Bürokratieentlastungsgesetz IV: Was ändert sich für Unternehmen

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV-E ist Teil des Meseberger Entbürokratisierungspakets. Darauf einigte sich das Kabinett bei seiner Klausur am 29. und 30. August 2023. Das Paket setzt sich aus fünf Bausteinen zusammen:

1. Wachstumschancengesetz (seit 27. März 2024 in Kraft getreten)
2. Bürokratieentlastungsgesetz
3. Bürokratieentlastungsverordnung
4. Anhebung der Schwellenwerte für KMUs bei der Bilanzierung und Rechnungslegung
5. EU-Entlastungsinitiative

Ziel des Gesetzes

Als Teil des Meseberger Entbürokratisierungspakets soll das BEG IV auf den übergeordneten Zweck einzahlen: den Bürokratieabbau. Umgesetzt senkt das BEG IV bürokratische Prozesse. Zum Beispiel fördert es digitalisierte Dokumentenprozesse und vereinfacht mit Dokumenten in Verbindung stehende Informations- und Meldepflichten.
Von den Erleichterungen profitieren vor allem mittelständische Unternehmen. Denn die Kosten, die aus rechtlichen Vorgaben resultieren, beeinträchtigen ihre Wirtschaftskraft stark. Schätzungsweise reduzieren sich die Kosten der deutschen Wirtschaft bei Inkrafttreten des Bürokratieentlastungsgesetzes um rund 944 Millionen Euro pro Jahr.
Damit ist das BEG IV maßgeblich daran beteiligt, die deutsche Wirtschaft um die im Bürokratieentlastungspaket geplanten drei Milliarden Euro zu entlasten.

Auswirkungen auf die Bürokratie

Tritt das Bürokratieentlastungsgesetz in Kraft, sparen Unternehmen künftig viel Geld ein. Geld, das bislang in Bürokratieaufwände fließ. Bereits jetzt ist zu vermuten, dass der Bürokratiekostenindex (BKI) auf ein Allzeit-Tief sinken wird. Der BKI zeigt, wie sich bürokratische Belastungen im Unternehmen im Zeitverlauf entwickeln. Bürokratische Belastungen meint in diesem Sinne Routinetätigkeiten der Verwaltung – also Anträge stellen, Meldungen durchführen, Informationen kennzeichnen oder Nachweise erbringen

Konkret vereinfacht und beschleunigt das Bürokratieentlastungsgesetz Abläufe anhand dieser vier Maßnahmen:

1. Die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege im Handels- und Steuerrecht reduzieren sich von zehn auf acht Jahre.
2. Steuerberater* erhalten eine zentrale Vollmachtsdatenbank für Vollmachten im Bereich der sozialen Sicherheit.
3. Hotelmeldepflichten entfallen für deutsche Staatsangehörige.
4. Schriftformerfordernisse reduzieren sich im Zuge des digitalen Wandels im Zivilrecht.

Sukzessiver Bürokratieabbau

Darüber hinaus sieht das BEG IV weitere Maßnahmen vor, um bürokratische Aufwände sukzessive abzubauen.
Zum Beispiel plant es, öffentliche Versteigerungen wahlweise hybrid oder online zugänglich zu machen. Auch entspannt das geplante Gesetz Abläufe im Flugverkehr: Bald könnte die Fluggastabfertigung vollständig digitalisiert stattfinden. Ist es Flughäfen erlaubt, bestimmte Daten aus Reisedokumenten auszulesen, beschleunigen sich auch Abläufe vor Ort. Das vereinfacht Prozesse für Mitarbeiter, treibt die Wertschöpfung an und entlastet Passagiere.
Zuletzt könnte das BEG IV Zulassungsverfahren mit Umweltverträglichkeitsprüfung beschleunigen, indem es die Äußerungsfristen bei Öffentlichkeitsbeteiligungen verkürzt.
Für Unternehmen sind allerdings diese zwei Neuerungen des Bürokratieentlastungsgesetzes besonders interessant: die gekürzten Aufbewahrungsfristen und reduzierten Formerfordernisse.

Gekürzte Aufbewahrungsfristen

Handels- wie auch steuerrechtlich sollen sich durch das BEG IV die Aufbewahrungsfristen von Buchungsbelegen einheitlich von zehn auf acht Jahre verkürzen. Betroffen sind alle Buchungsbelege, also zum Beispiel Rechnungen, Reisekostenabrechnungen, Quittungen oder Schecks.
Zwar reduziert das Bürokratieentlastungsgesetz einhergehende Aufwände im Dokumentenmanagement, nicht aber die Sicherheitsstandards. Revisionssicherheit bleibt nach wie vor in der Archivierung Pflicht. Bedeutet: Sie benötigen weiterhin ein Dokumentenmanagement-System (DMS), das Ihre Belege acht Jahre lang für Sie revisionssicher und archiviert aufbewahrt.

Reduzierte Schriftformerfordernisse

Schriftformerfordernisse nach Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB) könnten fortan nur noch Textformerfordernisse sein. Dokumente, die heute der Schriftformerfordernis unterstehen, würden dann keine eigenhändige Unterschrift mehr benötigen. Stattdessen würde eine digitale Bestätigung per E-Mail, SMS oder elektronischer Signatur ausreichen.
Geplant ist diese Änderung zum Beispiel im Vereins- und Gesellschaftsrecht. Ein Gesellschafter einer GmbH könnte einem Beschluss so künftig unkompliziert per SMS zustimmen

Insbesondere stärken die geplanten reduzierten Schriftformerfordernisse die Position der elektronischen Signatur in Geschäftsabläufen. Braucht es kaum noch handgeschriebene Unterschriften, ist der Weg für die digitale Signatur als neuer Standard frei. Nach den jetzigen Vorschlägen setzt sich die elektronische Form vor allem im arbeitsrechtlichen Kontext durch.

Fällt die Schriftformerfordernis weg, können Unternehmen Arbeitsverträge zukünftig vollständig digital abschließen. Voraussetzung dafür ist, dass der Arbeitsvertrag in einer gesetzlich anerkannten elektronischen Form geschlossen und in einem ausdruckbaren Format übermittelt wurde. Dann entfällt auch die Nachweispflicht wesentlicher Vertragsbedingungen nach § 2 Abs. 5 Satz 2 und 3 NachwG (Nachweisgesetz).
Diese Dokumente aus dem arbeitsrechtlichen Kontext lassen sich nach BEG IV-E zukünftig ebenfalls elektronisch signieren:

• Arbeitszeugnis
• Arbeitnehmerüberlassungsvertrag
• Anträge auf Verringerung der Arbeitszeit im Rahmen der Elternzeit
• Ablehnungen der Anträge auf Verringerung der Arbeitszeit im Rahmen der Elternzeit

Ein weiterer Vorteil der digitalen Signatur als neuer Standard: Im Dokumentenmanagement reduzieren sich so auch Medienbrüche in Prozessen. Arbeitsverträge setzen Sie ohnehin bereits digital auf. Entfällt der Papierprozess, können Sie innerhalb des DMS den Workflow zur Signatur anstoßen. Das DMS übermittelt dann den Arbeitsvertrag im System an den Unterschreiber. Nach Unterschrift liegt der unterschriebene Arbeitsvertrag automatisch in der richtigen digitalen Akte im System ab.

Ende Juni 2024 soll der Bundestag den Gesetzesentwurf offiziell bestätigen. Es ist allerdings davon auszugehen, dass es sich bei BEG IV-E noch nicht um die finale Version des Entwurfs handelt. Weitere Ergänzungen und Änderungen des Gesetzesentwurfs bedeuten jedoch nur eines: Das Bürokratieentlastungsgesetz vereinfacht und verschlankt Abläufe für Bürger und Unternehmen künftig weit über den aktuellen Entwurf hinaus.

Die Bundesregierung jedenfalls sieht das Bürokratieentlastungsgesetz als wichtigen Baustein der Wirtschaftswende – hin zu digitalisierten und schlankeren Abläufen, die Kosten senken und die Innovation stärken.

Die häufigsten Fragen zum Bürokratieentlastungsgesetz IV