Cloud, KI & ECM: Doxis bei der Deutschen Bahn

Effiziente Prozesse, kundenorientierter Service. Wer das erreichen will, darf nicht stillstehen. Darum tauschen sich die Deutsche Bahn und SER regelmäßig aus: Welche Herausforderungen lassen sich mit der auf Doxis ECM basierenden Bahn-Content-Management-Plattform (BCM) lösen? Beim BCM-Anwendertag in Frankfurt am Main diskutierten sie, welche Chancen das Zusammenspiel von KI, Cloud und Informationsmanagement bietet.

Neue Vertriebskanäle mit immer mehr Daten, Prozesse, die noch schneller werden sollen, und zahlreiche Schnittstellen zu digitalen Kunden-Apps und Systemen: Wie kann die Deutsche Bahn diese Herausforderungen meistern? „Der Trend geht ganz klar dahin, dass wir flexibler werden wollen. Die Anforderungen an Antwortzeiten und an Reaktionsfähigkeit gegenüber Kunden sind sehr hoch, die Bereitstellung von Services muss zuverlässig sein. Die Betriebsführung in der Cloud bietet in puncto Kosten und Flexibilität klare Vorteile“, so Christoph Schepers, Product Owner der Einheit BCM, der den BCM-Anwendertag mitmoderierte. Daher soll die IT in die Cloud migrieren. Seit 2017 läuft das Projekt, das durch den Vorstand der Deutschen Bahn vorangetrieben wird – und kann voraussichtlich sogar schon innerhalb von vier statt der geplanten sechs Jahre abgeschlossen werden. Die Doxis BCM-Plattform ist bereits umgezogen. „Statt sich um den Storage- und Serverbetrieb zu kümmern, konzentrieren sich unsere Mitarbeiter jetzt auf Themen wie Automation und KI, mit denen wir das Kundenerlebnis verbessern“, erklärt Christoph Schepers. Beim BCM-Anwendertag kamen die Anwendungsverantwortlichen aus dem gesamten Deutsche Bahn-Konzern zusammen und tauschten sich mit SER aus: Welche neuen Anforderungen haben sie und welche Impulse kann SER ihnen in Sachen intelligentes Dokumenten- und Prozessmanagement geben?

„KI ist an sich strunzdumm!“ Mit dieser Aussage verwies Dr. Gregor Joeris, CTO und Geschäftsführer der SER, in seiner Opening Keynote auf die Risiken, die Künstliche Intelligenz mit sich bringt. „Was solche Technologien wirklich intelligent macht, sind die zugrunde liegenden Daten und das richtige Training“, so Dr. Joeris. Wenn diese Voraussetzungen allerdings erfüllt sind, bietet KI echte Chancen. Mit den auf KI basierenden Content Services von Doxis kann die Deutsche Bahn z.B. Content Analytics nutzen, um Routinearbeiten zu automatisieren, Informationen konzernweit schneller zu finden und Compliance-Anforderungen einzuhalten. „Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz kann uns helfen, Geschäftsprozesse schneller und automatisierter abzuwickeln und damit auch unseren Kunden gegenüber wirtschaftlicher und effizienter zu sein“, freut sich Christoph Schepers über diese Möglichkeiten für die Deutsche Bahn. „Ein konkreter Fall ist das automatisierte Zuordnen eingehender E-Mails zum richtigen Geschäftskontext und Vorgang. Hier kann Doxis unsere Sachbearbeiter unterstützen. Außerdem ist das Thema unternehmensweite Suche für uns sehr wichtig: Wir haben viele Informationen in verschiedenen Anwendungen und auch Wechsel in der Belegschaft, die trotzdem alle Daten und Dokumente schnell finden muss. Da ist es natürlich spannend zu sehen, wie wir diese Informationen mit Doxis zu Clustern kategorisieren können – und das nicht nur nach einer Dimension, zum Beispiel nach einem Produkt, Lieferanten oder Kunden, sondern nach all diesen Dimensionen gleichzeitig.“ Beim BCM-Anwendertag waren die Teilnehmer beeindruckt, welches Potenzial Enterprise Search, Prozessautomation und der IT-Betrieb in der Cloud bieten, wenn es darum geht, das Informationsmanagement weitreichend zu vereinfachen und zu verbessern.

„Der Wettbewerb motiviert uns letztendlich auch, bei Trends wie KI und Cloud mitzugehen“, erläutert Christoph Schepers. „Das technologische Rückgrat dafür ist unsere BCM-Plattform, auf der wir Geschäftsprozesse realisieren. Sie spielt eine zentrale Rolle und ist das Fundament für einen ganzen Strauß von Anwendungsfällen: von der Archivierung von Daten und steuerrelevanten Dokumenten bis zur Abbildung von Vorgängen in der Rechtsabteilung oder der Abwicklung von Schadenfällen im Bereich Güterverkehr. Mit SER sprechen wir uns grundsätzlich sehr viel ab, welche weiteren Lösungen hier möglich sind.“ Diese kamen auch beim BCM-Anwendertag zur Sprache. Anwender wünschen sich z.B. Möglichkeiten für mobiles Arbeiten, wie sie der Doxis mobileCube bietet, sodass sie auch unterwegs Dokumente scannen, ablegen und darauf zugreifen können. Ein weiterer Dauerbrenner ist das Thema Collaboration. Momentan erfolgt z.B. die Zusammenarbeit mit externen Gutachtern im Bereich der Immobilienverwaltung der DB noch weitestgehend auf Papier. Der Doxis^® iRoom^® stieß bei den Anwendern auf positive Resonanz: Hier können sie Dokumente mit Geschäftspartnern sicher austauschen und sie über Workflows in Prozesse einbeziehen.

Stefan Girmann, Geschäftsführer der SER, schätzt den regen Austausch, den der BCM-Anwendertag bot: „Für uns ist es sehr wichtig, einen engen Kontakt zu unseren Kunden zu halten und bei deren Herausforderungen beratend zur Verfügung zu stehen. Wir können neue Impulse setzen, die ihnen vermitteln, dass sie mit Doxis eine zukunftssichere Investition getätigt haben. Last but not least lernen wir als SER bei solchen Veranstaltungen, wie wir Doxis weiterentwickeln können, um unseren Kunden die besten Lösungen für ihre Digitalisierung an die Hand zu geben.“