Die Kostenstelle - warum sie der Schlüssel zum idealen P2P-Prozess ist

Eine Kostenstelle ist ein organisatorischer Bereich innerhalb eines Unternehmens. Organisatorische Bereiche sind zum Beispiel Abteilungen wie Verwaltung, Fertigung, Marketing, Logistik oder Vertrieb. Auch Standorte sowie unternehmensübergreifende oder abteilungsinterne Projekte können Kostenstellen sein.

Konkret unterteilen sich Kostenstellen zum Beispiel nach diesen Kriterien:

• Räumliche Gesichtspunkte

• Funktion

• Verantwortungsbereiche

• Projekte

Funktionen und Ziele von Kostenstellen

Eine Kostenstelle informiert darüber, wo die Kosten im Unternehmen entstanden sind, grenzt sie also von anderen Bereichen ab. Anhand der Kostenstelle ist sofort klar, in welchen Verantwortungsbereich die offenen Forderungen fallen. Das erleichtert die Kostenkontrolle. Dank der transparenten Zuordnung sehen Sie, wie wirtschaftlich der organisatorische Bereich arbeitet und wo Handlungsbedarfe bestehen. Denn Budgets lassen sich jetzt planen und überwachen.

Gleichzeitig liegen notwendige Daten bereit, die Budgetentscheidungen positiv beeinflussen. Bereiche arbeiten also kosteneffizienter, da sie Kostentreiber und Sparpotenziale in Prozessen sofort erkennen. Das erfüllt das übergeordnete Unternehmensziel von Kostenstellen: die Wirtschaftlichkeit über alle organisatorischen Bereiche hinweg optimieren.

Abgrenzung zu anderen Kostenobjekten

Der Begriff Kostenstelle taucht beispielsweise im Zuge der Rechnungsverarbeitung auf Rechnungen oder Belegen auf. Neben der Kostenstelle sind auch Kostenart und Kostenträger Begriffe, die Ihnen im Rechnungswesen begegnen. Sie alle stehen in Verbindung zueinander, meinen aber nicht dasselbe. Diese Funktionen erfüllen sie:

• Kostenstellen unterteilen Kosten nach ihrer Herkunft: zum Beispiel Abteilungen, Standorte oder Projekte.

• Kostenarten unterteilen Kosten nach ihrer Art: zum Beispiel Beschaffungskosten wie Materialkosten oder Transportkosten.

• Kostenträger unterteilen Kosten nach Endobjekten: zum Beispiel Produkte, die ein Unternehmen herstellt und verkauft.

Anders ausgedrückt zeigen Kostenstellen Ihnen, wo Kosten anfallen und Kostenarten, in welcher Form sie entstehen. Kostenträger setzen dann Kostenstelle und Kostenart in Bezug, nämlich indem sie informieren, welchem Endprodukt im Unternehmen Sie die Kosten zuordnen können. Das funktioniert allerdings nur für Hauptkostenstellen.

Innerhalb eines Unternehmens unterteilen sich Kostenstellen in Haupt- und Nebenkostenstellen sowie Hilfskostenstellen.

Hauptkostenstellen

Hauptkostenstellen sind alle Kostenstellen, die einem betrieblichen Geschäftszweck dienen. Das beinhaltet alle Kosten, die ein Unternehmen aufwendet, um ein Produkt herzustellen oder zu vertreiben. Dann unterteilen sich die Kostenstellen zum Beispiel in die Kostenstelle Fertigung, die Kostenstelle Verwaltung, die Kostenstelle Transport oder die Kostenstelle Materialwirtschaft.

Nebenkostenstellen

Nebenkostenstellen sind hingegen organisatorische Bereiche, in denen Nebenprodukte entstehen. Sie sind also nicht an der primären Wertschöpfung eines Unternehmens beteiligt. Sie geben ihre Leistungen an alle anderen Kostenstellen ab.

Das bedeutet, dass sie eine unterstützende Funktion einnehmen, um genau zu sein, eine Leistungserbringung. Beispiele sind Kosten für Sicherheitsdienste, den Fuhrpark, die Stromversorgung des Firmengebäudes oder Hausmeisterdienste.

Hilfskostenstellen

Neben den beiden Hauptarten an Kostenstellen gibt es noch Hilfskostenstellen. Sie geben ihre Leistung an eine Hauptkostenstelle ab. Während Sie Hauptkostenstellen also direkt einem Kostenträger zuordnen können, geschieht hier die Zuordnung indirekt.

Kostenstellen strukturieren

Um im eigenen Unternehmen Kosten in Haupt-, Neben- und Hilfskostenstellen zu unterteilen, hilft ein Kostenstellenplan. Dieser ist hierarchisch aufgebaut. Zuerst definieren Sie Kostenbereiche auf oberster Ebene. Je nach Größe und Verzweigung eines Unternehmens sind das entweder Standorte, Funktionen oder Abteilungen. Die oberste Ebene der Kostenstellen sind also zum Beispiel die Unternehmensbereiche Verwaltung, Fertigung, Vertrieb und Personal.

Im zweiten Schritt beginnt die Untergliederung. Jetzt unterteilen Sie die Kosten jedes Unternehmensbereiches in die jeweiligen Aufgabenbereiche. Die Fertigung gliedert sich also zum Beispiel in die Kostenstellen Produktion, Materialwirtschaft, Marketing und Beschaffung.

Daraus ergibt sich eine Kostenstellenstruktur. Diese könnte zum Beispiel so aussehen:

• Kostenstelle Verwaltung > Unterkostenstelle Gewerbe > untergeordnete Unterkostenstelle Gewerbeanmeldungen

• Kostenstelle Fertigung > Unterkostenstelle Software > untergeordnete Unterkostenstelle Softwareimplementierung

• Kostenstelle Vertrieb > Unterkostenstelle Messe > untergeordnete Unterkostenstelle Messestand

• Kostenstelle Personal > Unterkostenstelle Recruiting > untergeordnete Unterkostenstelle Active Sourcing

Ziel ist es, Kostenstellen so zu unterteilen, dass am Ende die Kosten für den einzelnen Kostenträger transparent abbilden.

Dann sind Kostenstellen ein wichtiges Werkzeug im Controlling: Sie zeigen Verbesserungspotenziale der Budgetierung auf und beeinflussen Geschäftsentscheidungen. Beispielsweise erkennt das Controlling anhand von Kostenstellen, dass ein Betrieb eine Umstrukturierung benötigt, um kosteneffizient zu arbeiten, oder weniger Personal möglich wäre. Oft zeigen Kostenstellen auch, wie Sie Budgets umverteilen müssen, damit Prozesse gewinnmaximierend sind. Sichtbar wird dies in der Kostenstellenrechnung.

Die Kostenstellenrechnung stellt tatsächliche Kosten und die Leistung eines Produkts gegenüber. Daraus ermittelt sich der Erfolg eines Produkts, also dessen Wirtschaftlichkeit für das Unternehmen.

Kostenstellen zuordnen: Methoden

Die Kostenstellenrechnung ordnet Kostenstellen nach verschiedenen Methoden. Zunächst gibt es die Gemeinkostenverteilung. Mit ihr ordnen Unternehmen Gemeinkosten zu, also Kosten, die sich keinem bestimmten Produkt oder Bereich zuordnen lassen.

Das sind Berechnungsmethoden:

• Schlüsselmethode: Die Verteilungsschlüssel bestimmen das Verhältnis, in dem die Kosten auf die verschiedenen Kostenstellen entfallen.

• Durchschnittsmethode: Die Gemeinkosten verteilen sich im gleichen Verhältnis auf alle relevanten Kostenstellen.

Demgegenüber steht die innerbetriebliche Leistungsverrechnung. Es handelt sich hier um Kosten, die bei Leistungen entstehen, die verschiedene Unternehmensbereiche füreinander erbringen. Auch für die innerbetriebliche Leistungsverrechnung gibt es mehrere Berechnungsmethoden. Das sind Beispiele:

• Kostenartenmethode: Die Kosten für die innerbetrieblichen Leistungen ordnen sich direkt einer Hauptkostenstelle zu.

• Stufenleitermethode: Die vorgelagerten Kostenstellen verteilen Kosten an nachgelagerte Kostenstellen, wobei jede vorgelagerte Kostenstelle Leistungen nur an nachgelagerte Kostenstellen weitergibt.

Kostenstellen optimieren: So funktioniert es

Innerhalb einer Kostenstelle gibt es viele verschiedene Kostenarten. Analysieren Sie diese genauestens. So finden Sie heraus, welchen Anteil die jeweiligen Kostenarten an den Gesamtkosten haben. Analysieren Sie zum Beispiel den Beschaffungsprozess, ergeben sich aus den Ergebnissen Prozessoptimierungen. Diese können ganze Purchase-to-Pay-Prozesse gewinnmaximierender gestalten.

Beispielsweise stoßen Sie während der Analyse des Beschaffungsprozesses auf ein weit verbreitetes Phänomen – Maverick Buying. Gemeint sind Einkäufe von Mitarbeitern abseits standardisierter Wege. Sie kaufen also ein, ohne den Einkauf entsprechend zu informieren. Steuerungshebel sind hier vielseitig. Eine Option ist es, manuelle Prozesse so zu automatisieren, dass Workflows standardisiert sind. Das minimiert das wilde Einkaufsverhalten und erhöht die Produktivität über alle Schritte hinweg – vom Einkauf bis zur Rechnungsstellung.

Kostenstellen beeinflussen Wertschöpfungsketten von Unternehmen ganzheitlich. Sie

• verbessern die Kostentransparenz und -kontrolle,

• unterstützen bei der Budgetierung und Finanzplanung und

• beeinflussen strategische Entscheidungsfindungen.

Idealerweise lassen sich Kosten von dem Moment an steuern, in dem sie entstehen – beim Einkauf. Doxis Intelligent Purchase-to-Pay Automation ermöglicht genau das. Die Lösung standardisiert und automatisiert unternehmensweit Beschaffungsprozesse. Vorausgesetzt, die Kosten sind in Kostenstellen kategorisiert.

Hey Doxi, wie funktionieren P2P-Prozesse in Doxis?

In der Buchhaltung geben Kostenstellen an, wo Kosten im Unternehmen entstanden sind. Die meisten Kostenstellen lassen sich direkt einem Kostenträger zuordnen. Der Abgleich zeigt Unternehmen in erster Instanz, wie wirtschaftlich ein Kostenträger für das Gesamtunternehmen ist. In zweiter Instanz zeigen Kostenstellen im Controlling Verbesserungsbedarfe auf, um die Gesamtwertschöpfung des Kostenträgers zu optimieren.

Tools wie Doxis Intelligent Purchase-to-Pay-Automation setzen hier auf automatisierte und standardisierte Workflows. Beschaffungsprozesse sind also weniger fehleranfällig und gelingen schneller. Kurzum: Prozesse sind wieder wirtschaftlich.