eRechnung: Alles, was Sie wissen müssen

Die Abkürzung „E-Rechnung“ steht für elektronische Rechnung. In § 2 der E-Rechnungsverordnung (ERechV) ist definiert, ab wann eine Rechnung als elektronisch gilt: wenn sie in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz (Extensible Markup Language) vorliegt.

Das gewährleistet die elektronische Abwicklung von Rechnungsprozessen – von der Ausstellung der Rechnung durch den Rechnungssteller bis zur Auszahlung des Geldes durch den Rechnungsempfänger.

Ist ein PDF eine eRechnung?

Die PDF-Rechnung ist das digitale Abbild einer Papierrechnung. Rein physisch liegt sie elektronisch vor. Dennoch erfüllt ein PDF nicht die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung und ist demnach keine eRechnung. Grund hierfür ist das Format: Die Daten liegen weiterhin unstrukturiert vor und sind nicht von Maschinen auslesbar.

Dateiformate sind für die eRechnung freigegeben, wenn sie folgende Anforderungen erfüllen:

• Die europäische Norm EN 16931 für die elektronische Rechnungsstellung
• Die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV)

Vom Bund empfohlene eRechnungsformate sind XRechnung als Standard und ZUGFeRD.

XRechnung

Die XRechnung schafft eine nationale verlässliche Lösung für die Rechnungsstellung in Deutschland auf Basis hiesiger Geschäftsregeln. § 4 Abs. 1 ERechV definiert die XRechnung als offenen, unentgeltlichen und zukunftssicheren Datenstandard für öffentliche Auftraggeber.

Spezifikationen der XRechnung erfüllen die Richtlinie 2024/45/EU. Konkret bedeutet das: Unternehmen erfüllen mit der XRechnung Datenaustauschstandards nach europäischer Norm, indem sie Rechnungsdaten ausschließlich im XML-Format übermitteln, empfangen und weiterverarbeiten.

Die Vorteile der XRechnung auf einen Blick:

• Open Source gewährleistet eine breite Nutzung des Standards.
• Das Standard-Rechnungsformat garantiert gesetzeskonforme eRechnungsprozesse.
• Eine vielfältige Integration der Komponenten in proprietäre und kommerzielle Software ist möglich.

ZUGFeRD

ZUGFerd ist ein Datenformat, das wie XRechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Anders als XRechnung übersetzt ZUGFeRD Rechnungsdatensätze so, dass sie elektronisch verarbeitbar sind. ZUGFeRD selbst ist keine Anwendungssoftware. Es ist ein Hybridmodell zwischen elektronischer und digitaler Rechnungsstellung. Sprich: ZUGFeRD ermöglicht parallel die elektronische und nicht-elektronische Rechnungsverarbeitung.

• Die PDF-Datei ist die digitale Sichtkomponente im Rechnungsversand.
• Für die elektronische Verarbeitung erstellt ZUGFeRD ein inhaltlich identisches Mehrstück auf Basis des XML-Formats.

Der Vorteil: Rechnungsdaten verwalten Sie durch ZUGFeRD ohne manuellen Aufwand in der gewünschten Rechnungswesen-Software. Gängige ERP-Systemen und Buchhaltungssoftwares unterstützen das Datenformat.

E-Rechnungen enthalten wie Rechnungen in Papierform steuerlich relevante Daten und unterliegen Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren. Sie beginnen am Ende des Kalenderjahres der Rechnungsausstellung. Während der Aufbewahrungsfristen müssen Unternehmen eRechnungen archivieren.

Gesetzliche Anforderungen

Die Archivierung von eRechnungen folgt den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD). Diese gelten neben eRechnungen ebenso für digitale Rechnungen, also Rechnungen in Form von PDFs. Dokumente wie Rechnungen sind GoBD-konform archiviert, wenn sie die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Unveränderbarkeit sowie Vollständigkeit von Daten und Dokumenten erfüllen.

Gemäß des Gesetzes sind eRechnungen nur dann korrekt archiviert, wenn diese revisionssicher ist, also unter anderem unveränderbar und fälschungssicher.

Prinzipiell ist die elektronische Rechnungsverarbeitung technologieneutral, Sie haben also die Wahl, welche Software Sie für die Verwaltung von Rechnungsdokumenten verwenden. Unser Tipp:

• Ein Dokumentenmanagement-System, kurz DMS, vereint alle Prozesse der Dokumentenverwaltung in einem Tool und das von der Erstellung bis zur Löschung.
• Noch mehr können Enterprise Content Management Systeme (ECM). Sie automatisieren ganze Geschäftsprozesse effizient an einem Ort.

Sicherheitsaspekte bei der Langzeitarchivierung

eRechnungen zählen zu jenen Dokumenten, die Unternehmen langfristig aufbewahren. Die Langzeitarchivierung beschreibt in diesem Sinne die Erschließung, Erhaltung sowie dauerhafte Aufbewahrung und Bereitstellung von Informationen. Vorschriften der GoBD, AO, HGB und BDSG sind im Rahmen der Langzeitarchivierung für Unternehmen bindend.

ECM-Systeme mit digitalem Archiv wie Doxis erfüllen gesetzliche wie auch unternehmensinterne Sicherheitsstandards. Informationen legen Sie in Doxis regelkonform ab. Das unterstützt eine sichere Datenspeicherung.

Seit dem 27. November 2020 ist die eRechnung Pflicht für alle Rechnungssteller an öffentliche Behörden. Ab 2025 ist nun ein verpflichtendes E-Rechnungssystem für den B2B-Bereich geplant.
Die Gesetzesvorlage für § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) liegt bereits vor. Sie definiert den Begriff der elektronischen Rechnung neu.

Übergangsfristen

Zu Januar 2025 tritt die E-Rechnungspflicht in Kraft. Da es ein Bewusstsein dafür gibt, dass die technische Umsetzung im Unternehmen eine gewisse Zeit braucht, gibt es bis 2027 Übergangsregelungen.

Bis wann Papierrechnungen und elektronische Rechnungen im unstrukturierten Format noch erlaubt sind:

• Bis zum 31. Dezember 2025: Für alle B2B-Unternehmen.
• Bis zum 31. Dezember 2026: Für Rechnungsaussteller, die eine Erlaubnis des Rechnungsempfängers besitzen und deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Jahr nicht über 800.000 Euro hinausging.
• Umsätze zwischen dem 01. Januar 2026 und 31. Dezember 2027, die Bestandsschutz für die Nutzung des EDI-Verfahrens besitzen.
• Auf unbestimmte Zeit: Alle Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro dürfen Unternehmen weiterhin nach § 33 UStDV-E als sonstige Rechnung ausstellen.

Der Umstieg auf eRechnungen empfiehlt sich für Unternehmen unabhängig der gesetzlichen Lage. Chancen der eRechnung ergeben sich für Rechnungssteller wie auch Rechnungsempfänger in den Bereichen Effizienz, Kostenersparnis, Compliance, Mitarbeiterentlastung und Wachstum.

Elektronische Verarbeitung erhöht die Prozesseffizienz

Nennenswert sind insbesondere die vereinfachten Prozessstrukturen in der Rechnungsstellung, Rechnungsprüfung und Rechnungsverarbeitung. So beschleunigt die eRechnung Durchlaufzeiten, begünstigt eine vereinfachte Rechnungserstellung und ermöglicht das automatisierte Einlesen der Rechnungsdaten auf Empfängerseite.

Erhöhte Prozess- und Datenqualität dank automatisierter Prozesse

Auch qualitativ unterscheiden sich die Prozesse der eRechnung von sonstigen Rechnungen. Dank automatisierter und elektronischer Prozesse braucht es keinen Menschen mehr, um Rechnungen zu erstellen, zu validieren oder im System zu verwalten. Daten liegen bereits qualitativ vor.

Nur spezialisierte Software erfüllt die Standards der elektronischen Rechnungsverarbeitung. Verpflichtende technische Komponenten sind neben einem elektronischen Rechnungseingang, elektronische Prozesse für die Rechnungsverarbeitung sowie ein revisionssicheres Archiv.

Dunkelbuchung

Die große Chance der eRechnung ist die Möglichkeit der Dunkelbuchung, also der vollautomatisierten Rechnungsbearbeitung.

Bislang müssen Softwares wie ein DMS Rechnungsdaten von PDFs noch mittels OCR-Technologie (Optical Character Recognition) maschinenlesbar machen, extrahieren und in ein strukturiertes Format umwandeln.

Mit dem Umstieg auf die eRechnung ist dieser Schritt obsolet – genauso wie die menschliche Validierung von Daten. Das beschleunigt Rechnungsworkflows, garantiert fristgerechte Zahlungen und reduziert die Fehleranfälligkeit in der Datenübertragung.

Mit der eRechnung etabliert sich ein neuer Rechnungsstandard am Markt. Das erfordert neue Rechnungslösungen für Unternehmen und somit frühzeitige Anpassungen der aktuellen Rechnungsworkflows. Perspektivisch ist die Einführung der eRechnung eine Chance: Liegen Rechnungsdaten zukünftig stets strukturiert vor, werden Dunkelbuchungen zum Standard und das bedeutet vollautomatisierte Prozesse und volle Effizienz. Mit Doxis gehen Sie die Rechnungsverarbeitung elektronisch an!