EN 16931 : norme européenne pour la facturation électronique

Il y a de fortes chances que votre entreprise se prépare à l’obligation d’adopter la facturation électronique prévue par la norme EN 16931, qui définit les principaux éléments d’une facture électronique. En France, toutes les entreprises qui répondent à des marchés publics sont déjà tenues d’émettre des factures électroniques depuis le 1er janvier 2020, et cette obligation de facturation électronique s’étendra aux transactions interentreprises à compter du 1er septembre 2026.

Considérez donc ce document comme un guide d’information sur la norme EN 16931 et découvrez le rôle qu’elle joue dans la facturation électronique obligatoire, les exigences qu’elle impose en matière de facture électronique et comment le bon logiciel peut vous aider à vous mettre en conformité avec cette législation.

La norme européenne EN 16931 définit un format de facture électronique clair et cohérent. En normalisant les spécifications, elle permet aux entreprises d’aligner facilement leurs pratiques de facturation sur les exigences de l’UE. Ce changement vise à rendre le processus de facturation plus efficace et plus simple pour toutes les parties concernées.

Évolution historique au niveau de l’UE

EN 16931 est la norme liée à la directive européenne 2014/55/UE. Élaborée par le Comité européen de normalisation (CEN), elle découle de la norme européenne pour les factures électroniques (ESI). La Commission européenne a ordonné la norme EN 16931 dans le cadre de la directive 2014/55/UE publiée en 2014. Elle définit les exigences relatives à la mise en œuvre de la facturation électronique pour les administrations publiques dans tous les États membres de l’UE. Elle a été instaurée pour la première fois en 2017.

Transposition en droit national

La norme EN 16931 a été transposée en droit français par le décret n° 2016-1625 du 5 décembre 2016, qui établit les obligations relatives à la facturation électronique pour les achats publics en accord avec cette norme.

Depuis 2020, toutes les entreprises sont tenues d’émettre des factures électroniques pour transmettre leurs demandes de paiement via Chorus Pro, dans le cadre de contrats passés avec l’État, les collectivités territoriales et les établissements publics.

Objectifs

La norme EN 16931 ouvre la voie à l’harmonisation des processus de facturation dans toute l’Union européenne. Tous ses États membres doivent se conformer aux exigences européennes, notamment adopter un format standardisé et des lignes directrices spécifiques pour la mise en œuvre. En fin de compte, cette norme européenne simplifie les opérations transfrontalières de vente au détail dans les secteurs B2G et B2B en fluidifiant et en optimisant les transactions.

La facturation électronique simplifie le traitement des factures en permettant l’automatisation : il n’est donc plus nécessaire d’attendre la saisie manuelle des données ou d’être obligé de gérer les problèmes de changement de format ou de système. Cette normalisation est essentielle pour harmoniser les pratiques de facturation sur le marché européen. Ainsi, les factures électroniques conformes à la norme européenne EN 16931 seront facilement traitées dans d’autres systèmes informatiques dans l’UE, ce qui facilitera grandement la vie de toutes les parties concernées.

Par conséquent, les progiciels comptables et les ERP du marché prendront prochainement en charge les différents formats de la facture électronique. Vous pourrez alors simplifier vos processus de facturation et en renforcer la sécurité.

La norme EN 16931 définit un modèle de données clair pour les éléments essentiels d’une facture électronique tout en fournissant une liste de syntaxes acceptables. Elle pose ainsi les bases de sa structure et spécifie les différents formats utilisables.

Exigences :

• Une facture électronique doit correspondre à un modèle de données sémantiques conforme à la norme européenne.
• Les organisations soumises à la facturation électronique doivent être en mesure d’accepter et de traiter toutes les syntaxes.

Les modèles de données sémantiques sont indispensables pour échanger et traiter les factures électroniques indépendamment du logiciel. Composants :

• Modèle de facture de base : il décrit les informations élémentaires que chaque facture électronique doit contenir, comme son numéro, la date de facturation et les renseignements fiscaux.
• Correspondances syntaxiques : elles décrivent la représentation du modèle de base dans différents formats de facture électronique, par exemple UBL, CII et Factur-X.

Les éléments de la norme européenne EN 16931 se déclinent en trois niveaux de conformité :

Facture

La facture doit comporter toutes les informations requises pour être conforme à la norme EN 16931. Il ne suffit pas de fournir des informations correctes. Vous devez les fournir dans la bonne structure et le bon format.
En outre, la facture ne doit pas contenir de valeurs inadmissibles.

Modèle de données de facturation CORE

Selon la Commission européenne, une norme de facturation est conforme si une facture électronique repose sur le modèle de données de facturation CORE, qui s’inscrit dans le cadre plus large de la norme EN 16931 concernant la facturation européenne. Ce modèle fournit un cadre permettant de définir les exigences en matière de facturation sans être lié à une syntaxe spécifique. Les destinataires doivent être en mesure d’accepter et de traiter les factures électroniques conformes au modèle de données CORE, tandis que les émetteurs sont tenus de créer des factures électroniques en utilisant ce modèle comme base.

Spécifications CIUS

Un document de facturation peut également reposer sur les spécifications CIUS. Acronyme de « core invoice usage specifications » (spécifications d’utilisation des factures de base), une CIUS étend le modèle de données de base des factures. Cela est important pour compléter les éléments essentiels d’une facture électronique au niveau national par des informations juridiques applicables au niveau national. Les exigences relatives aux destinataires et aux émetteurs s’appliquent de la même manière à la facture CORE.
De plus, une CIUS suit les règles de CORE. Toute personne qui reçoit et traite des factures CORE peut généralement traiter des factures électroniques conformément à une CIUS.

Dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises françaises, quelle que soit leur taille, devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. À compter du 1er septembre 2026, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) auront l’obligation d’émettre des factures électroniques. À partir du 1er septembre 2027, cette obligation d’émission de factures numériques concernera aussi les petites et moyennes entreprises et les micro-entreprises.

Dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises françaises, quelle que soit leur taille, devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. À compter du 1er septembre 2026, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) auront l’obligation d’émettre des factures électroniques. À partir du 1er septembre 2027, cette obligation d’émission de factures numériques concernera aussi les petites et moyennes entreprises et les micro-entreprises.

Pour garder une longueur d’avance, il est préférable que votre entreprise commence à traiter les factures électroniques conformément à la norme EN 16931 le plus tôt possible. Ce n’est probablement pas une bonne idée d’attendre la dernière minute.

Formats de facture pris en charge

Les formats de facture électronique européens valides sont ceux qui répondent aux exigences de la norme européenne EN 16931. En France, trois formats compatibles sont valables :

• UBL (Universal Business Language) : norme internationale XML, ce format est reconnu par le gouvernement français et possède une structure standardisée pour les données de facturation.
• CII (Cross Industry Invoice) : format XML basé sur la norme européenne EN 16931, il est recommandé par l’administration fiscale française et permet une interopérabilité élevée.
• Factur-X : format hybride développé par la France et l’Allemagne en 2014, il combine un format PDF lisible et des données XML structurées. Parfaitement conforme aux exigences françaises, il facilite la lisibilité et le traitement automatique.

Les portails de facturation courants tels que Peppol prennent déjà en charge les formats de facture comme Factur-X. D’autres progiciels comptables et ERP adoptent désormais les formats de facture électronique. Vous pouvez également recevoir et traiter des factures électroniques entrantes dans Doxis, conformément à la norme EN 16931.

Hé Doxi, comment fonctionne le traitement des factures entrantes conforme à la norme EN 16931 ?

Avec Doxis, vous pouvez gérer les factures électroniques conformes à la norme EN 16931 en les prenant en charge tout au long de leur traitement jusqu’à leur archivage. Cette simplification du traitement des factures entrantes améliore non seulement votre flux de travail, mais facilite également la collaboration au sein de l’Union européenne. Il est essentiel de s’adapter dès maintenant, car seules les factures électroniques conformes à la norme EN 16931 seront acceptées à l’avenir. En outre, les entreprises françaises doivent choisir un format de facture conforme à cette norme.

Les portails dédiés à la facture électronique et les ERP en service ont tendance à prendre en charge les formats UBL, CII et Factur-X conformes à la norme EN 16931. Cela vous permettra à l’avenir de créer des factures conformes à la législation. Le traitement des factures entrantes et sortantes interagit lorsque vous connectez Doxis à votre ERP. Vous pouvez alors intégralement gérer les factures électroniques conformément à la norme EN 16931 en émission et en réception.

Envie de voir comment Doxis gère les factures électroniques entrantes ? Contactez-nous ! Nos experts seront heureux de vous aider.

FAQ sur la norme EN 16931