MonIdenum : Tout savoir sur l’identité numérique des entreprises et ses avantages

MonIdenum est un service d’authentification des entreprises gratuit et sécurisé. Sa création résulte d’une initiative du Conseil national des greffiers des tribunaux de commerce (CNGTC) qui a collaboré avec le Groupement d’Intéret Economique (GIE) Infogreffe pour lancer ce service.

MonIdenum permet à tout entrepreneur de doter son entreprise d’une identité numérique unique. Cette dernière offre alors une reconnaissance sur les services digitaux partenaires, notamment les tribunaux de commerce.

L’objectif principal de MonIdenum est de simplifier et sécuriser les démarches administratives en ligne des entrepreneurs. Grâce à une identité numérique unique, les dirigeants peuvent accéder à divers services sans avoir à fournir systématiquement des pièces justificatives, comme l’extrait Kbis.

Ce dispositif vise également à renforcer la lutte contre la fraude en garantissant l’authenticité des informations fournies.

MonIdenum n’est pas un service conçu, mis en place puis proposé aux entreprises par l’Etat par le biais d’une administration centrale ou d’une agence publique. Les greffes des tribunaux de commerce ne sont pas un service de l’Etat mais des organismes privés investis d’une mission de service public.

MonIdenum peut donc être vu comme un service réglementé et sécurisé qui s’inscrit dans une politique publique plus large de numérisation et de simplification administrative conduite par les autorités publiques.

L’utilisation de MonIdenum n’est pas obligatoire pour les entreprises. Cependant, il est fortement recommandé aux dirigeants d’activer leur identité numérique pour faciliter et sécuriser leurs interactions en ligne. Pour ce faire, le dirigeant doit se rendre sur le portail MonIdenum et suivre un processus d’activation en cinq étapes :

1. Vérification de l’adresse e-mail.
2. Création d’un mot de passe pour l’espace personnel.
3. Vérification du numéro de téléphone portable.
4. Vérification de la pièce d’identité.
5. Rapprochement de l’identité avec celle des dirigeants inscrits sur les registres légaux (RCS, RSAC, RSEIRL).

Une fois ces étapes complétées, l’identité numérique est active et utilisable sur tous les sites partenaires.

MonIdenum est principalement destiné aux entreprises immatriculées en France, qu’il s’agisse de personnes physiques ou morales inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC) ou au Registre Spécial des Entreprises Individuelles à Responsabilité Limitée (RSEIRL).

Les entreprises dont le siège social est basé hors de France ne sont pas directement concernées par MonIdenum, sauf si elles possèdent une filiale ou un établissement en France nécessitant une immatriculation auprès des registres légaux français.

L’identité numérique MonIdenum simplifie et sécurise les interactions des entreprises avec les administrations. Elle permet notamment :

• Accès simplifié aux services en ligne : Les dirigeants peuvent se connecter aux plateformes administratives partenaires sans avoir à fournir systématiquement des pièces justificatives, comme l’extrait Kbis.
• Démarches administratives facilitées : Grâce à une authentification fiable, les entreprises peuvent réaliser diverses formalités en ligne, telles que des demandes d’agréments ou des déclarations fiscales, de manière plus efficace.
• Réduction de la fraude : En garantissant l’identité du dirigeant et en la liant à l’entreprise, MonIdenum contribue à prévenir les usurpations d’identité et les fraudes documentaires.

Voici, en trois exemples, des cas concrets qui illustrent l’utilité d’une telle identité numérique pour une entreprise:

Obtention rapide d’un extrait Kbis

Situation : vous souhaitez répondre à un appel d’offres public pour fournir du matériel informatique à une collectivité locale. Pour finaliser votre dossier, vous devez fournir un extrait Kbis récent prouvant l’existence légale de votre entreprise.

Avec MonIdenum :

• Votre service administratif se connecte directement sur Infogreffe via MonIdenum, sans avoir besoin de scanner et envoyer une pièce d’identité.
• Il télécharge l’extrait Kbis de votre entreprise en quelques clics et peut l’envoyer immédiatement au service des marchés publics.
• Gain de temps et de réactivité : pas de déplacement, pas d’attente, pas de risque d’erreur dans l’authentification.

Sans MonIdenum, votre service administratif doit passer par une demande classique, avec une identification manuelle et un délai de traitement plus long.

Dépôt d’une modification statutaire au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)

Situation : votre PME souhaite modifier son siège social et doit déclarer ce changement auprès du greffe du tribunal de commerce.

Avec MonIdenum :

• Votre service administratif peut se connecter directement sur le portail Infogreffe avec l’identité numérique de votre entreprise.
• Il remplit le formulaire de modification statutaire et valide la procédure en ligne.
• Il reçoit une confirmation immédiate, et le greffe traite la demande plus rapidement grâce à l’identification sécurisée.

Sans MonIdenum votre entreprise doit envoyer un dossier papier avec des copies certifiées conformes et des documents d’identité. Le traitement est plus long, avec des risques d’erreur et des demandes de pièces complémentaires.

Déclaration et mise à jour des bénéficiaires effectifs

Situation : La loi impose aux entreprises de déclarer leurs bénéficiaires effectifs (personnes physiques qui détiennent plus de 25 % du capital ou du contrôle d’une entreprise). votre startup technologique a récemment accueilli de nouveaux investisseurs et doit mettre à jour cette déclaration auprès du RCS.

Avec MonIdenum :

• Votre représentant légal se connecte sur Infogreffe avec MonIdenum.
• Il accède directement à la fiche de son entreprise et remplit le formulaire en ligne.
• Une fois signé électroniquement, le dossier est envoyé immédiatement aux autorités compétentes.

Sans MonIdenum, votre société doit rassembler les documents justificatifs (pièces d’identité, statuts mis à jour) et envoyer une demande par courrier ou par email. Les délais de traitement sont plus longs et un rejet du dossier pour erreur est plus probable.

Au-delà des relations avec l’administration, l’identité numérique MonIdenum offre des avantages significatifs dans les interactions avec les clients et les fournisseurs :

• Renforcement de la confiance : Une identité numérique vérifiée et reconnue atteste de la légitimité de l’entreprise, renforçant ainsi la confiance des clients et des partenaires commerciaux.
• Simplification des transactions : Les processus de contractualisation et de commande peuvent être accélérés grâce à une authentification rapide et sécurisée, réduisant les délais et les coûts liés aux vérifications manuelles.
• Sécurité accrue des échanges : L’utilisation d’une identité numérique fiable garantit l’intégrité des communications et des transactions, protégeant ainsi contre les tentatives de fraude ou d’usurpation.

Là encore, ces trois exemples concrets vont illustrer les avantages qu’offre une identité numérique d’entreprise dans les relations avec des partenaires, des clients ou des fournisseurs.

Création et coordination d’un consortium pour un appel d’offres public

Situation : votre entreprise vient d’intégrer un groupement d’entreprises (un consortium) dans le but de répondre à un marché public de construction d’infrastructures routières. Le projet implique plusieurs sociétés :

• Plusieurs entreprises de génie civil,
• Une société spécialisée dans les équipements de signalisation,
• Un bureau d’études d’ingénierie.

L’administration exige des extraits Kbis récents de chaque entreprise membre du consortium, la désignation claire du mandataire du groupement et la signature électronique sécurisée de l’offre et des documents contractuels.

Avec MonIdenum :

• Chaque dirigeant récupère son extrait Kbis en quelques clics via Infogreffe sans devoir passer par des démarches longues et fastidieuses.
• Le mandataire peut authentifier et signer électroniquement les documents pour le consortium, sans erreur ni besoin de vérification supplémentaire.
• La mise en place du groupement est accélérée et sécurisée, garantissant un dépôt d’offre rapide et conforme avant la date limite.

Sans MonIdenum, une ou plusieurs entreprises du consortium doivent transmettre leurs documents séparément, risquant des dossiers incomplets. La validation des pièces prend du temps et des allers-retours avec les administrations. Le risque de retard ou de non-conformité augmente, pouvant entraîner le rejet du dossier.

En conclusion, votre entreprise diminue les risques d’engager inutilement un travail préliminaire en s’assurant que tous les partenaires du consortium sont en mesure de fournir les informations demandées dans le dossier de soumission d’offre d’une manière fluide et sécurisée.

Sécurisation d’un partenariat commercial entre deux entreprises

Situation : votre entreprise de cybersécurité souhaite conclure un contrat de prestation avec un groupe bancaire. Avant de contractualiser, la banque veut s’assurer que son futur prestataire est bien enregistré au RCS et que vous êtes légalement habilité à signer des accords.

Avec MonIdenum :

• Votre entreprise est en mesure de fournir instantanément son extrait Kbis, certifié et vérifiable en ligne.
• Le contrat est signé électroniquement via un prestataire de signature qualifiée qui reconnaît MonIdenum comme un moyen d’authentification fiable.
• La banque valide le dossier en quelques heures, ce qui permet de démarrer la mission immédiatement.

Sans MonIdenum, votre client va vous demander des copies papier et vérifier manuellement les documents. Le processus prend plusieurs jours, avec un risque de document erroné ou expiré. Un retard dans la validation repousse la mise en œuvre du contrat.

Si votre entreprise dispose d’une identité numérique, le groupe bancaire dont vous cherchez la clientèle sera mis en confiance à propos des capacités de votre entreprise à établir un échange d’informations fluide et sécurisé.

Vérification d’identité et lutte contre la fraude dans la chaîne d’approvisionnement

Situation : un grand distributeur de produits alimentaires travaille avec des dizaines de fournisseurs. Pour éviter les fraudes (fournisseurs fictifs, usurpation d’identité, falsification de documents), l’entreprise met en place un protocole de vérification d’identité numérique pour tout nouveau fournisseur.

Avec MonIdenum :

• Les nouveaux fournisseurs s’authentifient via MonIdenum, garantissant qu’ils sont bien enregistrés au RCS.
• Réduction du risque de fraude : seul un représentant légal peut valider le contrat.
• Processus d’onboarding simplifié : pas de paperasse, validation quasi immédiate.

Sans MonIdenum, l’entreprise doit vérifier chaque fournisseur manuellement, demandant des documents papier qu’elle doit comparer avec ceux du RCS. Ce cas de figure augmente les risques de falsifications ou d’erreurs humaines, augmentant le potentiel de fraudes. Le processus est lourd et coûteux, ralentissant les nouvelles collaborations.

L’adoption d’une identité numérique telle que MonIdenum s’inscrit dans une démarche plus large de dématérialisation des processus et documents sur lesquels s’appuie l’activité de l’entreprise.

Il est un signe supplémentaire que l’entreprise qui utilise un tel service est consciente de l’importance de gérer et d’exploiter au mieux le contenu d’entreprise. L’utilisation d’un Entreprise Content Management system - ou  ECM - peut aider une entreprise à obtenir et gérer finement son identité numérique.

Centralisation et accessibilité des documents

• Réduction de la dispersion documentaire : L’ECM permet de centraliser dans un référentiel unique tous les documents utiles à de bons échanges d’informations avec le portail MonIdenum.
• Accès sécurisé et contrôlé : Les employés accèdent aux documents en fonction de leurs droits et de leur rôle dans l’entreprise, ce qui interdit, par exemple, aux personnes non autorisées d’accéder aux informations permettant de se connecter au portail.
• Disponibilité 24/7 : Un ECM moderne basé sur le cloud permet un accès partout et à tout moment, idéal pour le télétravail et les équipes multi-sites. En cas de besoin, vos collaborateurs trouveront immédiatement où qu’ils soient les informations nécessaires pour accéder au portail MonIdenum.

Automatisation des processus métiers (Workflows)

• Réduction des tâches manuelles et des erreurs : Moins de ressaisie manuelle = moins de risques d’erreurs humaines. Les informations relatives à l’identité numérique de votre entreprise sont stockées au bon endroit sous le bon format.
• Suivi en temps réel des processus : L’ECM permet de mettre en place une alerte dans un processus qui crée les conditions d’une mise à jour nécessaire des informations sur le portail MonIdenum, réduisant ainsi les risques d’informations erronées dans les documents administratifs.

Intelligence artificielle et analyse avancée des documents

• Indexation automatisée et recherche intelligente : L’IA permet de classer rapidement un document grâce à la reconnaissance de texte et au machine learning. Un document ayant un impact sur les informations que l’entreprise doit transmettre au greffe du tribunal de commerce sera identifié comme tel.
• Analyse des tendances et prise de décision : Un ECM peut identifier des modèles de fraudes en analysant les documents stockés par exemple en identifiant une incohérence dans le format d’identité numérique d’une entreprise partenaire.

La solution logicielle Doxis proposée par SER Group répond à ces besoins. Si votre entreprise exploite déjà les nombreuses fonctions intégrées au sein de Doxis, nous vous invitons à mettre en place les dossiers électroniques, les processus intelligents de numérisation de documents ou l’automatisation des processus qui vous permettront de gérer sans risque vos échanges avec Infogreffe.

L’assistant numérique qu’est l’IA intégrée à Doxis vous aidera aussi à gérer, comme elle le fait dans d’autres processus de votre entreprise, les informations relatives à l’identité numérique unique de votre entreprise et celle de ses partenaires, clients ou fournisseurs.

Conclusion: une entreprise qui embrasse la dématérialisation des informations et la numérisation des flux de données gagne une agilité synonyme de compétitivité accrue par rapport à ses concurrents. MonIdenum participe à ce mouvement.

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