Pourquoi SharePoint n’est pas adapté à la gestion électronique de documents

SharePoint est populaire en tant que système de gestion documentaire en raison de sa simplicité. L’application est intuitive et l’idée de base de fournir l’accès le plus simple et le plus structuré à l’information est bien mise en œuvre. Mais cette simplicité signifie aussi que le système est assez rigide et qu’il n’admet que des processus et des exigences standards. SharePoint convient parfaitement comme GED aux entreprises au début de leur parcours de numérisation et à celles dont le niveau d’exigences est faible.

Plus la complexité s’accroît, plus les limites apparaissent

Si les processus opérationnels ne sont pas conformes aux normes, si les documents circulent à travers plusieurs services ou si les exigences de conformité sont élevées, SharePoint atteint rapidement ses limites lorsqu’il est utilisé comme GED. C’est ce qui est arrivé à l’un de nos clients, une grande entreprise internationale. Microsoft SharePoint a fait office de GED pendant de nombreuses années pour traiter de nombreux cas d’usage à grande échelle dans l’ensemble de l’entreprise. Cependant, dans pratiquement tous les cas d’application, ses fonctionnalités standards de gestion documentaire n’ont pas répondu aux besoins du client. Afin de surmonter ces limites, il s’est tourné vers la programmation, l’extension et l’adaptation de SharePoint, tout en recherchant de nouvelles solutions et de nouveaux palliatifs. Dans le pire des cas, les limites de SharePoint ont été simplement acceptées.

Même des flux de travail simples peuvent rapidement révéler les limites de SharePoint en tant que solution de gestion documentaire. Dans notre exemple, notre client avait besoin de résoudre deux problèmes très spécifiques.

1. Flux de travail automatisés, sécurisés et conformes

Gestion sécurisée des contrats
La gestion des contrats a constitué un des cas d’usage où les limites de SharePoint en tant que GED sont apparues clairement.
Pour relever ces défis, le modèle de métadonnées a été amélioré, des fonctions spécifiques de rappel et de notification ont été ajoutées et le client a acheté une solution de workflow. Des fonctions supplémentaires de recherche en texte intégral, d’héritage de métadonnées, etc., ont été ajoutées. Certaines fonctionnalités ont dû être développées et mises en œuvre spécialement pour ce scénario d’usage.

Absence de fonctions de mise en conformité
Les fonctionnalités requises d’urgence, telles que les autorisations d’accès, les flux de travail et les délais de conservation des documents contractuels dans le système, ont représenté un défi particulier. Ces questions impliquent également un travail colossal dans SharePoint.

Une programmation interne considérable
Alors que les utilisateurs ont pu faire bon usage des fonctions de base de collaboration et de gestion de documents de SharePoint, les administrateurs ont été mis à rude épreuve en raison de la somme de travail nécessaire.

2. Collaboration numérique efficace et transparente

Excellent stockage de fichiers, mais manque de partage
L’entreprise a également constaté des limites à la collaboration entre les équipes projet lors de l’utilisation de SharePoint. Une page SharePoint a été créée pour chaque projet, où tous les participants internes pouvaient communiquer.
Cependant, aucun partage n’a eu lieu. SharePoint employé comme GED n’a servi qu’au stockage de documents, par exemple pour les dessins et les plans, la correspondance ou les documents d’acceptation. La valeur ajoutée recherchée dans le domaine de la collaboration ne s’est pas concrétisée, car ce stockage de fichiers est un simple système de fichiers plus moderne.

D’autres fonctions de partage de fichiers n’ont finalement pas été utilisées, bien qu’elles aient été spécialement mises en œuvre pour ce cas d’usage. Les raisons de cette situation sont toutefois plus profondes.
Il était urgent de trouver une solution pour la collaboration au sein des projets.

Solutions en îlots et silos de données
Tous les documents et toutes les informations doivent être rassemblés et mis à disposition à un seul emplacement. Tous les documents issus de systèmes tiers en revanche n’ont pas été pris en compte. Ceux-ci n’ont pas été stockés manuellement dans SharePoint, car l’effort requis aurait été beaucoup trop important. Outre les documents individuels, beaucoup d’autres informations provenant de l’ERP ou du processus de production n’étaient pas non plus transférées vers SharePoint. Par conséquent, la vue d’ensemble des projets était toujours incomplète et des informations importantes telles que les factures, l’état d’avancement du traitement et les devis manquaient.

Ces limites ont engendré une lacune dans les processus opérationnels de l’entreprise, avec à la clé trois effets principaux :

• Après l’euphorie initiale, l’acceptation de la solution n’a cessé de décliner au fil des ans. Des solutions de contournement (shadow IT !) ont été trouvées.
• L’effort nécessaire au maintien et à la recherche des documents s’est accentué, tandis que la transparence espérée dans la collaboration n’a eu de cesse de baisser.
• Les fonctions manquantes pour les autorisations d’accès et le respect des délais de conservation légale ont renforcé le risque de violation de la conformité.

En conséquence, toutes les informations ne pouvaient jamais être trouvées au même endroit, et le maintien de la qualité et de la conformité nécessitait d’accomplir beaucoup de tâches manuelles au sein des projets.    

La question de savoir quel logiciel peut répondre à toutes ces exigences est toujours fondamentale pour la réussite. Souvent, la réponse n’est pas une solution unique, mais une combinaison de plusieurs solutions.

Sur la base de ces exemples de gestion de contrats et de collaboration au sein des projets, il est facile de constater que SharePoint utilisé comme GED ne peut à lui seul résoudre tous ces problèmes et défis, quels que soient les efforts déployés. Il nous incombait donc de déterminer les méthodes qui, du point de vue de l’utilisateur, mènent réellement à l’objectif et sont si utiles qu’elles peuvent créer de la valeur ajoutée pour les utilisateurs et l’ensemble de l’entreprise. En lien avec l’objectif initial des deux sous-projets (gestion des contrats et collaboration au sein des projets), nous avons abordé les ateliers avec le client selon notre approche holistique d’une vision à 360 . Cela a donné lieu à deux approches différentes pour les deux sous-projets.

Méthode 1 : migration vers Doxis

Dans le domaine de la gestion des contrats, la migration des contrats existants vers Doxis a été privilégiée. Les fonctions standards de la solution de gestion des contrats ont permis de réduire considérablement la complexité en conservant et en développant la solution SharePoint existante.
La migration a été réalisée à l’aide d’outils simples et standardisés. Une fois l’opération terminée et après vérification de son exhaustivité, les pages et documents SharePoint ont pu être supprimés. Des dizaines de milliers de dossiers contractuels ont été ajoutés dans Doxis, et les documents ont été importés de SharePoint.
L’archivage de documents, en particulier, représente un processus standard qui convient parfaitement comme fonctionnalité dans les environnements SharePoint existants : les documents sont copiés ou déplacés, leurs métadonnées sont importées et ils sont archivés dans Doxis conformément aux politiques pertinentes en matière de conservation et de droits d’accès.

Méthode 2 : approche fédérée

Pour la solution de gestion de projet, nous avons exploité les atouts de SharePoint. La solution est restée le point d’entrée central pour tous les participants au projet et n’a été améliorée que lors de l’ajout d’informations manquantes. Grâce à Content Bridges, tous les documents nécessaires provenant de l’ERP et d’autres applications importantes sont archivés dans Doxis et automatiquement affectés aux projets pertinents à l’aide des métadonnées correspondantes.
Dossiers de projet dans Doxis avec informations issues de SharePoint
Les dossiers de projet sont créés automatiquement dans Doxis à partir des documents émanant de SharePoint. Ceux-ci peuvent être à leur tour visualisés et ouverts à partir de SharePoint. Cela présente deux avantages :

• Tous les utilisateurs de SharePoint peuvent utiliser le dossier de projet intégré de Doxis pour visualiser et rechercher de manière structurée tous les documents liés au projet, indépendamment de la manière dont ils ont été créés et stockés.
• Tous les utilisateurs sans accès natif à SharePoint peuvent également accéder à tous les documents du projet via Doxis, y compris les documents stockés sur SharePoint et transférés vers Doxis.

Grâce à cette approche fédérée (fédération de contenu), les informations des deux systèmes sont mises à disposition et les utilisateurs disposent d’une vue à 360  de tous les documents liés au projet.

Et après ? Mieux connecter informations et processus