Geschäftsprozessmodellierung

Geschäftsprozessmodellierung (Englisch: Business Process Modeling) bezeichnet die visuelle, strukturierte und transparente Darstellung von Geschäftsprozessen – beispielsweise in Form von Diagrammen oder Modellen. Diese zeigen die Abfolge von Aktivitäten, Entscheidungen, Datenflüssen und beteiligten Rollen, die für eine bestimmte Unternehmensleistung notwendig sind. Die Modellierung dient der Analyse, Optimierung und Automatisierung von Prozessen.

Unternehmen modellieren Geschäftsprozesse, um eine prozessorientierte Sichtweise auf ihre Abläufe zu erhalten. Prozesse sind zum Beispiel wertschaffend, wertschöpfend oder wertsichernd, also Führungs-, Kern- und Hilfsprozesse.

Ziel der strukturierten Darstellung ist es, Abläufe effizienter zu steuern und zu optimieren. Die Geschäftsprozessmodellierung ist  ein wichtiger Bestandteil des Business Process Managements (BPM).

Ziele der Geschäftsprozessmodellierung

Durch die Geschäftsprozessmodellierung lassen sich die folgenden Ziele erreichen:

• Transparenz: Geschäftsprozesse sind klar und übersichtlich dokumentiert.
• Kommunikation: Die visuelle Darstellung erleichtert den Austausch zwischen den Beteiligten.
• Effizienz steigern: Engpässe und unnötige Schritte sind sichtbar.
• Automatisierung: Wiederkehrende Aufgaben lassen sich identifizieren und idealerweise automatisieren.
• Qualitätsmanagement: Klare KPIs verbessern die Qualität in Prozessen messbar
• Compliance: Abläufe in Prozessen sind nachvollziehbar dokumentiert.

Es gibt verschiedene Methoden bzw. Sprachen, um Geschäftsprozesse darzustellen. Sie alle haben verschiedene Regeln, Symbole und Elemente. Allerdings ist ihr Ziel immer dasselbe: Unternehmensprozesse leicht verständlich darzustellen.

BPMN (Business Process Model and Notation)

BPMN ist eine der bekanntesten Methoden der Prozessmodellierung. Die Methode wurde einst entwickelt, um technische und fachliche Stakeholder anzusprechen. Beispielsweise nutzen Unternehmen den Standard gerne im Rahmen von Digitalisierungsstrategien: BPMN ist ideal, da es dynamische und komplexe Prozesse detailliert darstellt. So verfügt es über Symbole wie Aktivitäten, Ereignisse, Gateways und Verbindungen.

In der Prozessautomatisierung oder Softwareentwicklung setzen Unternehmen BPMN häufig ein, um Geschäftsprozesse in Systemen abzubilden – zum Beispiel einen Warenannahmeprozess. Die Methode visualisiert sämtliche Schritte zwischen der Warenannahme und Prüfung der Lieferungen: Ware annehmen, Lieferpapiere prüfen, Qualitätskontrolle. In diesem Zuge zeigt BPMN, wer welche Aufgabe zu welchem Zeitpunkt übernimmt und wie Daten und Dokumente im Unternehmen fließen.

EPK (Ereignisgesteuerte Prozesskette)

EPK modelliert Prozesse ereignisorientiert. Ereignisse sind entweder Trigger oder Ergebnisse. Der Trigger ist ein auslösendes Ereignis, das eine Funktion oder Aktivität im Prozess startet. Das Ergebnis ist das Resultat einer Funktion, die in der Folge das nächste Ereignis oder eine andere Funktion auslöst. Konnektoren visualisieren die Verbindungen zwischen den Ereignissen und geben die Reihenfolge vor. Diese Form der Prozessmodellierung ist besonders beliebt, wenn Unternehmen traditionelle ERP-Systeme wie SAP verwenden.

Ein Rechnungsfreigabeprozess sieht in EPK beispielsweise so aus:

• Ereignis (Trigger): Eingegangene Rechnung
• Funktion: Rechnung prüfen
• Ereignis (Ergebnis): Zahlung genehmigen
• Funktion: Rechnung bezahlen

UML-Aktivitätsprogramme

UML-Aktivitätsprogramme sind für die Modellierung von Prozessen sinnvoll, bei denen mehrere Aktivitäten und Entscheidungen parallel stattfinden. Sie kommen meist in IT-Systemen zur Anwendung, da sie Verzweigungen, Synchronisationen und Wechselwirkungen flexibel und präzise darstellen.
Ein Beispiel ist ein Software-Deployment-Prozess:

• Aktivität: Der Entwickler erstellt eine neue Version der Software.
• Aktivität: Der Code wird in das Versionskontrollsystem eingecheckt.
• Aktivität: Automatisierte Tests finden statt.
• Entscheidung: Sind alle Tests erfolgreich?
  Ja: Weiter zum nächsten Schritt
  Nein: Vorherige Prozessschritte wiederholen sich
• Parallelaktivität 1: Das IT-Team sorgt für regelmäßige Backups der Produktionsumgebung, um eine Wiederherstellung im Notfall zu gewährleisten.
• Parallelaktivität 2: Das Support-Team bereitet sich darauf vor, potenzielle Probleme nach dem Deployment zu beheben, indem es Monitoring-Tools einrichtet.

Die Optimierung von Geschäftsprozessen beginnt mit einer klaren Struktur: Erst wenn Abläufe präzise definiert und analysiert sind, lassen sich Schwachstellen identifizieren und Verbesserungen gezielt umsetzen. Die folgenden fünf Schritte zeigen, wie Sie Geschäftsprozesse nachhaltig optimieren.

Schritt 1: Geschäftsprozesse definieren und analysieren

Beginnen Sie, den Prozess zu definieren. Beschreiben Sie dafür präzise und klar dessen Input, Output, Hauptaktivitäten sowie Unterprozesse. Identifizieren Sie darüber hinaus sämtliche Abteilungen, Teams und Stakeholder, die am Geschäftsprozess direkt oder indirekt beteiligt sind.

Schritt 2: Ist-Zustand dokumentieren

Skizzieren Sie nun den Ist-Zustand. Legen Sie zunächst die Prozessstruktur an – also wie der Workflow aufgebaut ist, welche Aktivitäten zusammenhängen und welche internen sowie externen Schnittstellen bestehen. Dies ist wichtig, um später Veränderungen im Prozess klar zuordnen zu können.
Definieren Sie anschließend, in welcher zeitlichen Abfolge die Aktivitäten geschehen und legen Sie den Datenfluss zwischen verschiedenen Aktivitäten und Teilprozessen fest.

Schritt 3: Soll-Zustand modellieren

Analysieren Sie ausgehend von der Ist-Situation, welche Verbesserungspotenziale bestehen – zum Beispiel an der zeitlichen Vorgehensweise oder wie Informationen besser fließen können. Reduzieren Sie in diesem Zuge unnötige Prozessschritte und führen Sie Automatisierungen durch.

Schritt 4: Implementieren und testen

Testen Sie die neuen Arbeitsabläufe zunächst in einer simultanen Umgebung oder in Pilotprojekten. Wiederholen Sie Schritt zwei und drei so lange, bis der Soll-Zustand erfüllt ist. Führen Sie dann den Prozess im Unternehmen ein: Integrieren Sie diesen in bestehende IT-Systeme wie Ihr Enterprise Content Management System (ECM) oder Ihre ERP-Software.

Tipp: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit neuen Unternehmensprozessen frühzeitig.

Schritt 5: Überwachen und optimieren

Ansätze der Geschäftsprozessmodellierung und der Prozessanalyse sind aus gutem Grund iterativ: Arbeitsabläufe und -situationen ändern sich fortlaufend durch neue Technologien, veränderte Marktbedingungen oder sonstige Einflüsse. Stellen Sie deshalb dauerhaft sicher, dass die Modellierung noch den aktuellen und vor allem bestmöglichen Workflow widerspiegelt.

Als umfassendes ECM-System mit integriertem DMS unterstützt Doxis Sie auch bei Ihrem Business Process Management (BPM). In der Software laufen alle (dokumentenbezogenen) Prozesse nahtlos und transparent zusammen.

Prozesse visualisieren

Nutzen Sie die Prozessvisualisierung, um Workflows in der Übersicht zu betrachten. Gehen Sie hier auch gerne tiefer rein: In der visuellen Darstellung sehen Sie den Status eines Projekts, die nächsten Schritte oder Einblicke in Entscheidungsprozesse.

Mit Doxis haben Sie Ihre Geschäftsprozesse nicht nur im Blick, Sie bleiben auch flexibel: Passen Sie standardisierte Geschäftsprozesse agil an und sorgen Sie so dafür, dass Ihre Mitarbeiter dauerhaft effizient und rechtskonform arbeiten. Ein Klick reicht aus, um laufende und zukünftige Workflows aus Ihrer BPM-Software in Doxis zu übertragen.

Prozesse automatisieren

Und manchmal geht es sogar ganz ohne Klick: In Doxis automatisieren Sie Arbeitsschritte und gewährleisten so intelligente Prozesse. Verkürzen Sie zum Beispiel Bearbeitungszeiten oder nutzen Sie KI, um Ihre Mitarbeiter von Routinetätigkeiten zu entlasten und die Entscheidungsfindung zu verbessern.

Geschäftsprozessmodelle helfen Unternehmen, Abläufe klar und transparent zu strukturieren. Visuelle Darstellungen erleichtern den Überblick über aktuelle Geschehnisse und machen Schwachstellen und Engpässe im Projekt sofort erkennbar. Im Prozessmanagement ist die Modellierung von Arbeitsabläufen entscheidend, um Abläufe zu optimieren. Im Zuge der digitalen Transformation ist das besonders relevant, um ineffiziente Prozesse nicht ins Digitale zu übertragen – und bereits digitalisierte Prozesse weiter zu verbessern. Mit Doxis erhalten Sie eine Software, die Ihre Prozesse visualisiert, transparent darstellt und in der Sie Prozesse flexibel an neue Anforderungen ausrichten können.

Häufige Fragen zur Geschäftsprozessmodellierung