EDI – elektronischer Datenaustausch nach internationalen Standards

EDI ist die Abkürzung für „Electronic Data Interchange“, zu Deutsch „elektronischer Datenaustausch“. Nach der Definition handelt es sich bei EDI um ein elektronisches Standardformat, in dem Unternehmen Daten aus Dokumenten zwischen Software-Anwendungen austauschen.

Funktionsweise von EDI-Systemen

EDI-Transaktionen funktionieren, indem EDI Daten und Dokumente auf Basis einheitlicher Regeln und Protokolle austauscht. Diese nennen sich EDI-Nachrichtenstandards. Solche Nachrichtenstandards sichern, dass Dokumente ordnungsgemäß verarbeitet sind. Sind sie es nicht, schlägt die Datenübertragung fehl.

Ein EDI-Nachrichtenstandard ist zum Beispiel, in welcher Struktur Informationen innerhalb eines Dokumentenformats auftauchen. Mittels der einheitlichen Strukturen versenden, empfangen und verarbeiten Unternehmen Informationen unabhängig vom gewählten Softwaresystem.

Zu unterscheiden ist zwischen zwei Arten der EDI-Übertragung:

1. Direktverbindung: Zwei Computersysteme tauschen Daten direkt untereinander aus.

2. Value-Added-Network (VAN): Zwei Computersysteme tauschen Daten über einen Vermittler miteinander aus.

Technologische Grundlagen von EDI

Damit Unternehmen die Daten über Direktverbindungen oder ein VAN sicher austauschen, verwendet EDI Übertragungsprotokolle. Sie regeln, wie Daten über das Internet oder private Netzwerke übermittelt werden, und sichern den Datenaustausch. Übertragungsprotokolle wie AS2, FTP und OFTP verfügen zum Beispiel über Funktionen, die Daten verschlüsseln und die Integrität der Informationen prüfen.

Ein weiterer Sicherheitsmechanismus im EDI-Datenaustausch ist die digitale Signatur. Das Signaturverfahren von EDI dient dem Zweck, den Versender einer Nachricht eindeutig zu bestimmen. Damit prüft EDI, ob die Informationen unversehrt sind und die Herkunft der Datei echt ist.

Welche Regeln und Bestimmungen für den EDI-Datenaustausch gelten, bestimmen internationale Standards für EDI. Die wichtigsten EDI-Standards sind EDIFACT, ANSI X12 und XML.

EDIFACT

EDIFACT steht für „Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport“. Der von der UN entwickelte EDI-Standard ist international anerkannt und verwendet fest definierte Datenstrukturen – beginnend mit den Nachrichtentypen.

Die EDI-Nachrichtentypen setzen sich bei EDIFACT immer aus sechs Großbuchstaben zusammen. Zum Beispiel steht „FINSTA“ für einen Bankkontoauszug und „PAYMUL“ für Zahlungsaufträge. Ihre Struktur ist zudem fest definiert. Sie teilt sich in Segmente wie „UNT“, den Abschluss einer Meldung, oder „UNH“, den Kopfdaten einer Meldung.

ANSI X12

Im Vergleich zu EDIFACT ist ANSI X12 vor allem in Teilen Nordamerikas relevant. ANSI X12 steht für „American National Standards Institute X12“. Branchen wie das Gesundheitswesen, Versicherungen und der Einzelhandel nutzen diesen Standard vorwiegend.

Wie EDIFACT setzt ANSI X12 auf standardisierte und feste Formate für den Datenaustausch. Nachrichtentypen sind bei diesem Standard nummeriert, zum Beispiel „850 Purchase Order“, „856 Advance Shipping Notice“ und „997 Functional Acknowledgement“.

XML

XML, kurz für „Extensible Markup Language“, ist das flexibelste Nachrichtenformat. Anders als EDIFACT und ANSIX12 erlaubt es flexiblere hierarchische Strukturen. E-Commerce-Unternehmen, Finanzdienstleister oder auch Telekommunikationsunternehmen verwenden den EDI-Standard, um benutzerdefinierte Nachrichtenformate zu erstellen.

Auch die XRechnung, ein Standardformat für eRechnungen, basiert auf dem XML-Format. Da es sich um ein textbasiertes Format handelt, ist es für Mensch und Maschine leicht lesbar. So steht die Auszeichnungssprache immer zwischen zwei Klammern „</>“.

EDI-gestützte Nachrichtenarten

Wenn Unternehmen über das EDI-System Geschäftsdaten austauschen, entstehen ganze Informationsflüsse. Diese bilden Kommunikationsprozesse zwischen Organisationen teilweise sogar vollständig ab. So lässt sich anhand von EDI-Nachrichten zum Beispiel nachvollziehen, welche Dokumente zwei Geschäftspartner von der ersten Anfrage bis zum Wareneingang und der Endrechnung miteinander austauschen. Wie das aussieht, zeigen wir Ihnen anhand eines Bestellprozesses in der Supply Chain.

Hey Doxi, wie sieht der Austausch von Geschäftsdokumenten über EDI-gestützte Nachrichtenarten aus?

Ob elektronische Rechnungen, Lieferscheine, Überweisungen oder Verträge: EDI überträgt Daten zwischen Geschäftspartnern elektronisch und im Standardformat. Insbesondere für große Unternehmen, die eine Vielzahl von Datenmengen in B2B-Partnerschaften austauschen, ist das EDI-Verfahren unerlässlich:

• Es beschleunigt den Versand von Geschäftsdokumenten wie Lieferscheinen zwischen Geschäftspartnern.

• Es steigert die Effizienz des Datenaustausches durch Automatisierung.

• Es erhöht die Datenqualität durch richtige Governance-Prozesse.

• Es reduziert Fehler, Kosten, Nacherfassungen und Eingabefehler bei der Übermittlung von Daten.

Plus: Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist sicherer und schneller, als es der Austausch über Papierdokumente je sein könnte.

Anwendungsfelder von EDI in Unternehmen

In der Nutzung ist EDI insbesondere dazu da, die Automatisierung von Lieferketten-, Rechnungs- und Supply-Chain-Prozessen zu erhöhen.

Nachrichten tauschen Unternehmen zum Beispiel in folgenden Bereichen aus:

• Beschaffung und Lieferkettenmanagement: Bestellungen, Inventardaten, Lieferterminierung

• Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung: elektronische Rechnungen, Mahnungen, Zahlungsbestätigungen

• Logistik und Transportwesen: Versandaufträge, Zolldokumente, Transportdaten

Um Nachrichten im EDI-Format auszutauschen, benötigen Partnerunternehmen zunächst einen Konsens darüber, in welchem Format sie Daten austauschen. Die Branchen und Partner selbst nutzen häufig individuelle Standards. Das erschwert es, EDI im Unternehmen zu implementieren.

Deshalb setzen Unternehmen auf EDI-Provider und Systeme, die EDI in bestehende Unternehmensprozesse und die IT-Infrastruktur integrieren.

• EDI-Konverter: konvertiert Informationen aus unternehmensinternen Anwendungsdokumenten in ein standardisiertes Format.

• Trading-Partner-Agreements: definiert, wie Unternehmen Übertragungs- und Geschäftsprotokolle übermitteln und in welchem Standard sie vorliegen müssen.

• Batch-Enveloping und De-Enveloping: gruppiert Nachrichtenstapel so, dass die jeweilige Nachricht dem richtigen Empfänger zugeht.

EDI für Ihr ECM-System

Einmal implementiert, tauschen Unternehmen über EDI Nachrichten nach einheitlichem Standard aus. In der Regel findet der Austausch über die jeweiligen ERP-Systeme statt. Deshalb besitzen führende Systeme wie Microsoft Dynamics oder SAP EDI-Schnittstellen.

Im Hintergrund verwaltet das Enterprise Content Management System (ECM) oder das Dokumentmanagement-System (DMS) den Informationsfluss. Das bedeutet: Das ECM-System bzw. DMS ist gleichzeitig das Dokumentenarchiv von ERP-Systemen. Ergo: Auch das Archiv muss EDI unterstützen.

Doxis als ECM-Lösung unterstützt den elektronischen Datenaustausch EDI. So verwalten Sie Ihre geschäftsrelevanten Dokumente an einem zentralen Ort. Das vereinfacht unter anderem das Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement und dient als Lösung für Eingangsrechnungen. In Doxis empfangen Sie zum Beispiel Rechnungen über EDI, die Sie im Anschluss wie gewohnt verarbeiten.

EDI wird schon jetzt als eine der zentralen Datenaustauschfunktionen im B2B gehandelt. Vor allem in der Branche Supply Chain gewinnt EDI mehr und mehr an Relevanz. Um Prozesse mit EDI sicher und automatisiert aufzusetzen, müssen IT-Systeme wie ERP-Software und ECM-Software das Standardformat unterstützen. Mit Doxis gehen Sie die Digitalisierung ganzheitlich an und setzen auf den führenden Nachrichtenstandard im B2B-Segment.