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Pourquoi une piste d’audit est-elle indispensable à votre entreprise ?
Vous êtes-vous déjà demandé comment les entreprises les plus performantes parviennent à maintenir un fonctionnement irréprochable ? Leur secret réside dans les pistes d’audit, un outil crucial qui enregistre chaque opération intervenant dans leurs systèmes informatiques et processus, afin de s’assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet. En plus d’être un élément déterminant pour assurer une conformité concrète, elles vous permettent de connaître les rouages de votre entreprise en identifiant clairement les risques et les écarts avant qu’ils ne se transforment en erreurs coûteuses.
Commençons par les principes de base.
Qu’est-ce qu’une piste d’audit ?
Une piste d’audit, également appelée « flux d’activité », « journal transactionnel » ou bien encore « suivi des modifications », se révèle indispensable à toute entreprise qui attache de l’importance à la transparence et à la responsabilité. Elle fournit un enregistrement continu et chronologique des opérations effectuées au sein de vos systèmes, garantissant leur traçabilité et la responsabilité. Imaginez le cycle de vie d’un document, tel qu’un reçu, depuis sa création en passant par ses modifications, ses validations, voire ses suppressions. Cette piste d’audit enregistre méticuleusement chacune de ces opérations en détaillant la personne à l’origine de chaque opération, à quel moment elle a été effectuée et, surtout, pourquoi elle était nécessaire. Elle constitue une base solide pour la documentation des processus tout en renforçant la sécurité, en garantissant la conformité et en apportant des informations précieuses sur les flux de travail opérationnels.
À quoi ressemble une piste d’audit ?
Plus précisément, une piste d’audit enregistre les informations suivantes dans un flux de travail documentaire :
- Qui : identité de l’utilisateur à l’origine de l’opération.
- Quoi : l’opération effectuée.
- Quand : horodatage, composé de la date et de l’heure, indiquant l’instant où l’utilisateur a effectué une opération particulière.
- Pourquoi : indique la raison de l’opération.
Quelles sont les raisons d’être d’une piste d’audit ?
Une piste d’audit offre de nombreux avantages aux entreprises. Elle permet de surveiller les transactions et les activités financières, de démontrer la conformité avec les normes juridiques telles que le RGPD et de documenter en détail les étapes des processus. Toutes ces fonctions peuvent idéalement être automatisées, ce qui est particulièrement utile pour le management de la qualité et l’automatisation des processus. Les pistes d’audit sont indispensables pour concevoir des processus transparents qui respectent un haut niveau de normes opérationnelles.
Comment les pistes d’audit et la visualisation des processus se complètent-elles ?
Une piste d’audit peut enregistrer des milliers d’opérations quotidiennes, bien que ces dernières ne soient pas immédiatement visibles, ce qui la distingue de la visualisation des processus. La visualisation des processus simplifie la représentation des opérations accomplies et offre ainsi une vue plus rationnelle tout en permettant d’obtenir des informations détaillées. Par exemple, dans Doxis, notre plateforme intelligente d’automatisation du contenu, la visualisation des processus se sert de coches vertes pour indiquer les opérations terminées et un bouton de lecture pour indiquer celles en cours. Ce système permet non seulement de suivre, mais aussi d’afficher clairement l’état d’avancement d’un projet à tout moment.
Toutes les informations sont alors fournies par la piste d’audit ou le journal de cette piste.
Piste d’audit automatisée ou manuelle
La documentation des processus opérationnels est réalisée automatiquement et manuellement :
- Automatiquement : la piste d’audit enregistre automatiquement certains points de données, par exemple quel utilisateur (qui) effectue quelle opération (quoi) à quel moment (quand).
- Manuellement : en plus des informations déjà collectées automatiquement, vous pouvez fournir des données supplémentaires pour la piste d’audit. Par exemple, vous pouvez ajouter une note à une opération pour la rendre traçable. La note explique pourquoi vous avez effectué cette opération dans le processus et quel en a été le résultat.
Les pistes d’audit des applications comme que notre système de gestion documentaire Doxis (GED) ne suivent pas seulement l’activité des utilisateurs, mais enregistrent également les tâches automatisées effectuées par notre IA, Doxi. Que Doxi stocke des documents numériques ou assigne des tâches à des utilisateurs en fonction de règles définies, chaque action est méticuleusement enregistrée. Cette fonction garantit la responsabilité et la transparence de tous les processus automatisés.
Obligations légales des entreprises
De nombreuses entreprises sont légalement tenues de conserver des pistes d’audit, et il est fort probable que la vôtre ne fasse pas exception à la règle. Lors de la vérification de la nécessité de ces enregistrements, tenez compte des facteurs clés suivants :
- les obligations légales en matière de management de la qualité,
- l’archivage à valeur probante, ou
- le RGPD.
Gestion de la qualité
La piste d’audit est particulièrement intéressante dans le domaine du management de la qualité, car elle permet d’assurer la conformité avec un large éventail de réglementations et de normes ISO. Cet aspect est particulièrement important dans des domaines tels que la fabrication d’appareils médicaux ou dans des secteurs où la responsabilité du fait du produit peut être engagée et avoir de lourdes conséquences. Les entreprises doivent documenter chaque opération et chaque étape avec la précision d’un neurochirurgien pour s’assurer que tout est non seulement légal, mais aussi sûr.
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Lire maintenantPiste d’audit et RGPD
Dans le contexte du RGPD, le rôle des pistes d’audit devient particulièrement important. Lorsqu’une piste d’audit enregistre des données personnelles comme des noms d’utilisateur, des horodatages et des opérations, elle permet de comprendre les activités de vos collaborateurs et d’évaluer potentiellement leurs performances. Ce type de collecte de données exige l’intervention d’organes de contrôle, car il pourrait conduire à la surveillance ou au contrôle des salariés, avec des implications juridiques. Il est essentiel de comprendre ces nuances pour rester en conformité avec le RGPD tout en utilisant les pistes d’audit.
D’autre part, les pistes d’audit jouent un rôle essentiel dans la protection des données personnelles. Elles indiquent précisément qui a accédé aux informations personnelles (coordonnées des clients, par exemple), et à quel moment. En enregistrant en permanence les accès et les modifications, les pistes d’audit contribuent à minimiser le risque d’utilisation abusive des données, garantissant ainsi le traitement responsable et sécurisé des informations sensibles.
Avantages des pistes d’audit
Doxi, quels sont les avantages d’une piste d’audit ?
1. Amélioration de la collaboration
Une piste d’audit fournit un enregistrement chronologique et traçable des activités au sein des flux de travail, ce qui facilite grandement la collaboration des équipes. En documentant clairement chaque action entreprise par les membres d’une équipe, la piste d’audit améliore la communication et la coordination. Cela renforce non seulement la dynamique d’équipe, mais favorise également le travail interdisciplinaire, ce qui permet à chacun de rester aligné et informé.
2. Plus grande transparence
Les journaux d’audit offrent une vue détaillée des différentes opérations d’un processus et servent de base à la création de procédures traçables et sécurisées. Ce niveau de transparence est synonyme d’intégrité. Il permet d’instaurer la confiance entre les parties prenantes et de la renforcer dans les activités de l’entreprise.
3. Optimisation des processus
La transparence des processus, mise en lumière par la piste d’audit, permet d’optimiser l’opérationnel. En mettant en évidence les structures inefficaces et les faiblesses des flux de travail, la piste d’audit facilite l’analyse et la mise en œuvre des améliorations. Cela favorise la normalisation et la sécurisation des processus, améliorant ainsi l’efficacité opérationnelle globale.
4. Assurance de la conformité
La piste d’audit sert de preuve concrète de la conformité et du fonctionnement intègre d’une entreprise. Elle documente le respect des réglementations et des obligations légales tout au long des différentes étapes d’un processus. En outre, elle veille à ce que les enregistrements de données et les informations soient facilement accessibles, ce qui est crucial lors des audits.
5. Réduction des risques
Enfin, la piste d’audit fait office de système d’alerte précoce pour identifier les risques. Elle documente méticuleusement chaque requête, ce qui permet d’éviter les violations et l’utilisation abusive des données tout en réduisant les risques d’inefficacité des processus. Cette approche proactive de la gestion des risques est essentielle pour maintenir un environnement opérationnel sûr et conforme.
Utilisez une piste d’audit pour enregistrer et tracer chaque opération
Les pistes d’audit sont la pierre angulaire de tout cadre d’entreprise solide, car elles enregistrent avec diligence chaque opération au sein d’un système ou d’un processus. S’il y a une chose à retenir de cette discussion, c’est que la documentation méticuleuse fournie par les pistes d’audit est absolument essentielle. Elles permettent non seulement d’améliorer la récupération des données et de renforcer la sécurité de l’information, mais aussi de protéger les données personnelles et de garantir l’exhaustivité et la valeur probante de l’archivage de vos documents.
Et avec Doxis, la mise en place de vos pistes d’audit devient un jeu d’enfant. Notre flux d’activités illustre le bon fonctionnement des pistes d’audit en documentant en toute transparence les activités documentaires de manière organisée et compréhensible.
Prêt à passer à l’étape suivante ? Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus sur Doxis et la manière dont il peut transformer votre approche de la gestion documentaire et de la conformité.
