5 Gründe für automatisierte Rechnungs­verarbeitung, die Sie noch nicht kennen

Es gibt offensichtliche Gründe, die Rechnungseingangsverarbeitung zu automatisieren, z.B. das Vermeiden von Skonto-Verlusten. Heute möchte ich mit Ihnen über den Tellerrand hinaus blicken und nicht nur die von vielen Lösungsanbietern genannten üblichen Gründe betrachten, wie bspw. optimierte Purchase-to-Pay-Prozesse und Kontrolle über Rechnungsfreigaben.

Bei den Kunden der SER Group wurden in den letzten Jahren zahlreiche Projekte zur intelligenten und automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung umgesetzt und bei vielen davon waren die offensichtlichen Mehrwerte zwar der Auslöser, aber nie das Ende der daraus resultierenden Vorteile. Denn die reine Verarbeitung dieser Rechnungen auf Basis von Doxis als ECM- und BPM-Plattform stellt nur einen ganz kleinen Teil des Nutzens für unsere Kunden dar.

Dabei sind die wichtigsten Schlagwörter und Begriffe bei allen Anbietern dieselben. Überspitzt gesagt: Man könnte auch Bullshit-Bingo spielen und den Hauptpreis damit abräumen. Aus unternehmerischer Sicht rechnet sich ein solches Projekt auch durch eben diese Vorteile. Ich bin aber überzeugt, dass der eigentliche Mehrwert weit darüber hinausgeht und oftmals gar nicht in Geld zu errechnen ist. Diese fünf Gründe möchte ich hier mit Ihnen teilen:

Eine Eingangsrechnung besteht niemals nur alleine. Das Dokument vielleicht schon, aber ihm gehen eine schier unzählige Zahl an Dokumenten voraus und manchmal auch erst hinterher. Der Vorgang startet niemals mit einer Rechnung, sondern meist mit einer Anforderung oder einer Notwendigkeit. Bis Sie also eine Rechnung erhalten, gehen viele Dokumente durch Ihr und andere Unternehmen – teilweise aufbewahrungspflichtig, teilweise nicht – einige in Papierform, andere elektronisch, einige per E-Mail, andere als Notiz.

Ein ERP-System dient hier meist dazu, die wichtigsten Ausgangsbelege an Ihren Lieferanten zu erstellen, zu verschicken und zu buchen. Auch dieser kaufmännische Belegfluss lässt sich darüber gut nachvollziehen. Aber was ist mit dem Rest? Grundsätzlich gilt dafür eine Regel: Je komplexer der Auslöser für die Eingangsrechnung ist (z.B. ein Bauprojekt), desto mehr Dokumente entstehen im Vorfeld. Somit werden auch die Suche, das Bilden von Zusammenhängen und die Nachvollziehbarkeit komplexer.

Aus diesem Grund wird die intelligente und automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung nach dem Start als Grundlage für den gesamten kaufmännischen Vorgang genutzt. Innerhalb dessen sind nicht mehr nur die Rechnung und Bestellung relevant, sondern der gesamte Vorgang kann übersichtlich, eindeutig und nachvollziehbar dargestellt werden. Durch die 360-Grad-Sicht auf den Vorgang mit seinen Dokumenten aus dem ERP, den Verträgen, Dokumenten und den E-Mails, kann der Anwender ohne lästiges langes Suchen transparent auf alle Informationen zugreifen.

Eingangsrechnungen gehören nicht nur zu kaufmännischen Vorgängen. Büromaterial hat vermutlich für andere operative Prozesse im Unternehmen nur eine sehr geringe Bedeutung. Gehen wir aber mal von Eingangsrechnungen aus, die aus einem Kundenauftrag, einem Projekt und Vertrag resultieren und werfen damit einen Blick über den eigentlichen kaufmännischen Vorgang hinaus:

Sie haben mit einem Kunden über mehrere Aufträge im Rahmen eines Gesamtprojektes einen Vertrag geschlossen. Es spielen also verschiedenste Bereiche zusammen und schlussendlich erhalten Sie dazu auch diverse Eingangsrechnungen. Mit einer digitalisierten und automatisierten Verarbeitung dieser Rechnungen können Sie auch die Informationen aus entsprechenden Bereiche im Unternehmen verknüpfen, die möglicherweise bereits in Form einer Akte, z.B. einer Kunden-, Auftrags-, Projekt- und Vertragsakte, existieren. Folglich wäre es nur sinnvoll, den Bezug dazu jeweils herzustellen und die Eingangsrechnung dort zu verlinken.

Dabei kommt insbesondere die Macht von Metadaten ins Spiel. Denn diese Zuordnung wird niemand manuell machen wollen. Die Eingangsrechnung hat damit einen Bezug zu einer Bestellnummer, ggf. auch zu einer Projektnummer. Über diese beiden lässt sich oftmals der Bezug zum konkreten Projekt, dem Vertrag, Kunden und Auftrag ermitteln, sofern diese Elemente die jeweiligen Bezugsnummern kennen. Auch hierdurch entstehen neue Möglichkeiten, die vorhandenen und logisch abgelegten Dokumente und Metadaten sinnvoll zu nutzen. Sofern Sie diesen Bezug noch nicht herstellen können, haben Sie damit schon eine sinnvolle Idee für das nächste Projekt? Oder haben Sie schon darüber nachgedacht, Eingangsrechnungen automatisch für ein Projektbudget zu berücksichtigen?

Ähnlich wie im vorherigen Grund spielen die Eingangsrechnungen auch in anderen Bereichen des Unternehmens eine Rolle. So können diese natürlich auch den Verkauf und Vertrieb betreffen. Vielleicht müssen Produkte, Dienstleistungen oder Bauteile einkaufen, die Sie an Ihre Kunde weiter berechnen müssen.

Auch hierfür kann die Automatisierung sinnvoll sein. Denn durch das richtige Auslesen relevanter Rechnungsinformationen können genau solche Erkenntnisse erzielt und die passenden Folgeprozesse gestartet werden. Dabei ist natürlich die Weitergabe zur Weiterberechnung nur ein mögliches Beispiel. Welche Möglichkeit könnte das bei Ihnen sein?

Wie oft beschäftigen Sie sich mich Ihren Stammdaten? Häufig ist das in Unternehmen erst der Fall, wenn Fehler auffallen, Dubletten gefunden werden oder Daten ergänzt werden müssen. Aber einen standardisierten Prozess gibt es dafür oftmals nicht. Zumindest mit den Lieferantenstammdaten werden Sie mit der Einführung einer automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung arbeiten müssen. Denn diese sind entscheidend dafür, wie gut und zuverlässig die Erkennung z.B. der Kreditoren erfolgen kann.

Je besser und vollständiger diese daher gepflegt sind, umso mehr Möglichkeiten gibt es, im Projekt anhand unterschiedlicher Merkmale, ggf. auch in unterschiedlichen landesspezifischen Rechnungen, den richtigen Kreditor und andere Informationen zu ermitteln. Gleichzeitig können diese nach Produktivsetzung auch regelmäßig kontrolliert werden. Erhalten Sie bspw. Eingangsrechnungen mit abweichenden Daten zu den Stammdaten können diese kontrolliert und nachgearbeitet werden. Vielleicht hat Ihr Lieferant ja umfirmiert?

Führen Sie eine automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung ein, beschäftigen Sie sich auch stets mit Ihren eigenen Abläufen und Prozessen. Oftmals auch mit diversen Sonderfällen, die jedes Unternehmen hat. Diese würde ich zunächst außer Acht lassen, da sie im Projekt oft eine hohe Komplexität nach sich ziehen oder grundsätzlich auch besser individuell gehandhabt werden sollten.

Auf beide Fälle treffen wir in Projekten regelmäßig. Was dabei für Sie mitunter das Wichtigste ist: Sie beschäftigen sich ausführlich mit Ihren eigenen Prozessen vor, während und nach der Einführung. Der Gesamtprozess mit diversen Wegen, die eine Eingangsrechnung nehmen kann, wird dabei betrachtet und festgehalten, da dies die Basis für den digitalen Bearbeitungsprozess vom Eingang bis zur Buchung darstellt.

Dabei entstehen wichtige Erkenntnisse, die häufig in der Papierwelt gelebt wurden und die Sie nun in automatisierbare Strukturen überführen müssen. So lernt man eigene Prozesse kennen, wie man Entscheidungswege definiert und kann daraus wichtige Rückschlüsse für Prozessoptimierungen ziehen. Das müssen dabei nicht mal Verbesserungen hinsichtlich der Eingangsrechnungen sein, sondern können viele Prozesse darüber hinaus betreffen. Die Eingangsrechnung ist schließlich nur das Ergebnis vorhergehender und nachfolgender Prozesse in Ihrem Unternehmen.