Lastenheft managen: Wie es den Projekterfolg sichert

Per Definition ist ein Lastenheft – auch Anforderungsspezifikation oder Anforderungskatalog genannt – die Summe aller Basisanforderungen, die ein Auftraggeber an eine Ausschreibung beziehungsweise ein Projekt stellt. Einfacher ausgedrückt: Auftraggeber erstellen das Lastenheft in dem Moment, in dem sie ein Projekt ausschreiben oder starten. Es enthält die wichtigsten Anforderungen an ein Projekt, wobei sich diese in nicht-funktionale und funktionale Anforderungen unterteilen:

• Nicht-funktionale Anforderungen im Lastenheft definieren, wie das System arbeitet.
• Funktionale Anforderungen im Lastenheft definieren, was das System macht.

Eine Anforderung des Auftraggebers könnte also sein, dass das System Benutzerdaten verschlüsseln soll (nicht-funktional). Eine weitere, dass Nutzer sich im System anmelden können, indem sie die Benutzerdaten eingeben (funktional).

Aus Auftragnehmerperspektive stellt das Lastenheft die Rahmenbedingungen für einen Projektauftrag. Es beinhaltet demnach sämtliche Lasten, die dem Auftragnehmer aus dem Projektauftrag entstehen.

Unterschiede zwischen Lastenheft und Pflichtenheft

Im Vergleich zum Lastenheft beinhaltet das Pflichtenheft, wie der Auftragnehmer die im Lastenheft beschriebenen Anforderungen umsetzt. Diesbezüglich verfeinert das Pflichtenheft die Anforderungen aus dem Lastenheft. Es enthält zum Beispiel, wann der Auftragnehmer dem Auftraggeber das System zu welchem Preis liefert.

Bei Softwareprodukten ist es üblich, neben dem Liefertermin auch einen konkreten Zeitplan im Pflichtenheft festzuhalten. Da es das Pendant zum Lastenheft ist, gilt auch das Pflichtenheft als Vertragsgrundlage für das gemeinsame Projekt.

Das Lastenheft ist die vertragliche Basis für ein gemeinsames Projekt. Schließlich beinhaltet es sämtliche Anforderungen von Auftraggeberseite. Für Auftragnehmer wiederum schafft das Lastenheft klare Verhältnisse: Missverständnisse entstehen erst gar nicht.
Das sind Vorteile:

• Für den Auftragnehmer ist das Lastenheft die Grundlage, ein Angebot erstellen zu können.
• Dank eindeutiger Formulierungen weiß der Auftragnehmer genau, was er leisten soll.
• Der Auftragnehmer sieht sofort, ob die Wünsche des Auftraggebers realisierbar sind.
• Projektmanager planen auf Basis des Lastenheftes Termine, Prozesse und Meilensteine eines Projekts.
• Transparent kommunizierte Anforderungen minimieren nötige Feedbackschleifen im Nachgang.

Wichtig zu wissen: In seltenen Fällen ist das Lastenheft keine Basis für einen Vertrag. Stattdessen dient es als Diskussionsgrundlage. Dies ist der Fall, wenn der Auftragnehmer zum Beispiel von enthaltenen Leistungen abrät oder alternative Lösungsvorschläge hervorbringt.

Die Inhalte eines Lastenheftes sind nach DIN 69901-5 genormt. Die Norm beschreibt, wie das Lastenheft gegliedert ist. Darüber hinaus existieren weitere branchen- oder produktspezifische Standards für die Gliederung eines Lastenhefts. Für Softwareprodukte gibt es zum Beispiel den Standard ANSI/IEEE Std 29148-2018.

Er gliedert das Lastenheft wie folgt:

• Einleitung: beinhaltet den Zweck des Dokuments, den Umfang der Software, relevante Begriffe und Abkürzungen, Verweise auf sonstige Quellen oder Ressourcen und eine Übersicht, wie das Dokument aufgebaut ist
• Allgemeine Beschreibung der Software: beinhaltet die Produktperspektive, Produktfunktionen, Benutzermerkmale, wissenswerte Einschränkungen und beeinflussende Faktoren für Entwickler sowie eine Aufteilung über die Anforderungen.
• Spezifische Anforderungen: beinhaltet nicht-funktionale wie funktionale Anforderungen, notwendige externe Schnittstellen, Informationen zu Design Constraints, Anforderungen an die Performance, Qualität sowie sonstige Vorstellungen des Auftraggebers.

Solche Standards helfen, das Lastenheft zu strukturieren und alle relevanten Informationen einzubeziehen.

Allgemein sollte ein Lastenheft folgende Fragen beantworten:

• Worum geht es?
• Welchem Zweck dient die beauftragte Lösung?
• Wie sollte die Lösung aussehen?
• Was muss der Auftragnehmer beachten?

Lastenhefte sind essenziell, um komplexe Projekte zu planen und erfolgreich umzusetzen. Projektmanager orientieren sich am Lastenheft, wenn sie Projektpläne entwickeln. Ein sauber aufbereitetes Lastenheft zeigt Projektmanagern zum Beispiel, wann sie ein Projekt finalisiert haben müssen und was die erwartete Lösung umfasst.

Für das Projektmanagement erfüllt das Lastenheft in diesem Zusammenhang drei wichtige Funktionen:

1. Zieldefinition: Ein Lastenheft hilft dabei, dass Auftraggeber und Auftragnehmer während des Projektablaufs stets die gleichen Ziele verfolgen.
2. Projektkontrolle: Ein Lastenheft dient während des gesamten Projektverlaufs als Referenzdokument, um den Projektfortschritt objektiv zu bewerten.
3. Qualitätssicherung: Ein Lastenheft kommuniziert transparent, was der Auftragnehmer von der finalen Version erwartet.

Unternehmen unterschiedlichster Branchen schreiben Lastenhefte, wenn sie technische Systeme, Produkte oder Anwendungen, aber auch Infrastrukturprojekte beauftragen.

• Maschinen- und Anlagenbau: benötigt es, um eine Produktionsstraße in einer Fabrik zu entwickeln oder eine Fertigungsanlage zu planen.
• Elektrotechnik: benötigt es, um Geräte wie Smartphones zu entwickeln.
• Bau- und Immobilienwirtschaft: benötigt es, um ein Bürogebäude zu bauen oder ein denkmalgeschütztes Gebäude zu renovieren.
• Medizin und Pharma: benötigt es, um Überwachungsgeräte von Diagnosesystemen herzustellen oder eine Software für Patientendaten zu entwickeln.
• Automobilindustrie: benötigt es, um neue Fahrzeugmodelle zu bauen oder Akkus zu produzieren.
• Öffentliche Verwaltungen: benötigt es, um Infrastrukturdienstleistungen auszuschreiben oder Bauaufträge im öffentlichen Raum zu vergeben.
• Softwareentwicklung: benötigt es, um Apps, Web-Anwendungen wie E-Commerce-Shops oder Unternehmenssoftware wie ERP- oder CRM-Systeme zu erstellen.

Lastenhefte erstellen Sie zum Beispiel, wenn Sie eine Software beauftragen möchten. In der Regel bettet sich ein solches System in eine bereits vorhandene IT-Landschaft ein. Gehen Sie also sicher, dass das Lastenheft neben den Anforderungen zur Software auch beinhaltet, in welchem Umfeld die Software funktionieren soll.

Nutzen Sie zum Beispiel ein ERP-System, sollte sich die neue Software in die existierende IT-Landschaft integrieren. Tragen Sie dafür Angaben wie externe Schnittstellen in das Lastenheft ein. Bedenken Sie auch mögliche Lizenzierungsfragen und schreiben Sie diese in das Lastenheft.

Letztlich geht es im Lastenheft nicht darum, alles technisch korrekt auszuformulieren. Wichtig ist, dass die Software Ihre Prozesse optimiert und in existierenden Prozessen funktioniert. Deshalb sollten auch die Inhalte des Lastenheftes prozessbezogen geschrieben sein.

Lastenhefte in Doxis schreiben und archivieren

Am Lastenheft orientieren Sie sich langfristig. Während des Projekts zeigt es, wie die Software aussehen soll. Auch später sehen Sie anhand des Lastenheftes, welche Funktionen die Software beinhaltet und was ihr ursprünglicher Einsatzzweck war.
Dafür müssen Sie das Lastenheft im Unternehmen sicher und verfügbar ablegen. Idealerweise managen Sie ein Lastenheft in einem Dokumentenmanagement-System (DMS). Es verwaltet Lastenhefte über alle Prozessstufen hinweg – Lastenheft erstellen, ablegen, bearbeiten und archivieren.

Hey Doxi, wie manage ich Lastenhefte in Doxis?

Für Auftraggeber wie auch Auftragnehmer gestaltet ein Lastenheft die Zusammenarbeit sicherer. Beide Seiten wissen von Beginn an, wie das Ergebnis aussehen soll. So orientieren sich Projektmanager während des gesamten Projekts am Lastenheft, um Rechte und Pflichten einzuhalten. Wie ein Lastenheft gestaltet ist, bleibt jedem Unternehmen selbst überlassen.

Hilfestellung bieten zum Beispiel die DIN Norm 69901-5 sowie branchenspezifische Vorgaben. Klar ist jedoch: Ob ein Auftrag erfüllt ist oder nicht, zeigt das Lastenheft. In Doxis speichern Sie Dokumente wie ein Lastenheft sicher und gleichzeitig zugänglich ab.

Häufige Fragen zum Lastenheft