Compliance mit DMS einhalten: Mehr als nur Risiko-Management!

Das Einhalten von Compliance ist beim Bearbeiten, Aufbewahren und Löschen von Informationen ein Muss – nur so lassen sich Verstöße z.B. gegen die EU-DSGVO oder das Geschäftsgeheimnisgesetz vermeiden. Allerdings ist das Einhalten unterschiedlichster Regularien ein zusätzlicher Aufwand zu Ihrem Kerngeschäft, der zwar empfindliche Bußgelder verhindert, aber an sich keine Einnahmen bringt. Dabei kann sich das Einhalten von Compliance in viel größerem Maß auszahlen, als es auf den ersten Blick scheint.

Unternehmen wissen natürlich, dass Compliance wichtig ist: Durch Datenschutz, revisionssichere Archivierung oder das Einhalten gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und regulatorischer Standards vermeiden sie Sanktionen wie Betriebsverbote und finanzielle Strafen. Daneben spielt auch das Image eine Rolle, dass unter Compliance-Verstößen leidet und im schlimmsten Fall zum Verlust von Kunden oder Aufträgen führt. Viele Unternehmen hinken in Sachen Compliance dennoch hinterher: Der manuelle Aufwand ist so groß, dass sie lieber das Risiko in Kauf nehmen. Das sollte nicht so sein! Schließlich gibt es Lösungen, die das sichere Managen von Informationen erleichtern. Eine davon ist ein Dokumentenmanagement-System. Denn mit einem DMS legen Unternehmen automatisch die Grundlage, um unterschiedliche gesetzliche Regularien einzuhalten, und zwar ohne dass dadurch ein Mehraufwand entsteht! Im Gegenteil: Wer seine Dokumente und die damit verbundenen Vorgänge digitalisiert, kann neben Compliance auch die Effizienz seiner Prozesse verbessern – und dadurch den Gewinn maximieren!

Rechnungen, Verträge, Auftragsbestätigungen, Jahresabschlüsse: Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, steuerrelevante Daten und Dokumente nach gesetzlichen Fristen über mehrere Jahre zu archivieren. Im Kellerarchiv kostet das teure Raummeter und stundenlange Suchzeiten. Im DMS sind dagegen alle Informationen digital vorhanden und von überall aus sofort nutzbar. So sparen Sie Kosten für Räumlichkeiten und Ihre Mitarbeiter können die Zeit für wertvollere Aufgaben nutzen als die Suche und Ablage von Dokumenten. Zugriffsbeschränkungen und das Protokollieren aller Zugriffe, Änderungen und Löschvorgänge stellen sicher, dass dabei alle Informationen geschützt bleiben und keine Compliance-Verstöße passieren.

Ein Dokumentenmanagement-System, das diese Anforderungen erfüllt, archiviert die betreffenden Dokumente revisionssicher und – wie durch GoBD, EIDI-V und AO gefordert – vollständig, jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar. Damit gehen Sie sicher, dass Sie regulatorische Vorgaben einhalten und diese gegenüber dem Finanzamt und Steuerprüfern nachweisen.

Obwohl die EU-DSGVO bereits seit knapp zwei Jahren gültig ist, haben viele Unternehmen sie noch nicht, oder zumindest nicht umfassend, umgesetzt. So gab im Rahmen der ECM-Insights-Studie 2019 mehr als ein Drittel der Befragten an, dass sich noch nicht absehen lässt, ob sie alle Anforderungen erfüllen können. Ein gutes DMS zeichnet sich dadurch aus, dass es Sie in die Lage versetzt, personenbezogenen Informationen im gesamten Unternehmen zu finden, zu markieren und EU-DSGVO-konform zu schützen. In Doxis geschieht dies über intelligente Cognitive Services, die mithilfe Künstlicher Intelligenz personenbezogene Daten erkennen, klassifizieren und entsprechend aufbewahren, schützen und/oder bei Bedarf löschen. Das betrifft nicht nur Dokumente im DMS, sondern auch Dokumente und Daten aus Fachanwendungen, z.B. in SAP. So lassen sich alle personenbezogene Informationen sicher aufbewahren, der Zugriff darauf steuern, Einsichtnahmen und Veränderungen dokumentieren sowie auf Anforderung Daten nachweisbar löschen – und all das ohne großen manuellen Aufwand.

Nutzen Sie erst einmal ein intelligentes DMS, können Sie neben dem Datenschutz noch weitere Prozesse optimieren: Sie finden z.B. Mitarbeiter mit freien Kapazitäten automatisiert, lasten Kapazitäten so besser aus und reduzieren Durchlaufzeiten. Durch proaktive Vorschläge von Inhalten, Experten oder Entscheidungen wird die Vorgangsbearbeitung für Mitarbeiter noch einfacher und produktiver, Qualitätsstandards lassen sich leichter einhalten. Das wird sich in Ihrem Service, der Prozessqualität und letztlich Ihrem Umsatz bemerkbar machen.

Um unterschiedliche Compliance-Anforderungen zu erfüllen, muss dokumentiert werden, welche Mitarbeiter auf Dokumente zugreifen und sie ändern, welche Entscheidungen getroffen werden, wo und wann Freigaben erfolgen. Dies betrifft insbesondere Unternehmen aus dem regulierten Umfeld wie Finanzdienstleister, Unternehmen aus der Lebensmittelindustrie oder Pharmahersteller. Sie müssen gegenüber externen Prüfern und Behörden nachvollziehbar belegen, dass Sie Ihrer Dokumentationspflicht zu jeder Zeit nachgekommen sind. Aber auch alle anderen Unternehmen sind davon betroffen – Stichwort Verfahrensdokumentation. Ein Dokumentenmanagement-System hilft Ihnen dabei, diese Anforderungen zu erfüllen, indem es den gesamten Prozess vom Erstellen, Bearbeiten, Prüfen und Freigeben bis hin zum Verteilen der Dokumente automatisch lückenlos und nachvollziehbar dokumentiert. Diese Auditierung ist notwendig für ISO-Zertifizierungen und beim Erlangen von Qualitätssiegeln, die wiederum bei Ausschreibungen dazu beitragen können, neue Kunden zu gewinnen. Auch hier zahlt sich die Investition in Compliance also aus.

Mit einem geeigneten DMS fällt es Ihnen nicht nur leichter, Compliance-Anforderungen einzuhalten, den Aufwand dafür zu reduzieren und Strafen zu vermeiden: Sie schaffen durch das Compliance-konforme digitale Dokumentenmanagement zusätzlich die Basis, um Ihre Prozesseffizienz zu steigern und somit wirtschaftlicher zu arbeiten. Damit das funktioniert, sollten Sie bei der Software-Auswahl darauf achten, dass das DMS:

• im Einklang mit den für Sie geltenden gesetzlichen Vorgaben, Standards und Richtlinien steht
• Produktivsysteme wie SAP und Microsoft vollständig unterstützt und die Informationen daraus schützen kann
• über Zertifizierungen verfügt, die Ihnen die Sicherheit geben, Compliance gegenüber Wirtschafts- und Betriebsprüfern, Gutachtern und Juristen jederzeit nachzuweisen
• über Funktionen wie Workflows und Cognitive Services verfügt, mit denen Sie Dokumente intelligent und automatisiert steuern und so die Produktivität steigern können

Das Einhalten von Compliance-Anforderungen ist eine unternehmensweite Aufgabe. Denn Informationen, die geschützt, nachvollziehbar bearbeitet, revisionssicher aufbewahrt und EU-DSGVO-konform gelöscht werden müssen, finden Sie in allen Bereichen. Wer hier auf Einzellösungen setzt, erhöht allerdings den Aufwand und das Risiko für Compliance-Verstöße: Liegen z.B. Belege im Abteilungsarchiv der Buchhaltung, Verträge in einer separaten Vertragsmanagementlösung und Anträge von Kunden in einem eigenen DMS, müssen Sie Zugriffsschutz und Berechtigungen doppelt und dreifach pflegen. Einfacher wird es, wenn Sie alle Informationen mit einer einheitlichen, unternehmensweiten Lösung schützen. Mit Doxis richten Sie z.B. Berechtigungen und Löschsperren für alle Dokumente, Akten und Prozesse zentral ein. So erfolgen auch Änderungen z.B. bei einem verschärften Zugriffschutz so, dass keine Information vergessen werden kann. Gleichzeitig stellen Sie mit einer solchen unternehmensweiten Lösung sicher, dass Sie z.B. bei Anfragen zum Löschen personenbezogener Daten wirklich alle betroffenen Informationen sofort finden und löschen können. Alle Zugriffe, Änderungen und Löschvorgänge werden automatisch mit Doxis protokolliert, ebenso wie Änderungen an Berechtigungen und Rollen. So benötigen Sie auch für die Dokumentation keine zusätzliche Lösung. Mit diesem ganzheitlichen Ansatz reduzieren Sie den Aufwand für das Einhalten und Nachweisen von Regularien und gehen sicher, dass keine Compliance-Lücken entstehen. Das gibt nicht nur ein gutes Gefühl bei Prüfungen, sondern stärkt auch Ihre Position bei eventuellen Rechtsstreitigkeiten.