce qui permet à votre entreprise de préserver sa résilience et sa fiabilité au fil du temps.

Avant de vous préparer à la migration vers SAP S/4HANA, nous vous recommandons vivement de déployer une gestion de contenu d’entreprise (ECM). Si les avantages pour l‘utilisateur final du déploiement d‘un ECM pour simplifier les flux de travail post-migration sont bien connus (nous y reviendrons un peu plus loin), son rôle dans la protection et la facilitation du processus avant la migration est souvent sous-estimé.

Cependant, il est important de noter que l‘ECM n‘est pas un outil de migration. Il ne gère pas la réplication des données en temps réel, ni ne standardise les processus de migration. En outre, les éditeurs de ce type de solution ne proposent pas de services de conseil en migration.

Un ECM sert de socle de stabilité pour l‘intégrité et l‘hygiène des données avant la migration. Il garantit le catalogage minutieux et la gestion sécurisée de tous les documents, qu‘ils soient en phase de traitement ou au repos.  Il s‘agit de s‘assurer qu‘aucune donnée redondante, obsolète ou inutile (ROT) n‘est transférée.  

Il garantit la bonne structuration et la bonne catégorisation de vos données avant même d’entamer votre migration vers SAP S/4HANA. Il faut le voir comme une amélioration pour SAP : une fois intégré à SAP ECC, l‘ECM organise et enrichit les documents avec des métadonnées, en les stockant dans des dossiers structurés comme les dossiers clients et fournisseurs. En d’autres termes, vos données sont propres, accessibles et optimisées sans qu‘aucune intervention manuelle ne soit nécessaire.

Comment l‘ECM facilite l‘hygiène des données avant la migration

• Données organisées et structurées :
  Les documents sont systématiquement catégorisés et les métadonnées extraites, ce qui garantit la clarté avant la migration.
  
  
• Fonctionnement ininterrompu de SAP ECC :
  Pendant la période de configuration de SAP S/4HANA, vos collaborateurs peuvent continuer à travailler dans SAP ECC sans interruption.
  
  
• Transition transparente lorsque SAP S/4HANA est prêt :  
  Une fois votre nouveau système mis en place, un ECM peut facilement être reconnecté, par exemple en se débranchant d‘ECC pour se raccorder à S/4HANA.

La mise en œuvre d‘un ECM avant la bascule vers SAP S/4 HANA peut atténuer considérablement plusieurs risques critiques associés à la gestion des données lors d‘un changement de système aussi important. Les risques spécifiques liés au transfert de l‘ensemble de la base de données vers SAP S/4 HANA et à la conservation des données existantes sur ECC, ainsi que l’apport d’un ECM pour les prévenir efficacement sont présentés ci-dessous.

• Alourdissement de la charge du système :
  Le transfert de l’intégralité d‘une base de données peut initialement ralentir les performances en raison de l’alourdissement de la charge qui pèse sur le système. Un ECM peut organiser et réduire les volumes de données avant la migration en veillant à ce que seules les données essentielles soient transférées.
  
  
• Complexité et coût de la migration :
  La migration de la totalité d‘une base de données est intrinsèquement complexe et coûteuse. En recourant à un ECM, vous pouvez préorganiser et nettoyer vos données, ce qui réduit le volume de données et simplifie le processus de migration.
  
• Inefficacité dans le reporting et l‘analyse des données :
  La migration d’importantes volumétries de données non classées ou redondantes peut ralentir les processus de reporting et masquer de précieuses informations. Un ECM peut identifier, classer et rationaliser les données pertinentes, garantissant l’accélération et la précision accrue des analyses dans S/4 HANA.

De très nombreuses organisations se retrouvent noyées dans des silos d‘informations et enlisées dans des processus manuels fastidieux. Les responsables informatiques ne sont plus seulement les gourous technologiques invisibles qui bricolent en arrière-plan ; ils sont de plus en plus considérés comme la bouée de sauvetage capable de fluidifier ces flux de travail douloureusement lents.

L‘ECM brille dans ce domaine en éliminant les inefficacités et en permettant de récupérer les heures perdues à rechercher des documents ou à accomplir des tâches redondantes.  

Examinons plus en détail l‘impact de ce changement sur l‘utilisateur au quotidien et sur l‘organisation au sens large :

Lorsqu’il vous faut choisir le bon fournisseur en matière de gestion de contenu d‘entreprise, la décision ne doit pas être compliquée. Notre plateforme d’ECM, alimentée à l‘IA, Doxis Intelligent Content Automation, a été reconnue comme leader par les analystes et nos nombreux clients.

Notre expertise ne s‘arrête pas à la gestion de contenu. Notre plateforme étant certifiée SAP S/4HANA, vous pouvez intégrer Doxis à votre environnement SAP en toute transparence. Que vous migriez vers SAP S/4HANA ou que vous optimisiez vos opérations après la migration, Doxis offre la fiabilité, la sécurité et la conformité dont votre entreprise a besoin pour optimiser sa gestion documentaire.

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