Maverick Buying – wie der Einkauf die Kontrolle zurückgewinnt

Im Beschaffungsmanagement bezeichnet der Begriff Maverick Buying den Kauf von Waren und Dienstleistungen abseits standardisierter Wege. Das bedeutet: Mitarbeiter schließen eigenmächtig Geschäfte ab, ohne die Einkaufsabteilung einzubinden. Deshalb ist Maverick Buying auch unter dem Namen „wilder Einkauf“ bekannt.

Die wilden Einkäufer teilen sich in drei Typen:

• Typ 1: Die Beschaffung geschieht ohne Einbeziehung des Einkaufs.

• Typ 2: Der Einkauf wird zu spät einbezogen.

• Typ 3: Mitarbeiter umgehen formale Prozesse wie Rahmenverträge, Genehmigungsverfahren oder Richtlinien.

Maverick Buying entsteht, wenn Mitarbeiter über die Beschaffungsprozesse und -richtlinien nicht ausreichend informiert sind oder keine standardisierten Prozesse existieren.

Unkenntnis über Richtlinien und Verfahren

Sind Mitarbeiter in die Beschaffungswege des eigenen Unternehmens nicht vollständig eingeweiht, führt das zu Unklarheiten im Prozess. Fehlende Richtlinien und sich verändernde Genehmigungsverfahren sind Stolperfallen, die zu falschen Abwicklungen im Einkauf führen.

Umgehen formaler Prozesse

Mit Maverick Buying umgehen Mitarbeiter zu komplexe und/oder undurchsichtige Einkaufsprozesse. Benötigt es beispielsweise eine schnelle Bedarfsdeckung, verzichten Mitarbeiter auf den formalen Prozess und handeln auf eigene Faust. Der Grund ist einfach: Sie denken, es funktioniere so schneller als über den Einkauf selbst.

Mangelndes Verständnis für bestehende Beschaffungssysteme

Zusammengefasst liegt die Ursache von Maverick Buying in der Unkenntnis der Mitarbeiter. Zum einen, weil sie den korrekten Beschaffungsweg aufgrund mangelnder Schulungsangebote nicht kennen. Zum anderen, weil sie die Relevanz eines konformen Einkaufsverhaltens nicht verstehen.

Die Folge von Maverick Buying sind ineffiziente Beschaffungsvorgänge. Sie zeigen sich durch:

• Unkalkulierte Ausgaben

• Versteckte Kosten und Budgetüberschreitungen

• Fehlende Transparenz im Beschaffungsprozess

• Eine geschwächte Position in Vertragsverhandlungen

• Die Wahl von Lieferanten mangelnder Qualität

• Korruptionsrisiken aufgrund von Kick-Back-Zahlungen

Der Schaden für Unternehmen ist erheblich. Neben Mehrkosten drohen Reputationsschäden und Compliance-Probleme. Beispielsweise könnte die Wahl eines falschen Lieferanten einen Verstoß gegen das Lieferkettengesetz bedeuten, sofern dieser nicht zertifiziert ist. Auch Partner von Rahmenverträgen sehen es nicht gerne, wenn Bestellungen abseits der verhandelten Basis erfolgen.

Kurz gesagt: Um Schäden zu vermeiden, muss der Einkauf die Kontrolle über die Prozesse zurückgewinnen.

Für eine korrekte Umsetzung in der Praxis benötigen Sie klare Richtlinien und Workflows.

Die Optimierung von Einkaufsprozessen beginnt mit der Schulung der eigenen Mitarbeiter. Nur wer über die Prozesse im Einkauf informiert ist, verändert sein Verhalten. Erhöhte Transparenz gewähren in diesem Zuge digitale Beschaffungslösungen, die Mitarbeiter aus Fachabteilungen und der Einkauf parallel nutzen.

Das Beschaffungsmanagement behält so den Überblick über alle Prozesse, während Mitarbeiter weiterhin eigenständig Einkaufsprozesse anstoßen – nicht wild, sondern richtlinienkonform.

Ein optimierter Beschaffungsprozess bedeutet volle Kontrolle für den Einkauf. Und das zu jeder Zeit innerhalb des Workflows:

1. Bedarfsermittlung: Identifizieren Mitarbeiter im Unternehmen einen Bedarf, stellen sie eine Bestellanforderung (BANF) an den Einkauf. Mit der Bestellfreigabe stimmt der Einkauf der Bestellung zu.

2. Lieferantenwahl und Angebote: Im Rahmen eines strategischen Lieferantenmanagements holen Unternehmen Angebote von Zulieferern ein, die von der Einkaufsabteilung zertifiziert sind. Verträge werden mit dem Zulieferer verhandelt, der das beste Angebot stellt.

3. Bestellung und Auftragsbestätigung: Ist die Ware oder Dienstleistung bestellt, erhalten Unternehmen eine Auftragsbestätigung. Diese ermöglicht einen Abgleich mit der bestellten Ware. Systeme überwachen die Bestellung und dokumentieren die Bestellhistorie.

4. Wareneingang: Erst wenn die Bestellung auf Qualität und Vollständigkeit geprüft ist, erfasst die Buchhaltung diese im System. Stimmt alles, wird die Ware intern an die Fachabteilung weitergeleitet.

5. Zahlungsabwicklung: Mit der Bezahlung der Ware endet der Beschaffungsprozess.

Das vereinfacht Bestellungen auch auf Mitarbeiterseite. Nach der Bestellanforderung läuft der Vorgang weitestgehend automatisch.

Bei einer reibungslosen Beschaffung greifen Systeme und Verantwortlichkeiten ineinander und gewährleisten so schnelle und sichere Prozesse innerhalb einer Plattform. Die Lösung: Intelligent Content Automation.

Enterprise Content Management Systeme (ECM) lösen Verlustquellen, die in Purchase-to-pay-Prozessen (P2P) schlummern. Sie zentralisieren ganze Beschaffungsverfahren in einem System. Der Einkaufsprozess ist dann transparent und nachvollziehbar.

Automatisierte Genehmigungsworkflows innerhalb der Purchase-to-Pay-Automation reduzieren so das Risiko von Maverick Buying. Nicht zuletzt, weil ECM-Systeme die Einhaltung von Richtlinien und Vorgaben verbindlich machen. Der Einkaufsprozess ist also so aufgesetzt, dass er konform und effizient erfolgt.

Intelligent Content Automation mit Doxis

Mit Doxis bilden Sie den gesamten Prozess in einer Lösung ab – von der Auftragsbestätigung bis zur Rechnungsverarbeitung. Doxis minimiert Medienbrüche und setzt unternehmensweite Standards, die schlanke Prozesse fördern.

Nutzen Sie Doxis für den gesamten Beschaffungsprozess mitsamt aller Lösungen:

• Automatisierung von Auftragsbestätigungen: Doxis erfasst Auftragsbestätigungen, gleicht sie mit den Bestell- und Lieferantendaten ab und archiviert Auftragsbestätigungen revisionssicher.

• Contract Lifecycle Management: Automatisieren und vereinheitlichen Sie das Vertragsmanagement von der Erstellung bis Löschung unter Berücksichtigung von Aufbewahrungs- und Löschfristen.

• SmartBridge für SAP: Integrieren Sie SAP in Ihr ECM-System und schaffen Sie so nachvollziehbare und ganzheitliche Prozesse. Für Sie und Ihre Geschäftspartner.

• Digitale Lieferantenakten: Erhalten Sie mit der Lieferantenakte einen 360-Grad-Blick auf Bestellungen, Lieferanten sowie Lieferungen und beschleunigen Sie Abläufe im Einkauf mittels automatisierter Workflows und optimierter Prozessqualität.

• Intelligent Invoice Automation: Mit Doxis gelingen Rechnungsworkflows schneller und fehlerfrei. Tagesaktuell bereitgestellte Liquiditätsplanungen und Optimierungspotenziale erhöhen die Rentabilität.

Die Folgen von Maverick Buying sind für Unternehmen verheerend. Gründe für das selbstermächtigte Kaufen von Waren und Dienstleistungen von Mitarbeitern liegen in ineffizienten Prozessstrukturen und mangelnder Informationstransparenz.

Digitale Lösungen wie Doxis Intelligent Purchase-to-Pay Automation bilden Beschaffungsprozesse in unternehmensweiten standardisierten Workflows ab. Das erhöht die Kontrolle über Einkaufsaktivitäten, schafft transparente Beschaffungswege und beschleunigt dank Automatisierung gesamte Workflows.