Welche Formvorschrift gilt für Ihre Dokumente?

In vielen geschäftlichen und rechtlichen Prozessen müssen Dokumente bestimmten Formvorschriften entsprechen. Dazu gehören beispielsweise Verträge, Rechnungen oder behördliche Bescheide. Die gewählte Form beeinflusst die Beweiskraft und Anerkennung eines Dokuments. Denn selten sind Formen frei wählbar. Formzwang bedeutet, dass bestimmte Rechtsgeschäfte nur dann wirksam sind, wenn sie einer gesetzlich vorgeschriebenen Form entsprechen – etwa der Schriftform oder einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES).

Wer diese Vorgaben nicht einhält, riskiert die Nichtigkeit des Dokuments. Insbesondere mit der Digitalisierung spielen elektronische Formate und Signaturen eine immer größere Rolle, da sie Prozesse beschleunigen, Kosten senken und eine rechtssichere Archivierung ermöglichen. In diesem Beitrag lesen Sie, was die Formvorschrift ist, welche Arten es gibt und wie Sie Dokumente formkonform digital unterschreiben.

Was bedeutet Formvorschrift?

Die Formvorschrift ist eine gesetzliche Vorgabe, die bestimmt, in welcher Form ein Rechtsgeschäft oder Dokument verfasst sein muss, damit es rechtsgültig ist. Die Formvorschrift regelt beispielsweise, ob Sie einen Vertrag schriftlich, elektronisch oder notariell beurkunden müssen. Während manche Rechtsgeschäfte formfrei sind, unterliegen andere einem Formzwang, um die Parteien zu schützen oder eine eindeutige Nachweisbarkeit zu gewährleisten.

Ziele der Formvorschriften

Gesetzliche Formvorschriften verfolgen drei zentrale Ziele:

Warnfunktion: Formvorschriften verhindern übereilte Entscheidungen. Personen müssen sich intensiv mit dem Inhalt ihrer Erklärung auseinandersetzen.
Beweisfunktion: Formvorschriften dokumentieren verbindliche Vereinbarungen, grenzen sie von unverbindlichen Vorverhandlungen ab und sichern den Beweiswert bei rechtlichen Auseinandersetzungen.
Sachverständige Beratung: Formvorschriften stellen sicher, dass bei weitreichenden Entscheidungen eine unabhängige Beratung erfolgt. Ein Notar klärt zum Beispiel über die rechtlichen Konsequenzen auf.

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Welche Arten der Formvorschrift gibt es?

Grundsätzlich gilt Formfreiheit. Heißt: Sie dürfen Verträge mündlich oder formlos abschließen. Allerdings gibt es zahlreiche Ausnahmen, bei denen gesetzliche Formvorschriften greifen. Diese Vorschriften sind insbesondere in den §§ 126 bis 129 BGB geregelt. Je nach Tragweite eines Geschäfts kann eine einfache Textform ausreichen oder eine notarielle Beurkundung erforderlich sein.

Textform (§ 126 BGB)

Die Textform erfordert eine Erklärung in einer dauerhaften, lesbaren Form. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht notwendig. Das Dokument kann in elektronischer oder schriftlicher Form vorliegen, solange der Erklärende als Absender erkennbar ist. Entsprechend eignet sich die Textform für einfache geschäftliche Erklärungen, die keine weitreichenden rechtlichen Konsequenzen nach sich ziehen. Beispiele sind E-Mail-Benachrichtigungen über AGB-Änderungen an Kunden, Faxe oder sonstige digitale Mitteilungen.

Schriftform (§§ 126 – 127 BGB)

Die Schriftform verlangt eine eigenhändige Unterschrift der erklärenden Person. Elektronische Signaturen oder eingescannte Unterschriften sind nicht ausreichend. Es sei denn, eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt die handschriftliche Signatur (§ 126a BGB). Generell gilt das Schriftformerfordernis für wichtige geschäftliche oder rechtliche Erklärungen. Wichtige Dokumente in diesem Sinne sind Kündigungen, Bürgschaftserklärungen oder Mietverträge.

Notarielle Beurkundung (§ 128 BGB)

Bei der notariellen Beurkundung bestätigt ein Notar die Echtheit der Unterschriften sowie den Inhalt der Erklärung. Der Notar klärt also die Beteiligten über die rechtlichen Konsequenzen auf, um sie vor unüberlegten Entscheidungen zu schützen. Das Rechtsgeschäft wird erst mit dessen Beurkundung wirksam. Notarielle Beurkundungen sind zum Beispiel bei Grundstückskaufverträgen, Eheverträgen oder GmbH-Gründungen verpflichtend.

Öffentliche Beglaubigung (§ 129 BGB)

Die öffentliche Beglaubigung bestätigt ausschließlich die Echtheit der Unterschrift einer Erklärung, nicht aber den Inhalt. Sie dient demnach lediglich dazu, die Identität des Erklärenden zu bestätigen. Nötig ist sie bei bestimmten Handelsregistereintragungen – zum Beispiel wenn der Geschäftsführer die GmbH ins Handelsregister einträgt.

Bedeutung der Formvorschrift im digitalen Vertragsmanagement

Die Digitalisierung verändert das Vertragsmanagement grundlegend, doch gesetzliche Formvorschriften bleiben auch in der digitalen Welt entscheidend. So gibt es auch bei der digitalen Signatur Abstufungen, wann diese der Formvorschrift entspricht und wann nicht:

Einfache elektronische Signatur (EES): erfüllt die Textform, da sie den Unterzeichner identifiziert, aber keinen hohen Sicherheitsanforderungen entspricht (zum Beispiel ein Name unter einer E-Mail)
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): kann unter bestimmten Voraussetzungen die Schriftform ersetzen, sofern keine gesetzliche QES-Pflicht besteht (zum Beispiel eine Signatur mit Zertifikat auf einer digitalen Plattform)
Qualifizierte elektronische Signatur (QES): ersetzt die gesetzliche Schriftform vollständig, da sie einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist (zum Beispiel ein digital signierter Kaufvertrag, für den die Schriftform gilt)

Was sind Vorteile der digitalen Signatur im Vertragsmanagement?

Hey Doxi, warum lohnt es sich für Unternehmen, Dokumente digital zu signieren?

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Erhöhte Sicherheit: Elektronische Signaturen schützen Dokumente vor Manipulation und garantieren die Echtheit der Unterzeichnung.
Automatisierte Dokumentenverwaltung: Das System protokolliert und archiviert Vertragsversionen sowie Signaturen lückenlos und digital.

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Digitale Signatur: Mit Doxis Formvorschriften einhalten

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Dokument zur Signatur auswählen: Suchen Sie das benötigte Dokument direkt über die Suchleiste, in Ihren letzten Aktivitäten oder innerhalb des Vertrags-Workspaces.
Signaturprozess beginnen: Wählen Sie den passenden Signaturdienst aus – beispielsweise Docusign oder einen anderen qualifizierten Vertrauensdienstanbieter. Je nach Signaturdienst stehen Ihnen einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signaturen zur Auswahl.
Dokument an Unterzeichner senden: Legen Sie fest, wer das Dokument unterschreiben soll. Doxis benachrichtigt die Person automatisch per E-Mail und ermöglicht den direkten Zugriff auf das Dokument.
Dokument signieren: Der Unterzeichner bestätigt seine Identität und signiert das Dokument elektronisch. Doxis protokolliert die Signatur mit Zeitstempel, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Bei Verträgen wird das Dokument erst rechtsgültig, sobald alle erforderlichen Parteien unterzeichnet haben.
Signaturprozess abschließen: Nach der Unterzeichnung speichert Doxis das Dokument automatisch in der richtigen digitalen Akte. Anschließend archiviert Doxis das Dokument revisionssicher innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Formvorschriften einhalten und Rechtsgeschäfte sicher abschließen

Zusammengefasst gewährleisten Formvorschriften die Rechtssicherheit beim Vertragsschluss, indem sie die Einhaltung gesetzlicher Formerfordernisse sicherstellen. Ergo: Sie sorgen für Klarheit über den Inhalt von Willenserklärungen und erleichtern im Streitfall den Beweis über den Vertragsabschluss und dessen Bedingungen. So wird sichergestellt, dass alle Parteien den Vertragsinhalt verstehen und rechtsverbindlich handeln. Mit Doxis managen Sie Dokumente wie Verträge ganzheitlich formkonform – Verträge erstellen, bearbeiten, signieren und archivieren.

Häufige Fragen zur Formvorschrift

Wann gilt die Formvorschrift und wann die Formfreiheit?

Eine Formvorschrift gilt immer dann, wenn das Gesetz für bestimmte Rechtsgeschäfte eine bestimmte Form zwingend vorschreibt, zum Beispiel die notarielle Beurkundung eines Grundstückskaufs. Formfreiheit besteht dagegen, wenn keine gesetzliche Regelung eine bestimmte Form verlangt.

Was bedeutet Formzwang?

Formzwang bedeutet, dass ein Rechtsgeschäft nur dann wirksam ist, wenn es eine gesetzlich vorgeschriebene Form einhält. Zum Beispiel muss ein Grundstückskaufvertrag notariell beurkundet werden (§ 311b BGB), damit er rechtlich bindend ist.

Was passiert bei Nichteinhaltung der Formvorschrift?

Wird eine gesetzlich vorgeschriebene Form nicht eingehalten, ist das Rechtsgeschäft grundsätzlich nichtig (§ 125 BGB). Ein nicht schriftlich geschlossener Bürgschaftsvertrag (§ 766 BGB) wäre also unwirksam. Entsprechend entstehen keine rechtlichen Verpflichtungen.

Welches Gesetz regelt die Schriftform?

Die Schriftform wird in § 126 BGB geregelt. Der Paragraf legt fest, dass eine Urkunde eigenhändig vom Aussteller unterschrieben oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet sein muss.