IDW PS 880: Prüfstandard von Softwareprodukten auf GoBD-Konformität

IDW PS 880 ist ein vom Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland (IDW) entwickelter Prüfungsstandard (PS) für Softwareprodukte. Der Prüfstandard richtet sich an Verarbeitungsprogramme für Buchhaltungsdaten oder allgemein an Software für die Finanzbuchhaltung. Dazu zählen Rechnungseingangsverarbeitungsprogramme, interne Kontrollsysteme oder ein DMS mit Archivsoftware.

Konkret definiert der Prüfstandard des IDW, ob die jeweilige Softwarelösung Dokumente revisionssicher und GoBD-konform digital aufbewahrt.

Die IDW PS 880-Checkliste für Wirtschaftsprüfer gibt eine gute Orientierung, worauf Softwarehersteller in Bezug auf die GoBD achten müssen:

• Sind die Funktionen zuverlässig in der Anwendung? Die Software führt alle Funktionen wie vorgesehen zuverlässig aus. Die IDW PS 880 betrachtet dabei vor allem, ob die Software Daten sachgerecht verarbeitet und buchhalterische Prozesse ordnungsgemäß ausführt.
• Sind Daten genau und vollständig erfasst? Die Software erfasst und verarbeitet Daten vollständig und fehlerfrei. Unbeabsichtigte Datenverluste darf es also beispielsweise nicht geben.
• Sind Prozessschritte nachvollziehbar protokolliert? Die Software protokolliert Prozessschritte transparent, sodass sie für externe Prüfer nachvollziehbar sind.
• Sind Daten sicher verwahrt? Die Software schützt Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlusten und Manipulation.
• Sind gesetzliche Anforderungen erfüllt? Die Software hält sämtliche gesetzliche und regulatorische Vorgaben ein, insbesondere die der GoBD.
• Sind Daten der Software vollständig dokumentiert? Es existiert eine umfassende Dokumentation über Funktionen und Prozesse der Software selbst sowie ihrer Entwicklung.

Wichtig: Die Checkliste dient als Leitfaden für Softwarehersteller, die ihre Systeme lizenzieren möchten. Es handelt sich dabei um keine offizielle Prüfliste.

Revisionssicher nach IDW PS 880 archivieren

Ein digitales Archiv muss Dokumente zudem revisionssicher verwahren.

Archivsysteme verwahren Dokumente IDW PS 880-konform, wenn sie diese unter anderem inhaltlich unveränderbar, manipulationssicher und in einem dauerhaft lesbaren Format speichern – und das sicher: Denn Daten müssen auf der einen Seite über die Aufbewahrungsfristen schnell auffindbar gesichert sein. Auf der anderen Seite sind sie so aufzubewahren, dass nur autorisierte Personen auf sie zugreifen können.

Dank der einheitlichen Prüflogik ist es jedem Wirtschaftsprüfer möglich, die Softwarebescheinigung nach IDW PS 880 auszustellen. Bedeutet für Sie: Softwareunternehmen beauftragen einen externen Wirtschaftsprüfer, um entweder das gesamte System oder nur enthaltene Module zu testen.

Nur Teilmodule zu testen, ist beispielsweise bei All-in-one-Software sinnvoll, die neben buchhalterischen Prozessen auch weitere Unternehmensprozesse abdeckt, die nicht im Zusammenhang mit dem Prüfstandard stehen. Für DMS-Lösungen ist eine vollständige Prüfung aber der Standard.

Gut zu wissen: Softwareprodukte entwickeln sich mit der Zeit weiter. Spielt Ihr Unternehmen Updates in die Software ein, reichen Kurzprüfungen aus, um die Zertifizierung zu behalten.

Wie läuft die Prüfung ab?

Wirtschaftsprüfer führen die Softwareprüfung auf Basis von zwei Kriterien durch:

• Dokumentation der Softwareerstellung
• IDW PS 880-Checkliste

Dafür schauen sich Wirtschaftsprüfer die Software aus drei Perspektiven an:

1. Eignungsprüfung: Besitzt die Software sämtliche Funktionen, um die GoBD-Kriterien zu erfüllen?
2. Wirksamkeitsprüfung: Laufen alle Funktionen der Software zuverlässig?
3. Prozessprüfung: Sind Entwicklungsverfahren genau dokumentiert und findet eine Qualitätssicherung statt?

Anhand von Testfällen schaut der Wirtschaftsprüfer, ob die Software sachgerecht und angemessen alle Bedingungen an die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung erfüllt. Zum Beispiel archiviert der Wirtschaftsprüfer Dokumente oder bearbeitet eingehende Rechnungen im Programm. So lernt er den gesamten Funktionsumfang in der Praxis kennen. Anschließend gleicht er die von der Software erzeugten Daten mit den eigens geschätzten Daten ab.

Was steht im Prüfbericht?

Am Ende des Tests erhält der Softwarehersteller einen Prüfbericht. Er enthält neben dem Ergebnis – ob die IDW PS 880-Kriterien erfüllt sind oder nicht – ebenfalls Fehler und Qualitätsmängel einzelner Funktionen. Erfüllt die Software die Kriterien, stellt der Wirtschaftsprüfer das IDW PS 880-Zertifikat aus.

Der Wirtschaftsprüfer prüft die Software unabhängig vom Endanwender. Kein Teil des Prüfverfahrens sind mögliche Anwenderfehler oder wie Unternehmen die Software implementieren. IDW PS 880 prüft also ausschließlich, ob GoBD-Kriterien softwareseitig erfüllt sind.

Für Unternehmen sind die Themen GoBD und Revisionssicherheit also nicht abgeschlossen, nur weil sie eine zertifizierte Software nutzen. Abseits der Software müssen Unternehmen weiterhin die Grundsätze der GoBD und Revisionssicherheit einhalten. Dazu zählt unter anderem die Verfahrensdokumentation.

Warum Unternehmen auf IDW PS 880-zertifizierte Software setzen sollten

Die IDW PS 880-Zertifizierung testiert innerhalb einer Jahresabschlussprüfung, dass Ihre IT-Systeme GoBD-Kriterien erfüllen und in der Lage sind, Dokumente sowie Daten revisionssicher über die Aufbewahrungsfristen hinweg zu archivieren. Auch wenn die Zertifizierung nicht alle GoBD-Anforderungen und Bedingungen an die Revisionssicherheit von Unternehmen inkludiert, gibt sie Sicherheit in Bezug auf die Nutzung von Softwareprodukten. Denn mit der Wahl von IDW PS 880-zertifizierter Software können Sie sicher sein, dass Sie softwareseitig Gesetzesstandards erfüllen.

Häufige Fragen zum Prüfstandard IDW PS 880

* Aufgrund der besseren Lesbarkeit wird im Text das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei ausdrücklich mitgemeint, soweit es für die Aussage erforderlich ist.