Die elektronische Rechnung wird Pflicht

Die E-Rechnungspflicht startet zum 1. Januar 2025. Sie betrifft inländische B2B-Umsätze zwischen Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind. Grundsätzlich müssen betroffene Unternehmen ab diesem Zeitpunkt in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten sowie zu erstellen und zu übermitteln. Für den Versand von E-Rechnungen gibt es jedoch Übergangsregelungen, dazu später mehr.

Zentraler Aspekt der Pflicht ist eine neue Definition von elektronischen Rechnungen. Um als elektronische Rechnung anerkannt zu werden, muss eine Rechnung ein bestimmtes strukturiertes Format aufweisen – eine einfache PDF-Rechnung zählt dann zum Beispiel nicht mehr dazu. Vor allem auch für den Vorsteuerabzug sollten Unternehmen im B2B-Bereich sicherstellen, dass ihre Eingangsrechnungen den neuen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Was genau kommt auf Unternehmen zu?

Für viele Unternehmen bedeutet die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung einen großen Umstellungsaufwand. Geschäftsprozesse und IT-Systeme sind an die gesetzlichen Anforderungen anzupassen, wofür die Betriebe zeitliche, personelle und finanzielle Ressourcen aufbringen müssen. Langfristig sorgen die Digitalisierung und Vereinheitlichung der Rechnungsformate aber für eine Erleichterung: Durch die elektronische Verarbeitung von Rechnungen entfallen viele aufwendige manuelle Schritte und es werden Möglichkeiten zur Automatisierung freigesetzt.

Die elektronische Rechnung ist zudem die Voraussetzung für ein transaktionsbasiertes digitales Meldesystem in der Steuerverwaltung. Die Einführung eines solchen Meldesystems ist im Rahmen der ViDA-Initiative („VAT in the Digital Age“) der EU-Kommission für 2028 geplant. Diese zielt darauf ab, das europäische Mehrwertsteuersystem zu modernisieren und Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen. Die für Deutschland geplante E-Rechnungspflicht ist somit ein entscheidender Schritt zur Vorbereitung auf ein solches Meldeverfahren – und ist auch durch den EU-Rat genehmigt.

Die Pflicht zur elektronischen Rechnung ist Teil des Wachstumschancengesetzes. Dieses wurde am 23. Februar 2024 vom Bundestag verabschiedet.

Was ist das Wachstumschancengesetz?

Das „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“ – kurz Wachstumschancengesetz – ist ein deutsches Gesetz, das darauf abzielt, die Chancen von Unternehmen zu verbessern, indem es

• bürokratische Hürden reduziert,
• das Steuersystem vereinfacht sowie
• die Rahmenbedingungen für Investitionen und Innovationen optimiert.

Es wurde eingeführt, um die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen zu stärken und somit das Wirtschaftswachstum insgesamt zu fördern.

Was sagt das Gesetz zur E-Rechnungspflicht?

Die Pflicht zur E-Rechnung für Unternehmen drückt sich als Änderung im Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) aus und basiert auf der europäischen Rechnungsnorm CEN 16931 (Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014). Das ist der Standard, der auch schon für E-Rechnungen im öffentlichen Sektor in der E-Rechnungsverordnung (ERechV) zur Anwendung kommt. Hier hat sich die XRechnung als Rechnungsstandard bewährt.

Elektronische Rechnungen

Grundlage der Gesetzesänderung sind neue Begriffsdefinitionen. Eine elektronische Rechnung zeichnet sich demnach dadurch aus, dass sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird sowie elektronisch verarbeitet werden kann. Das Format ist im Gesetz nicht klar definiert, es soll jedoch der CEN-Norm EN 16931 entsprechen. In einem Schreiben vom 2. Oktober 2023 stellte das BMF klar, dass die XRechnung und das ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1) diesem Standard entsprechen.

Sonstige Rechnungen

Grundsätzlich ist die Formulierung aber technologieoffen – ermöglicht also auch neue Rechnungsformate. Papierrechnungen, PDF-Rechnungen und andere Rechnungen, die nicht das erforderliche strukturierte elektronische Format aufweisen, fallen laut der Definition unter den Begriff der sonstigen Rechnungen.

Hinweis: An der generellen Verpflichtung zur Rechnungstellung ändert sich übrigens nichts. Neu ist lediglich, dass die Rechnung verpflichtend elektronisch zu stellen ist.

Welche Formate sind zulässig? XRechnung vs. ZUGFeRD

XRechnung und ZUGFeRD basieren beide auf der Norm CEN 16931 und bestehen aus einem strukturierten Datensatz.

Die XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt, um den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und Behörden zu vereinfachen und zu standardisieren. Sie ist kein visuelles Dokument wie eine klassische Papierrechnung. Alle erforderlichen Rechnungsinformationen sind in einem maschinenlesbaren Format codiert und können direkt elektronisch von einer entsprechenden Software verarbeitet werden.

ZUGFeRD – oder die internationale Bezeichnung Factur-X – ist dagegen ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl menschen- als auch maschinenlesbar ist. Es basiert auf dem XML-Format, das zum Beispiel auch in ein visuelles PDF-Dokument eingebettet werden kann. Das BMF-Schreiben betont jedoch, dass bei einer hybriden Rechnung der strukturierte Teil entscheidend sein wird.

Was ist mit dem EDI-Verfahren?

Das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) ist eine etablierte Methode für den elektronischen Austausch strukturierter Geschäftsdaten zwischen verschiedenen Computersystemen unterschiedlicher Unternehmen. Laut dem BMF-Schreiben wird an einer Lösung gearbeitet, dass das EDI-Verfahren weiterhin genutzt werden kann. Entscheidend ist dabei, dass die relevanten Rechnungsinformationen in ein Format extrahiert werden können, das dem europäischen Rechnungsstandard entspricht.

Grundsätzlich soll die Pflicht zur digitalen Rechnung ab dem 1. Januar 2025 gelten. Um den Umsetzungsaufwand für Unternehmen zu entzerren, findet die Einführung gestaffelt nach Unternehmensgröße beziehungsweise Vorjahresumsatz statt. Das betrifft aber nur die Ausstellung von Rechnungen – Rechnungsempfänger müssen elektronische Rechnungen schon ab 2025 entgegennehmen, also empfangen, verarbeiten und archivieren können.

Welche Übergangsregelungen gelten?

1. Papierrechnungen für B2B-Umsätze bleiben bis Ende 2025 zulässig. Dennoch müssen Unternehmen schon ab Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren.
2. Gleiches gilt für Rechnungen in einem sonstigen elektronischen Format (also nicht XRechnung, ZUGFeRD oder weiteres erlaubtes Format), solange die Zustimmung des Rechnungsempfängers vorliegt.
3. Die beiden genannten Übergangsregeln verlängern sich bis Ende 2026, wenn der Rechnungssteller einen Vorjahres-Gesamtumsatz von maximal 800.000 Euro aufweist.
4. Bis Ende 2027 dürfen Unternehmen Rechnungen in einem sonstigen elektronischen Format zustellen, solange die Rechnungsübermittlung elektronisch erfolgt (über EDI-Verfahren) und der Empfänger zustimmt.

Papierrechnungen sind somit ab 2027 unzulässig. Ab 2028 sind schließlich alle Anforderungen an E-Rechnungen zwingend einzuhalten.

Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?

Ausgenommen von der Verpflichtung sind Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) und bestimmte steuerbefreite Umsätze wie Fahrausweise (§ 34 UStDV). Diese können auch nach 2025 weiterhin als sonstige Rechnungen ausgestellt werden. Eine Ausstellung als elektronische Rechnung ist nur mit Zustimmung des Empfängers möglich.

Gibt es auch eine Verpflichtung zur E-Rechnung im B2C-Bereich?

Die kommende E-Rechnungspflicht gilt für B2B-Umsätze. Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) ist nach wie vor die Zustimmung des Empfängers notwendig, wenn Rechnungen elektronisch übermittelt werden sollen.

Nach dem aktuellen Zeitplan müssen B2B-Unternehmen bis spätestens Ende 2027 alle Prozesse und Systeme aufgesetzt haben, um die neuen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung zu erfüllen. Der digitale Rechnungseingang sollte zudem pünktlich ab dem 1. Januar 2025 bereit sein.

Sie sollten schon jetzt handeln, sich informieren und eine geeignete IT-Infrastruktur aufbauen. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Ihre Ressourcen zu planen und mit reibungslosen Prozessen die Ära der elektronischen Rechnungen einzuleiten.

Ziel ist es, den gesamten Rechnungsprozess für Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen in Ihrem Unternehmen digital aufzusetzen. Dazu braucht es mehr als nur eine Software. Setzen Sie stattdessen auf ein ganzheitliches Konzept in Form eines Enterprise Content Management Systems.

Enterprise Content Management (ECM) ist ein Zusammenspiel aus mehreren Lösungen, um Geschäftsprozesse ganzheitlich abzubilden.

Dafür benötigen Sie mindestens folgende Bausteine:

• Dokumentenmanagement-System (DMS): Im DMS verwalten Sie alle eingehenden und ausgehenden Rechnungen. Das DMS speichert die Dokumente kontextbezogen in digitalen Akten, extrahiert die wichtigsten Informationen, legt sie strukturiert ab und macht sie so leicht wiederauffindbar. Ebenso verwalten Sie in dem System die Zugriffsberechtigungen. Insgesamt schaffen Sie mit einem DMS einen Single Point of Truth für alle Abteilungen.
• Digitales Archiv: Ein digitales Archiv benötigen Sie, um all Ihre Dokumente revisionssicher zu archivieren und nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach GoBD aufzubewahren.
• Business Process Management (BPM): Geschäftsprozessmanagement bedeutet im Kern, dass Sie die Kontrolle über die verschiedenen Prozesse in Ihrem Unternehmen übernehmen und sie optimieren. Mit einer BPM-Software setzen Sie beispielsweise einen automatisierten Rechnungsworkflow für die Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen auf.
• Eingangsrechnungen: Für Eingangsrechnungen benötigen Sie eine Lösung, um automatisch Rechnungsinformationen zu extrahieren oder XML-Daten aufzubereiten. Eine Software hilft Ihnen zudem, Rechnungen ohne händischen Aufwand formal und inhaltlich zu prüfen.
• Ausgangsrechnungen: Mit der richtigen Lösung für Ausgangsrechnungen erstellen Sie Rechnungen automatisch basierend auf den Bestelldaten, die im ERP hinterlegt sind. Ebenso lassen sich so einfach Zahlungseingänge prüfen und zuweisen.

All diese Softwares müssen miteinander kommunizieren, das heißt, Daten und Dokumente nahtlos übertragen. Ein ECM-System wie Doxis ist hierfür die richtige Lösung: Es bietet Schnittstellen zu Speziallösungen wie SAP (als ERP-System und für Ausgangsrechnungen) oder ist um eigene Lösungen (wie BPM, Archiv und Eingangsrechnungsverarbeitung) erweiterbar.

Durch die Einführung eines ECM-Systems decken Sie somit viele Bereiche ab und können auch vorhandene Lösungen leicht anbinden, die für eine effiziente Verwaltung und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen unerlässlich sind. Für die E-Rechnungspflicht sind Sie damit bestens aufgestellt.

Der Digitalisierungsdruck ist schon länger zu spüren. Mit der kommenden E-Rechnungspflicht sind B2B-Unternehmen nun mehr denn je dazu gezwungen, ihre Geschäftsprozesse und IT-Systeme zu modernisieren. Die elektronische Rechnung ist mehr als nur eine gesetzliche Anforderung - sie bietet langfristig Vorteile durch Digitalisierung und Automatisierung.

Unternehmen sollten jetzt aktiv werden, um rechtzeitig eine geeignete IT-Infrastruktur aufzubauen. Ein ganzheitliches Konzept wie Intelligent Content Automation mithilfe eines ECM-Systems kann helfen, den gesamten Rechnungsprozess zu digitalisieren und effizient zu gestalten.