Fehlerquelle Medienbruch: 3 Tipps zur Vorbeugung

Auch in Zeiten der Digitalisierung stehen Medienbrüche in vielen Unternehmen noch immer an der Tagesordnung – teilweise versteckt und meist ungewollt. Denn ein Medienbruch stellt eine nicht zu unterschätzende Fehlerquelle dar, schafft Sicherheitslücken, verlangsamt Geschäftsprozesse und kann Ihnen auch Probleme bei der Einhaltung der DSGVO-Vorschriften bereiten.

Wie genau Medienbrüche entstehen und welche Nachteile sie mit sich bringen, erfahren Sie in diesem Beitrag. Zudem zeigen wir Ihnen auf, wie Sie Medienbrüchen effektiv vorbeugen können.

Was ist ein Medienbruch?

Ein Medienbruch entsteht immer dann, wenn bei der Verarbeitung von Informationen innerhalb der Übertragungskette das Medium gewechselt wird. Es kommt also zu einem Bruch in der Übertragung und die erfassten Daten lassen sich nicht durchgehend für weitere Arbeits- und Geschäftsprozesse weiterverarbeiten. Ein typisches Beispiel für einen Medienbruch ist, wenn Sie Daten aus einem Papierdokument manuell in ein elektronisches System eingeben.

Es gibt zwei verschiedene Arten von Medienbrüchen:

• Virtueller Medienbruch
• Physischer Medienbruch

Hey Doxi, was sind die zwei Arten des Medienbruchs?

Was macht den Medienbruch zum Risiko?

Medienbrüche können viele negative Auswirkungen haben – insbesondere auf die Integrität von Informationen und Daten, die Bearbeitungszeit und die Compliance.

Informationsverfälschung

Bei der Übertragung von Informationen zwischen verschiedenen Systemen und Medien besteht das Risiko von Informationsfälschung. Es kann zu Tippfehlern kommen, wenn Sie händisch Daten übertragen – zum Beispiel von der Papierrechnung in die Buchhaltungssoftware. Auch mit dem Copy-and-paste-Befehl ist es schnell passiert, dass Sie falsche oder unvollständige Informationen eingeben.

Informationsverlust

Auch gehen durch Medienbrüche oft Informationen verloren. Ein Beispiel: Sie prüfen einen Vertragsentwurf und machen auf dem Papierdokument Notizen. Ein Kollege* übernimmt Ihre Änderungen in der digitalen Datei, die Notizen selbst werden aber nirgendwo hinterlegt. Die Konsequenz: Die Änderungen sind hinterher nicht mehr transparent nachvollziehbar, weil die dazugehörigen Informationen – Ihre Notizen – verloren gegangen sind.

Das erschwert letztlich auch die Zusammenarbeit im Team. Der Informationsfluss ist gestört und Datensilos werden begünstigt.

Hohe Durchlaufzeiten

Digitale Dokumente ausdrucken und wieder einscannen, Informationen abtippen oder von einem System in ein anderes übertragen – wann immer ein Medienbruch erfolgt, kommt es zu einem erhöhten Zeitaufwand. Prozesse werden verkompliziert und langsamer, es entstehen Arbeitsmehraufwände und Redundanzen. Kurz gesagt: Medienbrüche sorgen für Ineffizienz, und die Produktivität leidet.

Compliance-Risiken

Medienbrüche sind für die Compliance ein großes Risiko. Wenn beispielsweise ein digitales Dokument ausgedruckt wird, ist nicht mehr nachvollziehbar, wer diese Daten erfasst und bearbeitet. Unter Umständen werden Berechtigungskonzepte missachtet.

In Bezug auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist der Medienbruch sehr umstritten, da er die Sicherheit und Integrität von personenbezogenen Daten gefährdet. Wenn Sie Daten manuell von einem Medium in ein anderes übertragen, riskieren Sie Fehler und Verzögerungen, die die Einhaltung der DSGVO beeinträchtigen können.

Eine heiß diskutierte Frage lautet zudem: Ist ein Medienbruch im Sinne der Erfüllung der Informationspflichten nach Art. 12, 13 und 14 DSGVO zulässig? Ist es zum Beispiel vertretbar, dass Sie Daten manuell erfassen und auf eine vorhandene digitale Datenschutzerklärung verweisen? Für einige ist dieser Fall ein klar unzulässiger Medienbruch. Andere argumentieren damit, dass ein Medienbruch (der Verweis auf eine Datenschutzerklärung in digitaler Form) manchmal sogar besser sein kann, um Informationen „in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form“ (Art. 12 DSGVO) zu übermitteln.

In jedem Fall sollten Sie die Compliance-Risiken und Fehlerquellen von Medienbrüchen nicht unterschätzen – vor allem, wenn es um die Übertragung sensibler, vertraulicher, personenbezogener Informationen geht.

Schauen wir uns nun am Beispiel des Arbeitsvertrags an, wie und an welcher Stelle bei einem typischen Prozess Medienbrüche entstehen.

1. Ein Mitarbeiter der Personalabteilung erstellt den Arbeitsvertrag für den neuen Kollegen mithilfe einer Vertragsvorlage.
2. Den Vertragsentwurf druckt der Mitarbeiter aus und legt ihn zur Überprüfung seinem Abteilungsleiter vor.
3. Der Abteilungsleiter notiert seine Änderungswünsche handschriftlich auf dem Papierdokument und gibt es an den Mitarbeiter zurück.
4. Der Mitarbeiter arbeitet die Änderungen in den digitalen Vertrag ein.
5. Anschließend druckt er die überarbeitete Version aus und überreicht dem Abteilungsleiter den fertigen Vertrag.
6. Der Abteilungsleiter unterschreibt den Vertrag.
7. Der Vertrag wird an den neuen Mitarbeiter per Post versendet.
8. Der neue Mitarbeiter unterschreibt den Vertrag und schickt ihn per Post an das Unternehmen zurück.
9. Die Personalabteilung scannt den von beiden Seiten unterschriebenen Vertrag ein und legt ihn digital in der zugehörigen Mitarbeiterakte ab.

Wie viele Medien haben Sie gezählt? Zuerst wird der Vertrag digital erstellt, dann landet er im Drucker, wird händisch korrigiert und zurück ins digitale System übertragen. Anschließend wird er erneut ausgedruckt, unterschrieben und hin- und hergeschickt – um ihn am Ende über den Scanner wieder zu digitalisieren und schließlich ablegen zu können.

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Die Lösung, um Medienbrüchen vorzubeugen, lautet: vollständig digitalisierte und automatisierte Prozesse aufbauen und dadurch die Informationskette schließen. Wir zeigen Ihnen anhand von drei Tipps, wie es geht.

Tipp 1: Virtuelle Medienbrüche mit einem ECM auflösen

Bei der Digitalisierung und Automatisierung des Dokumenten- und Informationsflusses in Ihrem Unternehmen hilft Ihnen ein modernes Enterprise Content Management System (ECM). Dieses bietet Ihnen hilfreiche Werkzeuge, um Inhalte und Dokumente zu erstellen, erfassen, verwalten, bearbeiten und zu archivieren.

Ein zentraler Bestandteil des ECM ist das Dokumentenmanagement-System. Damit schlagen Sie die Brücke zu verschiedenen Drittsystemen wie SAP SuccessFactors, SAP, Salesforce, Microsoft Office und vielen weiteren. Das heißt: Sie können Ihre Dokumente einfach per Schnittstelle übertragen – ebenso die dazugehörigen Metadaten. So gibt es kein mühsames Abtippen oder manuelles Übertragen in eine andere Software mehr.

Tipp 2: Den gesamten Prozess digital halten

Ein Tipp gegen Medienbrüche lautet: Digitalisieren Sie den gesamten Prozess. Damit halten Sie alles in einem Medium. Sie brauchen keine Dokumente mehr zu scannen oder zu drucken. Das beginnt beim digitalen Posteingang und der Digitalisierung aller Dokumente, geht über digitale Prozesse und endet mit einer rechtssicheren, elektronischen Archivierung. Die Ziele lauten also:

• Workflows ganzheitlich digital abbilden,
• Informationen digital übermitteln und bearbeiten.

Digitaler Freigabeprozess am Beispiel der Vertragsfreigabe

1. Ein Mitarbeiter der Personalabteilung erstellt den Arbeitsvertrag für den neuen Kollegen mithilfe einer Vertragsvorlage.
2. Der Abteilungsleiter erhält eine Aufgabe, dass er den Vertragsentwurf prüfen soll.
3. Er greift direkt auf das digitale Dokument zu und hinterlegt seine Notizen in digitaler Form als Kommentar am Dokument.
4. Der Vertragsersteller bekommt nun seinerseits eine Aufgabe zur Überarbeitung des Vertrags zugeschickt.
5. Er übernimmt die Änderungen. Diese sind dank der Versionierung direkt am Dokument ersichtlich, die Notizen bleiben gespeichert und sind jederzeit nachvollziehbar.

Tipp 3: Digitalisierungsgrad erhöhen

Der Digitalisierungsgrad beschreibt, wie weit ein Unternehmen digitalisiert ist. Er ist in verschiedene Stufen eingeteilt und reicht von punktuellen computergestützten Prozessen bis zu vollautomatisierten Betrieben. Um den Digitalisierungsgrad zu erhöhen, hilft eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie. Auch digitale Systeme und Tools wie ein ECM unterstützen Sie bei der Optimierung Ihrer digitalen Prozesse.

Ein konkreter Tipp ist zum Beispiel die Einführung elektronischer Signaturen. Sie ersparen Ihnen Medienbrüche, die entstehen, wenn Sie Dokumente für die manuelle Unterschrift ausdrucken und anschließend scannen müssen.

Informationen digital zu verwalten, reicht nicht aus. Denn selbst wenn Sie ein digitales PDF-Dokument erstellt haben, kommen Sie am Ende dennoch wieder in die Verlegenheit, Dokumente ausdrucken zu müssen, um diese zur Überprüfung weiterzureichen oder eine Unterschrift einzuholen. Oder Sie kopieren Informationen aus unterschiedlichen Systemen hin und her.

Um physische und virtuelle Medienbrüche zu vermeiden, sollten Sie ein ganzheitliches Digitalisierungskonzept erstellen, in dem die genutzten Softwares entlang eines Dokumentenlebenszyklus miteinander interagieren. Mit einem ECM erreichen Sie genau das und gewährleisten eine barrierefreie Informationskette.