Aufbewahrungsfrist von Lieferscheinen

Eine Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine besteht bis zu dem Moment, an dem Unternehmen die Rechnung an den Empfänger versenden. Bis zu diesem Zeitpunkt erfüllt der Lieferschein mindestens zwei Funktionen: Er informiert über den Umfang und die Art der gelieferten Waren und dient als Nachweis einer ordnungsgemäßen Zustellung.

Mit dem Versand der Rechnung dürfen Unternehmen den Lieferschein vernichten – es sei denn, der Lieferschein hat eine Kontrollfunktion. Dies trifft zu, wenn der Lieferschein die Menge, Art und Qualität der zugestellten Waren belegt oder Teil eines Belegs ist. Dann gilt eine längere Aufbewahrungsfrist. Darüber hinaus müssen Sie den Lieferschein aufbewahren, sofern das Dokument einen Handels- bzw. Geschäftsbrief darstellt.

• Handelsbrief: Der Schriftwechsel eines Geschäfts ist im Lieferschein dokumentiert.

• Geschäftsbrief: Der Lieferschein wird gleichzeitig als Warenbegleitschein, Frachtpapier oder Liste der enthaltenen Waren genutzt.

Gesetzliche Anforderungen im Steuerrecht und Handelsrecht

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine unterscheiden sich in handelsrechtliche und steuerrechtliche Vorschriften.

Wie Geschäftsvorgänge zwischen zwei Vertragspartnern handelsrechtlich zu dokumentieren sind, regelt § 257 Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB).

Grundlage für die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht von Lieferscheinen bildet § 147 Abs. 1 Abgabenordnung (AO). Er dient gleichermaßen als Basis für die GoBD-konforme Belegung von Geschäftsvorgängen gegenüber dem Finanzamt.

Unternehmen sind verpflichtet, vor dem 1. Januar 2017 erstellte Lieferscheine aufzubewahren. Das am 1. Januar 2017 verabschiedete zweite Bürokratieentlastungsgesetz (BEG II) vereinfacht seither die Aufbewahrungspflichten von Lieferscheinen.

Allgemein beginnt die Dauer der Aufbewahrungsfrist mit dem Ende eines Kalenderjahres. Das gilt für alle Lieferscheine. Abweichende Regelungen gelten in Hinblick auf das Ende der Aufbewahrungsfrist:

• Liegen Lieferscheine als Buchungsbeleg oder Teil einer Rechnung vor, sind sie zehn Jahre lang aufzubewahren.
• Ist der Lieferschein gleichzeitig ein Handels- oder Geschäftsbrief, liegen die Aufbewahrungsfristen bei sechs Jahren.

Wichtig: Enthält der Lieferschein nur Bestandteile, welche die Rechnung ebenfalls enthält, ist er nicht als Teil des Belegs anzusehen.

Für alle weiteren Lieferscheine endet die Aufbewahrungspflicht für Unternehmen und Selbstständige mit dem Versand der Rechnung. Anders ist die Regelung für den Empfänger. Entsorgen darf dieser den Lieferschein erst nach Eingang der Rechnung.

Form der Aufbewahrung

Für Unternehmen bedeutet die Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine die Notwendigkeit einer Archivierung. Während der Aufbewahrungszeit müssen Lieferscheine nicht zwingend im Original vorliegen.

Scannen Sie die Dokumente, ersetzt dies die Originaldatei in Papierform. Im Fall des ersetzenden Scannens ist es erlaubt, dass Sie das Original direkt nach Erhalt löschen. Gleichwohl bedeutet dies, dass Sie den Lieferschein fortan digital aufbewahren. Ein erneutes Ausdrucken und Verwahren in Papierform entspricht diesbezüglich keiner korrekten Verwahrung.

Für das digitale Abbild sind die gesetzlichen Bestimmungen für die elektronische Archivierung von Dokumenten bindend.

Der Lieferschein dient dem Absender, Spediteur bzw. Lieferanten sowie dem Warenempfänger als Nachweisdokument über die transportierte Ware. Während des gesamten Logistikprozesses ist er von hoher Relevanz, da er die Inhalte des Geschäftsvorgangs zusammenfasst.

Folgende Positionen sind übliche Bestandteile eines Lieferscheins:

• Name und Adresse des Absenders sowie Empfängers
• Ausstellungsdatum und eindeutige Systemnummerierung
• Packliste der enthaltenen Artikel inklusive Informationen zur Stückzahl, Menge und Einzelgewicht
• Informationen zum Transport der Versandart und den Versandkosten
• Lieferdatum
• Unterschriften der Absender und Empfänger

Später dient der Lieferschein als Abgleich zwischen der tatsächlich gelieferten Ware und den aufgeführten Positionen einer Rechnung.

Für nachvollziehbare Geschäftsvorgänge ist eine Aufbewahrung von Lieferscheinen auch dann zu empfehlen, wenn keine Pflicht besteht. Beispielsweise archivieren Sie steuerrechtlich konform, wenn Sie Geschäftsunterlagen wie einen Lieferschein zugehörig zum entsprechenden Geschäftsvorgang aufbewahren.

ECM-Plattform für Archivierung und Automatisierung

Mit einem modernen Enterprise Content Management System (ECM) verwalten Sie aufbewahrungspflichtige Dokumente wie Lieferscheine elektronisch. Ein ECM-System speichert, managt und archiviert Dokumente zentral an einem digitalen Ort. Das vereinfacht die Zuordnung von Belegen zu den jeweiligen Geschäftsprozessen und macht diese transparent.

Transparente Prozesse erhöhen wiederum die Sicherheit Ihrer Buchungsvorgänge. Doxis gleicht zum Beispiel Eingangsrechnungen mit Bestellbestätigungen und/oder Lieferscheinen ab. Dadurch bezahlen Sie nur das, was Sie auch wirklich erhalten und was vereinbart wurde.

Voraussetzung hierfür ist die Integration der Lieferscheine und sonstigen Dokumente in Form von strukturierten Informationen in ein Dokumentenmanagement-System (DMS) inklusive digitalem Archiv.

Die elektronische Aufbewahrung von Lieferscheinen bietet Ihnen im Vergleich zur physischen folgende Vorteile:

Schneller Zugriff auf Dokumente bei Bedarf

Im Vergleich zur physischen Aufbewahrung verwalten Sie mit einem elektronischen System wie einer ECM-Plattform Lieferscheine innerhalb eines strukturierten Systems. Funktionen wie die Kategorisierung von Dokumenten erleichtern die Verwaltung und beschleunigen den Zugriff.

Schnelle und bessere Validierung von Rechnungen

Content Understanding automatisiert die Validierung von Dokumenten wie Rechnungen. Da alle Daten strukturiert vorliegen, erfolgt der Abgleich zwischen der bestellten und ausgelieferten Ware im System ohne Hilfe eines Mitarbeiters. Die Systeme geben Warenlieferungen zur Rechnungsstellung frei, sobald Bestellung und Lieferung übereinstimmen.

Verbesserte Datensicherheit und -integrität

Elektronische Systeme beinhalten Sicherheitsmaßnahmen wie Zugriffskontrollen oder Verschlüsselungsmechanismen, die Dokumente vor Diebstahl oder unbefugtem Zugriff schützen. Integrierte Archivierungssysteme schützen die Lieferscheine zudem vor Manipulation und Verlust.

In einem DMS verwalten Sie Dokumente wie Lieferscheine während der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten effizient.

DMS mit revisionssicherem Archiv implementieren

Die langfristige Aufbewahrung von Lieferscheinen erfolgt im Archiv. Für Unternehmer empfiehlt es sich, auf Dokumentenmanagement-Systeme zu setzen, die ein revisionssicheres Archiv besitzen. Das stellt sicher, dass Sie Ihre Unterlagen korrekt gemäß der gesetzlichen Standards verwahren.

Buchungsbelege wie Lieferscheine besitzen feste Bestandteile, die ein DMS kategorisiert. Mittels der Eingabe von Metadaten oder einer alternativen Kategorisierung finden Sie im DMS sofort die Belege oder Informationen, die Sie suchen. Das gilt auch für Drittsysteme, die auf die Daten zugreifen – die Voraussetzung, um Prozesse nahtlos zu automatisieren.

Unternehmen sind verpflichtet, Lieferscheine mit Belegfunktion auch nach Versand der Rechnung aufzubewahren. Für sonstige Lieferscheine gilt diese Pflicht nicht. Die Zeiträume der Verwahrung variieren je nach Zuordnung. Zählen die Lieferscheine zu den Buchungsbelegen, greift die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Für andere aufbewahrungspflichtige Lieferscheine ist die Frist auf sechs Jahre beschränkt.

Unternehmen sind gut beraten, wenn sie Lieferscheine unabhängig geltender Gesetze langfristig aufbewahren. Die lückenlose Dokumentation erleichtert es, Prozesse zu einem späteren Zeitpunkt nachzuvollziehen – etwa bei Qualitätskontrollen oder (steuerrechtlichen) Rückfragen. Innerhalb einer ECM-Plattform verwalten Sie Lieferscheine im zugehörigen Prozess und gewährleisten eine revisionssichere Archivierung.