Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Belege – das müssen Sie wissen

Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Belege haben handelsrechtliche oder steuerrechtliche Gründe. Einerseits soll die Dokumentation und Rückverfolgbarkeit aller Geschäftsvorgänge eines Unternehmens gesichert werden. Andererseits gewährleisten die Fristen die nötige Transparenz und Rechtssicherheit für eine ordnungsgemäße Buchführung und Steuerprüfung. Neben den gesetzlichen Regelungen kommen je nach Branche oder Anwendungsbereich weitere Aufbewahrungsfristen dazu.

Aufbewahrungspflichten gelten grundsätzlich für alle steuerpflichtigen Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Sie betreffen Einzelunternehmen, Personen- und Kapitalgesellschaften sowie Selbstständige und Freiberufler. Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen ist unerlässlich und Verstöße können rechtliche Konsequenzen haben.

Was gilt als Beleg?

Belege sind die Grundlage für die Buchführung und Steuererklärung. Nicht zuletzt deshalb lautet der Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchhaltung „keine Buchung ohne Beleg“. Für jede geschäftliche Transaktion ist ein Nachweis nötig, der die Richtigkeit der Einnahme oder Ausgabe bestätigt. Belege sind unter anderem: Rechnungen, Quittungen, Buchungsbestätigungen, Kaufverträge, Kassenzettel, Bankauszüge, Lieferscheine, Frachtpapiere usw.

Die Frist zur Aufbewahrung beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem ein Dokument erstellt und versendet wurde.

Beispiel: Eine Rechnung, die 2024 eingeht, ist in Österreich bis Ende 2031 zu archivieren, in Deutschland und der Schweiz bis Ende 2034.

In Deutschland variieren die Fristen zur Aufbewahrung von Belegen je nach Dokument und betragen entweder sechs oder zehn Jahre. Im Fall von Rechnungen und Buchungsbelegen gilt die 10-Jahres-Frist, Lieferscheine und Handelsbriefe sind sechs Jahre lang aufzuheben.

In Österreich beträgt die Frist zur Aufbewahrung von Rechnungen und Geschäftsunterlagen sieben Jahre.

In der Schweiz sind Rechnungen und Belege zehn Jahre lang zu verwahren.

Deutschland

In Deutschland sind die wichtigsten Aufbewahrungsfristen in der Abgabenordnung (AO), im Handelsgesetzbuch (HGB) und im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Sie gehören zur steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Speziell für die Aufbewahrung von Rechnungen gilt der Paragraf 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG).

Weiterhin greifen die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.

E-Rechnungspflicht für B2B-Umsätze

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnungspflicht für B2B-Umsätze in Deutschland eingeführt. Das heißt, bereits ab 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, verarbeiten und archivieren. Die E-Rechnungspflicht ist grundlegend für die ViDA-Initiative der EU-Kommission und wird in sämtlichen EU-Ländern zum Tragen kommen.

Die vierte Fassung des Bürokratieentlastungsgesetzes, an der zurzeit gearbeitet wird, enthält einen Vorschlag zur Verkürzung der Aufbewahrungsfristen von Buchungsbelegen auf acht Jahre. Die Änderung soll auch rückwirkend für bereits ausgestellte und empfangene Rechnungen und Belege gelten. Durch die verkürzte Frist können die Kosten für die sichere Lagerung von Unterlagen und auch für die elektronische Speicherung reduziert werden.

Österreich und Schweiz

Für Österreich gelten entsprechend die Bundesabgabenordnung (BAO) und das Unternehmensgesetzbuch (UGB), in der Schweiz die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV), das Obligationenrecht (OR) sowie die Verordnung des Eidgenössischen Finanzdepartements über elektronische Daten und Informationen (EIDI-V).

• Datensicherheit: Zur Einhaltung der EU-weiten Norm ISO 27001 sind aufwendige Maßnahmen nötig, um vor Datenmanipulation und -verlust zu schützen.
• Datenintegrität: Dokumente müssen unverändert und revisionssicher gespeichert werden, um GoBD-konform archiviert zu sein.
• Datenschutz und DSGVO: Die ordnungsgemäße Ablage und Speicherung personenbezogener Daten muss den Anforderungen der DSGVO entsprechen.
• Revisions- und Prüfungssicherheit: Dokumente müssen für interne und externe Prüfungen nachvollziehbar und transparent bleiben.
• Dezentrale Standorte: Unternehmen mit mehreren Standorten müssen sicherstellen, dass jeder Standort Zugang zu seinen eigenen Dokumenten hat, während eine zentrale Aufbewahrung für effiziente Verwaltung ermöglicht wird.
• Langzeitarchivierung: Aufbewahrungspflichtige Dokumente müssen über lange Zeiträume einsehbar und lesbar bleiben, was die Nutzung langlebiger Formate und Speichermedien wie beispielsweise PDF/A erfordert.

Um diesen Anforderungen ressourcenschonend gerecht zu werden, ist eine ganzheitliche Softwarelösung sinnvoll: Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) mit Fokus auf der revisionssicheren Archivierung von Dokumenten erlaubt eine effiziente Organisation, automatisierte Verwaltung und einfaches Wiederfinden aller Rechnungen und Belege.

Die GoBD definiert die gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung aufbewahrungspflichtiger elektronischer Dokumente: Sie sind revisionssicher zu speichern. Was das genau heißt, ist in den 10 Grundsätzen zur revisionssicheren Archivierung erklärt. Darunter fallen unter anderem:

• Nachvollziehbarkeit
• Wiederauffindbarkeit
• Vollständigkeit
• Richtigkeit
• Ordnung
• Unveränderbarkeit

Zum Beispiel dürfen archivierte Dokumente nicht mehr verändert werden und Anpassungen müssen immer nachvollziehbar dokumentiert sein.

Tipp: Eine zertifizierte Softwarelösung sichert die Einhaltung der GoBD und weiteren relevanten Bestimmungen – wie beispielsweise der EU-DSGVO.

Grundsätzlich gilt: Ein Dokument ist in dem Format aufzubewahren, in dem es im Unternehmen eingeht. Für bestimmte Dokumente gibt es jedoch Ausnahmen, die in der GoBD definiert sind.

Papierrechnungen und -belege können durch das ersetzende Scannen nach Richtlinie TR-RESISCAN digitalisiert werden. Die Originale dürfen dann vernichtet werden. Ausnahmen bilden Dokumente, die ausdrücklich in Schriftform aufbewahrt werden müssen.

Alle Rechnungen, die elektronisch eingehen, müssen demnach auch digital archiviert werden.

Änderungen durch die E-Rechnungspflicht

Gute Nachrichten für alle Fans der Digitalisierung: Durch die E-Rechnungspflicht wird der elektronische Übertragungsweg für B2B-Umsätze gesetzlich vorgeschrieben. Ab 2027 sind Papierrechnungen zwischen Unternehmen dann nicht mehr rechtsgültig. Die Aufbewahrung Ihrer Rechnungen wird also in jedem Fall digital erfolgen.

Viele Gründe sprechen für ein elektronisches Archiv:

• Zukunftsfähigkeit: Mit der zunehmenden Digitalisierung und der Einführung der E-Rechnungspflicht wird die Anzahl digitaler Dokumente immer größer. Ein elektronisches Archiv bietet eine flexible Lösung, um diese Daten zu verwalten, ohne auf Papierarchive angewiesen zu sein.
• Prozessautomatisierung: Elektronische Archive ermöglichen die Automatisierung vieler vorgelagerter Prozesse, wodurch Ihr Unternehmen erhebliche Ressourcen einsparen kann. Durch automatische Workflows und digitale Verwaltung wird der Zeitaufwand für manuelle Aufgaben reduziert – und Effizienz und Produktivität werden erhöht.
  
  
• Compliance: Ein elektronisches Archiv erleichtert die Einhaltung von Datenschutzgesetzen, Aufbewahrungs- und Löschfristen, indem es Schutz vor Unveränderbarkeit, Verlust oder Manipulation bietet und automatisiert alle Dateien anzeigt, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Doxis deckt als umfassende Softwarelösung den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten ab. Dank der folgenden Funktionen erhalten Sie mit Doxis eine zukunftsfähige, flexible und rechtskonforme Plattform für Ihre Rechnungen und Belege, die Prozesse automatisiert und Ressourcen spart:

Digitaler Rechnungsworkflow

Doxis optimiert und automatisiert den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung vom Eingang bis zur Buchung und Archivierung. Er beginnt mit der Extraktion aller relevanten Rechnungsinformationen. Doxis hinterlegt sie als strukturierte Metadaten, die das Wiederauffinden vereinfachen. Am Ende steht die Archivierung und das automatische Löschen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Revisionssichere Archivierung

Bei Eingang der Rechnung klassifiziert Doxis die Rechnung und interpretiert extrahierte Daten. Das Dokument wird automatisch in der kontextbezogenen richtigen digitalen Akte abgelegt, beispielsweise in einer Lieferantenakte. Nach Abschluss des Rechnungsprozess setzt ein Mitarbeiter die Rechnung in einen inaktiven Status. Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung revisionssicher archiviert.

Übrigens: Doxis kann verschiedenste Dateiformate in ein langzeitstabiles PDF/A-Format umwandeln.

Einfache Compliance

Schon bei Eingang der Rechnung übernimmt Doxis ganz automatisch die sachliche und formale Prüfung der Rechnung. Ganz nach individuellen Workflows kann die vollständig automatische Dunkelbuchung erfolgen oder ein Mensch zur Kontrolle eingebunden werden. In jedem Fall ist gesichert, dass alle formalen Anforderungen an die Rechnung erfüllt sind.

Nach Buchung erfolgt die revisionssichere Archivierung, um die Anforderungen von HGB, UStG sowie GoBD zu erfüllen.

Skalierbarkeit

Doxis skaliert flexibel, unabhängig von der Anzahl der Dokumente oder Benutzer, und unterstützt national oder weltweit verteilte Standorte.

Mit Doxis kommen Sie dem möglichst papierlosen Büro der Zukunft einen großen Schritt näher. Sie erreichen eine effiziente, zukunftssichere und rechtskonforme Archivierung und sparen gleichzeitig Platz. Und Sie beschleunigen Ihre Rechnungsverarbeitung nachhaltig von Anfang an: durch automatisierte Prozesse, die Ihnen flexiblen Zugriff auf sämtliche relevanten Dokumente erlauben. Das elektronische Archiv ist der wohl wichtigste Grundstein für digitale Workflows.