Fördermittelmanagement: Fördermittel beantragen und verwalten

Ein gut geführtes Fördermittelmanagement ist für jede Organisation relevant, die Fördermittel erhält oder vergibt. Das sind zum Beispiel Universitäten, Kirchen oder Non-Profit-Organisationen. Durch klare Prozesse bearbeiten die Organisationen neue Förderanträge fristgemäß. Gleichzeitig behalten sie den Überblick über laufende Förderprojekte.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was Fördermittelmanagement ist, welche Herausforderungen Fördermittelgeber* und -empfänger haben und wie Software Sie im Prozess unterstützt.

Was ist Fördermittelmanagement?

Aufgabe des Fördermittelmanagements ist es, Fördermittel zu organisieren. Kommunen erhalten zum Beispiel Fördermittel in Form von Zuschüssen und Darlehen. Mit dem Geld bauen sie die Verkehrsinfrastruktur aus, modernisieren Schulen oder treiben Digitalisierungsprojekte voran.

Fördermittel organisieren bedeutet in diesem Sinne Fördermittel suchen, bearbeiten, nachverfolgen und nachweisen. Ziel des Fördermittelmanagements ist es demnach, Arbeitsabläufe über den gesamten Lebenszyklus eines Förderprojekts zu optimieren. Prozesse sind dann so aufgebaut, dass Förderanträge und -unterlagen sortiert sind, in standardisierten Strukturen abliegen und Informationen leicht auffindbar sind. Das erleichtert es auch, Förderungen gegenüber anderen zu priorisieren und Fristen einzuhalten.

Welche Fördermittel gibt es?

Fördermittel unterscheiden sich in Darlehen oder Zuschüssen, die zum Beispiel die Europäische Union, der Staat oder Förderbanken wie die KfW vergeben. Entsprechend unterteilen sie sich in EU-Fördermittel, nationale Fördermittel und regionale Fördermittel.

Die jeweiligen Förderprojekte richten sich an unterschiedliche Zielgruppen: Privatpersonen sowie Unternehmen und soziale Einrichtungen. Sie alle haben gemein, dass sie einem bestimmten Zweck dienen, dessen Zielerreichung öffentliche Träger finanziell unterstützen.

Fördermittel gibt es zum Beispiel für folgende Projekte:

Infrastruktur in Kommunen ausbauen und modernisieren
Kulturprojekte fördern und etablieren
Bildungseinrichtungen wie Schulen und Kindergärten weiter ausbauen
Projekte der Energieeffizienz und des Umweltschutzes vorantreiben
Forschungs- und Entwicklungsarbeiten in innovativen Feldern begünstigen
Digitalisierungsmaßnahmen in Unternehmen umsetzen

Wer ist der Fördermittelgeber?

Fördermittelgeber ist, wer Fördermittel vergibt. Dazu zählen neben Bund und Ländern auch Stiftungen, Wirtschaftsorganisationen wie die IHK und NGOs. Sie erstellen Fördermittel und legen die Voraussetzungen fest, um Zuschüsse oder Darlehen zu erhalten. Eingehende Anträge bewerten sie, indem sie die Daten mit den Anforderungen abgleichen. Sind alle Bedingungen erfüllt, vergeben sie die Fördermittel.

Wer ist Fördermittelempfänger?

Fördermittelempfänger ist, wer Fördermittel beantragt und erhält. Übergeordnet ist der Fördermittelempfänger also das Unternehmen oder die Einrichtung, die Fördermittel genehmigt bekommt. Auf untergeordneter Ebene ist es die Person, die innerhalb der Organisation das Fördermittelmanagement ausübt. Sie ermittelt Bedarfe, sucht nach Fördermitteln, beantragt diese und koordiniert sie.

Herausforderungen in der Fördermittelverwaltung

Für Organisationen ist die Fördermittelverwaltung herausfordernd. Bis Förderungen genehmigt sind, ist es ein weiter Weg. Und auch danach sind die Verwaltungsaufwände noch hoch: Jeder Schritt muss dokumentiert, alle Unterlagen verfügbar und langfristige Auflagen erfüllt sein.

Hey Doxi, was sind die größten Herausforderungen von Fördermittelempfängern?

Komplexe Antragsverfahren

Für Fördermittelempfänger ist bereits die Suche nach einer Projektförderung zeitaufwendig. Ist ein passendes Programm gefunden, fehlt es meist an der Expertise, den Antrag auf Anhieb zu erstellen. Denn Förderanträge sind in der Regel umfangreich und detailliert. Das führt zu hohen Abstimmungsrunden. Zum einen im Unternehmen, um abteilungsübergreifend die Informationen zu sammeln. Zum anderen mit Fördermittelgebern, die Rückfragen zur Antragstellung beantworten. Dieser hohe Zeit- und Mittelaufwand schreckt insbesondere kleine Unternehmen ab.

Bürokratische Hürden

Damit Fördermittelgeber sehen, ob die potenziellen Empfänger die Voraussetzungen erfüllen, müssen Antragsteller zahlreiche Unterlagen und Dokumente vorlegen. Diese sind in einem vom Fördermittelgeber bestimmten Format bereitzustellen. Fehlen Informationen oder Dokumente, verzögert das den Prozess oder führt direkt dazu, dass der Fördermittelgeber den Antrag ablehnt.

Hoher Controlling-Aufwand

Sobald eine Förderung genehmigt ist, beginnt der administrative Aufwand von Neuem. Fördermittelanträge sind nur gültig, wenn Organisationen während des Prozesses alle Vorschriften und Bedingungen einhalten. Das bedeutet: Empfänger müssen nachweisen, wie sie die Fördermittel nutzen und die Verwendung sorgfältig dokumentieren. Sind die Bedingungen nicht erfüllt oder nachweisbar, können die Fördermittelgeber die Gelder zurückfordern.

Prozess des Fördermittelmanagements

Das Fördermittelmanagement unterteilt sich in drei Phasen:

1. Identifikation und Analyse von Fördermöglichkeiten

In der ersten Phase identifizieren Sie Bedarfe im Unternehmen. Liegen solche vor, prüfen Sie, ob diese förderfähig sind. Ist dies der Fall, recherchieren Sie alle Förderprogramme, die infrage kommen. Dann ermitteln Sie den Finanzierungsbedarf des Gesamtprojekts und entscheiden sich für das präferierte Programm.

2. Antragstellung: Vorbereitung, Einreichung und Anforderungen

In der zweiten Phase sammeln Sie nun sämtliche Informationen, um die Fördermittel beantragen zu können. Welche Informationen nötig sind, zeigen die Bedingungen des Förderprogramms. Innerhalb des Fördermittelmanagements behalten Sie den Überblick, indem Sie die Bedingungen als Qualifizierungspunkte auf einer Checkliste zusammenfassen.

Immer wenn Sie eine Information haben, können Sie den Punkt von der Checkliste streichen. Sobald zu allen Qualifizierungspunkten die vollständigen Daten vorliegen, können Sie den Antrag bearbeiten und einreichen.

3. Projektabwicklung und Dokumentation

Die dritte Phase beginnt, sobald die Förderung bewilligt ist. Dann startet das Projekt. Ihre Aufgabe ist es ab sofort, alle Schritte genauestens zu dokumentieren. Denn die genutzten Fördermittel sind an bestimmte Rahmenbedingungen geknüpft. Anhand der Dokumentation weisen Sie nach, dass Sie alle Bedingungen entlang des Förderprozesses erfüllt haben.

Übrigens: Mit einem System verwalten Sie Unterlagen wie Dokumentationen, Anträge und Nachweise effizient. Idealerweise nutzen Sie für das Fördermittelmanagement als Software ein Dokumentenmanagement-System (DMS), das alle Prozessschritte begleitet: Unterlagen erstellen, bearbeiten, verwalten und archivieren.

Fördermittelverwaltung mit Doxis

In Doxis managen Sie Fördermittel und -projekte in einem für das Fördermittelmanagement ausgerichteten Workspace – von der Erstellung bis zur Archivierung. Innerhalb dieses Workspaces gibt es vorgefertigte elektronische Akten, die Förderunterlagen geordnet verwahren. Sie unterteilen sich in Projekte, Dokumentationen, Daten zu Fördermittelgebern und Förderanträge. Alternativ setzen Sie die elektronischen Akten manuell in Ihrer gewünschten Struktur auf.

Doxis ist mehr als nur ein Ablagesystem. Features unterstützen Sie dabei, Anträge zu erstellen und Unterlagen zu verwalten:

Vorlagenmanagement: Nutzen Sie Vorlagen oder die Textbausteinverwaltung, um wiederkehrende Anträge erneut anzulegen.
Fristenmanagement: Erinnern Sie Mitarbeiter an auslaufende Fristen, um Fördermittel zu beantragen.

Das hat zwei Vorteile: Sie managen Förderanträge effizienter und verpassen keine Fristen mehr.

Fördermittelverwaltung für Fördermittelgeber

Mit Doxis ist es auch für Fördermittelgeber möglich, Dokumente des Fördermittelmanagements zu verwahren. Die Anträge von potenziellen Fördermittelnehmern verwalten Sie in Doxis. Die Software kategorisiert die Anträge entweder pro Fördermittelzyklus oder je Fördermittelart. Dies geschieht in einem speziell dafür vorgesehenen Workspace.

Doxis verwahrt dann auch sämtliche Dokumente von bewilligten Projekten. So ist jederzeit prüfbar, ob die Fördermittelvereinbarungen eingehalten sind.

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Fördermittelverwaltung mit Salesforce

Doxis ist nicht die einzige Software, die Lösungen für das Fördermittelmanagement bereithält. Auch Salesforce besitzt einen Bereich, um Fördermittel zu verwalten. Stärken liegen hier vor allem darin, Daten aufzubereiten. Salesforce zeigt Ihnen also zum Beispiel eine Budgetübersicht an oder überwacht für Sie den Förderprozess.

Um Dokumente des Fördermittelmanagements zu verwalten, ist Salesforce als alleinige Lösung tendenziell zu schwach. Integrieren Sie Doxis in Salesforce, profitieren Sie von den Vorteilen beider Softwares: der Datenaufbereitung von Salesforce und der Dokumentenverwaltung von Doxis.

Fazit: Saubere Prozesse für das Fördermittelmanagement aufsetzen

Fördergelder erhalten Organisationen nur, wenn sie die Anträge korrekt ausfüllen und entlang des gesamten Förderprozesses sämtliche Bedingungen nachweisbar erfüllen. Ziele des Fördermittelmanagements sind entsprechend, sämtliche Informationen zu dokumentieren und für den Nachweis sicher und auffindbar zu verwalten.

Eine Software für das Dokumentenmanagement ist spätestens zum Zeitpunkt der Antragstellung wichtig, um alle Unterlagen an einem Ort zu bearbeiten, zu verwalten und zu archivieren. Das baut auch bürokratische Hürden und Controlling-Aufwände ab. Mit Doxis managen Sie Fördermittel organisiert innerhalb sauberer Prozesse.

Die häufigsten Fragen zum Fördermittelmanagement

Was ist ein Fördermittel?

Ein Fördermittel ist eine zweckgebundene Finanzierung in Form eines Darlehens oder Zuschusses, das eine Organisation oder eine Privatperson vom Staat, Stiftungen oder anderen Trägern erhält. Beispiele für Fördermittel sind finanzielle Unterstützungen für Infrastrukturprojekte, energetische Sanierungen oder Bildungsprojekte.

Wer vergibt Fördermittel?

Fördermittel vergeben auf internationaler Ebene zum Beispiel die Europäische Union, auf nationaler Ebene Bund und Länder und auf regionaler Ebene Stiftungen, Wirtschaftsorganisationen oder Förderbanken der Länder.

Welche Software ist die richtige für das Fördermittelmanagement?

Für das Fördermittelmanagement sind Softwareprogramme sinnvoll, die Dokumentenprozesse standardisieren, automatisieren und cloudbasiert verfügbar machen. Infrage kommen Dokumentenmanagement-Systeme oder Enterprise-Content-Management-Systeme.